淺談辦公自動化環境下的檔案管理

隨著醫院信息化程度的不斷提高，實現檔案管理系統與本單位其他管理信息系統，例如：OA辦公自動化、企業門戶等的資源整合、互動共享，進而形成更加完善的現代化信息管理網絡已是必然趨勢。新的辦公自動化環境下，無論從管理理念、管理方式還是管理手段，都對檔案管理工作提出了更高的要求。

1辦公自動化環境下檔案管理工作的新特點

1.1對檔案管理的標準化、規范化要求更高 檔案管理部門對檔案資料首先存在兩個基本需求，①將需要錄入的檔案資料進行規范化的錄入，②面對整理完畢的檔案，如何進行流程化維護操作。通過網絡平臺實現的檔案管理工作，每一個操作環節都體現了檔案管理的具體要求，需要以規范科學的管理為前提。這就需要明確檔案管理流程中的所有環節，對各檔案管理部門的職責要求、工作內容和管理權限進行明確的劃定，而這些細節都必須在系統設計時就充分予以考慮，并能在具體操作中體現出來。

1.2強大的文檔檢索引擎，檔案的利用率更高 辦公自動化實現了數據的一次輸入多次利用。在檔案管理人員完成文件的擬寫、簽發、編號、著錄、發布等工作后，利用人員只需根據訪問權限進行在線檢索，就可以瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統強大的文檔檢索引擎可以實現多種查詢檢索功能，提高了檢索準確性，提升了工作效率。可實現檔案信息自動分類、自動標引、自動編目等，使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

1.3信息資源整合，一體化應用程度更高

1.3.1辦公自動化催生了新的文件類型--電子文件，淡化了文件與檔案的界限，所有電子文件都是在相應信息系統里直接生成，文件的分類、存儲和瀏覽變得有序且容易管理。同時，借助計算機進行管理，實現了文件和檔案的多途徑檢索和一次性輸入、輸出，達到文檔內容的資源共享，解決了檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況。

1.3.2電子文件的歸檔管理工作需要多方的參與，共同完成，主要涉及檔案管理部門的歸檔管理、文件生成部門的前期管理，以及信息技術部門的技術支持。其中，脫離了任何一個部門，歸檔管理工作都難以完成，這就使其成為一項系統性的工作。

2辦公自動化環境下檔案管理工作的新要求

2.1建立統一的標準，規范文檔管理體制 檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。在單位內應實行統一領導，統一規劃，明確文件處理、歸檔管理流程和著錄要求，統一電子文件格式。健全和完善檔案管理操作流程和操作步驟，將檔案管理部門對文件管理的前期指導與控制納入到檔案管理部門的工作職責，確保從電子文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環節都在檔案管理部門的統一監督指導下進行。

2.2加強信息資源共享，完善現代化信息管理網絡 很多檔案管理部門往往只關心檔案管理系統的建設，卻沒有很好的參與本單位其他管理信息系統的建設，導致其他信息系統的文件格式、文件歸檔、目錄生成等無法滿足檔案管理系統的歸檔需求。同時，檔案信息資源也不能很好的共享給其他信息系統，最終形成一個個\"信息孤島\"，信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

因此，我們在進行系統設計時，必需充分認識到文檔一體化的重要性，統一規劃、統一設計。選用具備更好的兼容性、靈活性和開放性的軟件系統，并對相關技術標準進行規范，包括數據接口標準、數據安全標準以及不同類型數據轉化標準等，確保各系統之間能夠互相兼容、資源共享、平滑流轉。

2.3提高檔案管理人員綜合素質，建設復合型管理隊伍 辦公自動化環境下，文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、傳遞和利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的規范管理，而且要掌握計算機操作技能及網絡安全防護知識，以確保檔案信息的有效性和完整性。同時，信息技術人員也必須全面了解和掌握相關的檔案管理知識，由此才能更好地與檔案管理人員相互配合，共同探尋文檔一體化管理的有效措施，為辦公自動化環境下的檔案管理開創新局面。

3總結

總之，辦公自動化應用的不斷深入，為檔案管理工作的變革創造了契機。檔案管理部門要充分利用存有大量檔案資源的優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，探尋與本單位相關管理信息系統相結合的創新方式，整合信息孤島，凸顯一體化應用的優勢，讓檔案管理系統發揮最大的作用。

參考文獻：

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[2]薛四新.現代檔案管理基礎[M].北京：機械工業出版社，2007.

[3]薛四新.檔案館信息化與檔案管理變革：數字記憶之思考[M].北京：機械工業出版社，2008.

編輯/張燕