新形勢(shì)下醫(yī)院檔案信息化管理的探討

摘要：醫(yī)院檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化、信息化的重要組成部份，也是檔案工作邁向現(xiàn)代化管理的前提條件。探索研究檔案工作，加強(qiáng)檔案信息化管理，促進(jìn)檔案信息化管理工作不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化

醫(yī)院檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化、信息化的重要組成部份，也是檔案工作邁向現(xiàn)代化管理的前提條件。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與日益完善，高速大容量的檔案信息管理系統(tǒng)為檔案管理提供了更為廣闊的管理空間，同時(shí)新技術(shù)的應(yīng)用也逐步改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。新形勢(shì)下加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理與建設(shè)，是檔案管理適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需要，也是檔案管理創(chuàng)新、提升檔案管理工作水平的重要手段和途徑。本文結(jié)合工作實(shí)際對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行一些探討。

1與時(shí)俱進(jìn)，建立健全醫(yī)院檔案信息化管理規(guī)章制度

隨著醫(yī)院檔案信息化的不斷發(fā)展，將會(huì)涉及到許多新問題，為了更好地應(yīng)對(duì)和解決這些新問題，檔案部門要加強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)章制度體系建設(shè)及落實(shí)工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等，使其具有可操作性，并形成約束機(jī)制，確保具體工作規(guī)范有序。與時(shí)俱進(jìn)地建立健全各種與醫(yī)院檔案發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)章制度以及檔案信息化管理的規(guī)范性文件。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》醫(yī)院修訂了一系列有關(guān)檔案信息化管理的規(guī)章制度，如《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理規(guī)定》、《檔案信息資源暫行規(guī)定》、《電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理制度》等。這些制度的進(jìn)一步修訂與完善，將使檔案信息化管理工作有章可循，更加適應(yīng)新形式的發(fā)展與挑戰(zhàn)。

2推進(jìn)檔案信息化管理，提高系統(tǒng)整體水平

醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是硬件的功能沒有充分發(fā)揮，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息化的管理包括檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，主要是抓好檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，這三方面相輔相成，互相促進(jìn)。根據(jù)檔案信息化管理要求，檔案信息化建設(shè)應(yīng)著眼整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力[1]。同時(shí)應(yīng)充分重視系統(tǒng)中的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，因?yàn)椴糠止?jié)點(diǎn)的障礙，都可能影響系統(tǒng)的暢通。目前，檔案信息化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)[2]。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。醫(yī)院應(yīng)以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫，并把綜合數(shù)據(jù)庫與醫(yī)院檔案目錄庫結(jié)合起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，從而提高系統(tǒng)整體水平。

3抓好檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。檔案管理信息化的前提是必須建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫。通過先進(jìn)的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫并錄入微機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案由實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，既要符合國家的標(biāo)準(zhǔn)，又要有利于實(shí)際的操作。對(duì)立檔文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，使電子目錄移交給檔案室后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，以提供服務(wù)。

4構(gòu)建符合現(xiàn)代化發(fā)展的醫(yī)院檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是醫(yī)院檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，以網(wǎng)頁形式給大家提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，或者進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找及直接提供使用。在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)把檔案管理系統(tǒng)納入醫(yī)院的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)一體化系統(tǒng)，把本單位各個(gè)部門的信息統(tǒng)籌考慮進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益[3]。建設(shè)醫(yī)院檔案信息化網(wǎng)站時(shí)，要選用具有升級(jí)能力和開發(fā)能力且檢索功能較強(qiáng)大的檔案信息管理系統(tǒng)，確保其升級(jí)換代時(shí)既可減少重新開發(fā)的成本，又能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。檔案管理的信息化，將檔案在內(nèi)部網(wǎng)上共享，方便醫(yī)院員工在自己的計(jì)算機(jī)上快捷地查閱檔案資料，提高工作效率。

5加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)

隨著檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，引進(jìn)了大量的設(shè)備和軟件，因此計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)工作也越來越重要。首先要做好硬件系統(tǒng)的維護(hù)。對(duì)新購買的設(shè)備要及時(shí)建立檔案，不但要記錄設(shè)備型號(hào)、采購時(shí)間和地點(diǎn)，還要建立原始配置記錄、變更記錄、故障檔案記錄、電池電壓值記錄等。同時(shí)，還要進(jìn)行定期設(shè)備日常保養(yǎng)。其次是做好程序使用維護(hù)。程序使用維護(hù)是系統(tǒng)維護(hù)人員最常遇到的問題，做好程序使用維護(hù)的關(guān)鍵是對(duì)各類系統(tǒng)和軟件進(jìn)行復(fù)制備份、防護(hù)工作。要做好隨機(jī)系統(tǒng)軟件的復(fù)制備份工作，保存好源盤，使用備份盤，避免因使用不當(dāng)造成資源損失。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是技術(shù)性很強(qiáng)的工作，要不斷加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知識(shí)的學(xué)習(xí)，平時(shí)注意收集各類軟件資料，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，提高系統(tǒng)維護(hù)平。

6加強(qiáng)檔案信息化管理的安全防護(hù)

檔案實(shí)行信息化管理，檔案信息借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)傳輸，檔案信息在傳輸過程中的安全性將在一定程度上受到影響，使其有可能被竊取、篡改或偽造。因此，必須根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、密級(jí)等把檔案劃分為數(shù)個(gè)安全層次進(jìn)行不同的管理。同時(shí)，設(shè)置系統(tǒng)管理員，監(jiān)控敏感信息，檢查系統(tǒng)安全措施，排除系統(tǒng)障礙。采取防火墻技術(shù)、加密技術(shù)、身份認(rèn)證等手段確保網(wǎng)絡(luò)安全。限制外部網(wǎng)用戶只能訪問內(nèi)部網(wǎng)提供的某些被安全所允許的服務(wù)，限制內(nèi)部網(wǎng)用戶不能訪問外部網(wǎng)某些危險(xiǎn)站點(diǎn)或使用危險(xiǎn)服務(wù)的功能。密碼是解決信息安全的最有效手段，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)加密傳輸，數(shù)據(jù)儲(chǔ)存加密，數(shù)據(jù)完整性鑒別等[4]。對(duì)醫(yī)院重要檔案及電子文件利用各種存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)行異地備份，以確保電子文件的長期可讀和醫(yī)院檔案信息資源的絕對(duì)安全。另外，在檔案管理系統(tǒng)中，設(shè)置訪問權(quán)限和訪問記錄，自動(dòng)確認(rèn)只有符合系統(tǒng)身份的用戶才能進(jìn)行電子文件或其它信息的檢索、瀏覽、復(fù)制等，并在電腦中存取電子文件時(shí)留下所有記錄和痕跡。同時(shí)，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，保持適宜的溫濕度，防止存儲(chǔ)介質(zhì)磁化，做好防盜措施。并及時(shí)升級(jí)計(jì)算機(jī)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案信息數(shù)據(jù)庫在保存和傳輸過程中穩(wěn)定、安全。

7加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育

檔案信息化管理對(duì)促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展具有重要意義，為了提高醫(yī)院檔案信息化管理水平，不但要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，還要注重檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育。檔案信息管理人員既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又要掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等方面的知識(shí)，變過去被動(dòng)接收檔案為現(xiàn)在的主動(dòng)控制醫(yī)院內(nèi)部信息的形成和傳遞，直接為醫(yī)院的管理和教研工作服務(wù)。所以醫(yī)院要有計(jì)劃地組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，鼓勵(lì)參加相關(guān)專業(yè)的再教育，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，逐步形成終身教育機(jī)制，從而提高醫(yī)院檔案信息化管理水平。

8結(jié)論

醫(yī)院檔案信息化管理是新形勢(shì)下檔案發(fā)展的需要，運(yùn)用科學(xué)文化知識(shí)和當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)手段，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，使醫(yī)院檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為醫(yī)院的管理、教學(xué)、科研提供方便快捷的檔案信息服務(wù)，為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊艷鳳，檔案信息化管理的新思考[J].民營科技雜志，2010，10，142.

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[3]色義瑪，醫(yī)療單位檔案信息化管理是發(fā)展之需[J].醫(yī)院管理雜志，2012，02，120.

[4]楊慧安，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的問題與對(duì)策芻議[J].信息技術(shù)應(yīng)用研究雜志，2012，4.

編輯/王海靜