商務(wù)英語(yǔ)函電文體特征及教學(xué)技巧應(yīng)用

摘 要：商務(wù)英語(yǔ)函電是國(guó)際商務(wù)往來(lái)經(jīng)常使用的聯(lián)系方式，是開(kāi)展對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易業(yè)務(wù)和有關(guān)商務(wù)活動(dòng)的重要工具。本文從其語(yǔ)言特點(diǎn)、語(yǔ)篇特征、語(yǔ)法特征和詞匯特征入手，分析商務(wù)英語(yǔ)函電的文體特征。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語(yǔ)；函電文件；應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：H315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 （2014） 06-0000-01

一、商務(wù)英語(yǔ)函電的語(yǔ)言特點(diǎn)

商務(wù)英語(yǔ)函電是國(guó)際商貿(mào)活動(dòng)中常見(jiàn)的一種文體，因其產(chǎn)生和服務(wù)于各種各樣的商務(wù)業(yè)務(wù)范疇，反映與商務(wù)有關(guān)的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容，因此其措辭、句法、表達(dá)風(fēng)格、意義和內(nèi)涵等都具有商業(yè)的韻味，合作與競(jìng)爭(zhēng)、權(quán)利與義務(wù)、守信與違約、貨與款等是商務(wù)人員永遠(yuǎn)要涉及的主題，而每一次表述都應(yīng)力求做到語(yǔ)言簡(jiǎn)練而準(zhǔn)確，表達(dá)有力而溫和，堅(jiān)決而不強(qiáng)悍，嚴(yán)謹(jǐn)而不失風(fēng)趣，其行文通常嚴(yán)格遵守“7Cs”的寫(xiě)作原則，即禮貌（Courtesy）、體諒（Consideration）、完整（Com2pleteness）、清楚（Clarity）、簡(jiǎn)潔（Conciseness）、具體（Concreteness）、正確（Correctness）。

（1）禮貌（Courtesy）：“禮貌”是商務(wù)英語(yǔ)函電的一個(gè)重要特點(diǎn)，一封得體且彬彬有禮的函電能為你豎立誠(chéng)信的形象，客戶(hù)會(huì)認(rèn)為你是一個(gè)具有專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)的合作者，并且樂(lè)意與你合作。例：a.We are sorry that you misunderstood us.b.We are sorry that we didn’t make our2selves clear.上述二句作者所要表達(dá)的意義基本一樣，但在a句中，口吻明顯含有責(zé)怪對(duì)方的含義，而在b句中，作者則主動(dòng)地承擔(dān)了責(zé)任，兩句的區(qū)別及表達(dá)的結(jié)果也就不言而喻了。（2）體諒（Consideration）：“體諒”體現(xiàn)在擬寫(xiě)函電時(shí)“你的觀(guān)點(diǎn)”在先，“我的看法”在后，設(shè)身處地為對(duì)方著想，把他的要求、希望、興趣等考慮在內(nèi)，盡量用肯定的語(yǔ)氣，避免用否定的語(yǔ)氣，往往能起到事半功倍的效果。（3）完整（Completeness）：擬寫(xiě)商務(wù)函電時(shí)應(yīng)注意對(duì)方所需的信息、對(duì)方提出的問(wèn)題和要求你是否已經(jīng)陳述并回答完整。如當(dāng)買(mǎi)方接受賣(mài)方的報(bào)盤(pán)時(shí)，買(mǎi)方就應(yīng)引用賣(mài)方報(bào)盤(pán)函電中的有關(guān)內(nèi)容來(lái)擬寫(xiě)接受報(bào)盤(pán)的函電。概括地說(shuō)，可以用“5Ws”（who，what，when，where，why）和“1h”（how）來(lái)檢驗(yàn)?zāi)闼鶖M寫(xiě)的函電是否完整，即誰(shuí)訂貨、訂什么貨、何時(shí)裝運(yùn)、貨要運(yùn)到的港口、付款方式，如有特殊要求還應(yīng)解釋為什么。（4）清楚（Clarity）：所謂“清楚”就是要保證所擬寫(xiě)的函電意思清楚明了，不會(huì)產(chǎn)生誤解。（5）簡(jiǎn)潔（Conciseness）：“簡(jiǎn)潔”是指在完整、具體和禮貌的前提下把所要陳述的事情表達(dá)清楚，避免不必要的重復(fù)；避免冗長(zhǎng)的話(huà)語(yǔ)；避免使用過(guò)時(shí)的商業(yè)行話(huà)。（6）具體（Concreteness）：商務(wù)英語(yǔ)函電的內(nèi)容必須具體、明確且有說(shuō)服力，不能使用含糊、概括性或抽象的語(yǔ)言，使用具體的事實(shí)、數(shù)字和時(shí)間有助于達(dá)到具體的目的。（7）正確（Correctness）：商務(wù)英語(yǔ)函電是有關(guān)貿(mào)易實(shí)務(wù)等內(nèi)容的商業(yè)信件，它關(guān)系到貿(mào)易雙方的權(quán)利、義務(wù)等問(wèn)題，因此“正確”遠(yuǎn)不止是使用正確語(yǔ)法、單詞，還包括精確的數(shù)字、恰如其分的表達(dá)和專(zhuān)用的商務(wù)術(shù)語(yǔ)。

二、語(yǔ)篇特征

無(wú)論是簡(jiǎn)單還是復(fù)雜的商務(wù)函電，一般都圍繞既定的商務(wù)目的，具有清晰的程式化結(jié)構(gòu)、完整的綱目，它不像普通文章、書(shū)籍那樣有著廣泛的讀者，而是針對(duì)特定的產(chǎn)物、內(nèi)容、項(xiàng)目、場(chǎng)合而擬定的，只與雙方當(dāng)事人或相關(guān)人員有關(guān)，其遣詞造句、行文用語(yǔ)、結(jié)構(gòu)布局有其獨(dú)特性，且其篇章結(jié)構(gòu)具有格式規(guī)范、邏輯性強(qiáng)、思路清晰、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)忍攸c(diǎn)。首先格式規(guī)范。商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作格式較為嚴(yán)格，有齊頭式、混合式、改良式和簡(jiǎn)化式，較常使用的是混合式；其次是語(yǔ)言正式。商務(wù)英語(yǔ)信函語(yǔ)言講究直陳、凝練，其表意功能在于其有較強(qiáng)的規(guī)定性和使令性，而證據(jù)又顯得比較緩和，沒(méi)有強(qiáng)制色彩；再次是商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作有其一定的步驟可循。

總體上商務(wù)函電的篇章涉及兩部分，信件的格式及正文的篇章結(jié)構(gòu)，就篇章而言，其語(yǔ)篇模式由三部分組成：第一部分即第一段，此段已形成了一些套語(yǔ)，按慣例提及上次的通信，并簡(jiǎn)述那封信的內(nèi)容；第二部分具體答復(fù)上次通信中提出的問(wèn)題，并闡述其理由，這一部分根據(jù)不同的業(yè)務(wù)情況可分成數(shù)段；第三部分寫(xiě)信人提出問(wèn)題或請(qǐng)求。如一封回答對(duì)方詢(xún)盤(pán)函電應(yīng)包括以下內(nèi)容：對(duì)對(duì)方詢(xún)盤(pán)表示感謝；所報(bào)貨物的品名、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、包裝、價(jià)格、付款方式、裝運(yùn)日期的描述；報(bào)盤(pán)的有效期限；對(duì)所報(bào)價(jià)商品的評(píng)價(jià)；其它相關(guān)內(nèi)容如介紹其它對(duì)方可能感興趣的商品；表達(dá)與對(duì)方建立業(yè)務(wù)關(guān)系及期待雙方早日下單的愿望。

三、語(yǔ)法特征

句子結(jié)構(gòu)復(fù)雜、語(yǔ)篇文章的句子較長(zhǎng)是商業(yè)信函的一個(gè)重要語(yǔ)法特點(diǎn)。這些結(jié)構(gòu)復(fù)雜的長(zhǎng)句在業(yè)務(wù)信函中不僅能表達(dá)復(fù)雜的意義，使行文顯得嚴(yán)謹(jǐn)，而且使主要信息以詞序的形式得到強(qiáng)調(diào)，增強(qiáng)了行文的正式程度。

商務(wù)英語(yǔ)信函的另一個(gè)語(yǔ)法特征是結(jié)構(gòu)復(fù)雜的長(zhǎng)句中大量使用復(fù)合句、并列句及被動(dòng)句，且名詞化的句子居多。結(jié)構(gòu)復(fù)雜的復(fù)合句與并列句，一般都是由形容詞短語(yǔ)、分詞短語(yǔ)、不定式短語(yǔ)、獨(dú)立主格結(jié)構(gòu)及各類(lèi)從句附綴在中心句前后，作伴隨狀語(yǔ)；或是作為插入語(yǔ)把某個(gè)意群隔開(kāi)，這樣的英文句子表達(dá)精煉、結(jié)構(gòu)緊湊。

四、詞匯特征

商務(wù)英語(yǔ)函電屬于專(zhuān)門(mén)用途英語(yǔ)，用詞具有其鮮明的特點(diǎn)。

作為共核語(yǔ)言部分的基本詞匯，大多數(shù)由其意義相同的正式詞匯所代替，如in2form/advise替代tell，therefore替代so，otherwise替代or；專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)多，如支付一課有關(guān)信用證修改和展延中的establishment（開(kāi)證）、beneficiary（受益人）、amendment（改證），再如保險(xiǎn)一課中的insurance（保險(xiǎn)）、coverage（險(xiǎn)別）、All Risk（一切險(xiǎn)）等；大量使用縮略詞匯，如國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)中的FOB（free on board離岸價(jià)）、CIF（Cost Insurance and Freight到岸價(jià)）、FCL（full container load整箱貨）等，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)代碼中的ISO（International Organization forStandardization國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織）、FS（FederalStandard美國(guó)聯(lián)邦標(biāo)準(zhǔn)）等，其它縮略詞如SPEC（specifica2tion規(guī)格）等；一詞多義，商務(wù)英語(yǔ)函電用詞約定俗成，同一詞匯因用于不同領(lǐng)域詞義截然不同，其詞匯意義的選擇性較強(qiáng)，如discount一詞在外貿(mào)業(yè)務(wù)中表示“折扣”，銀行業(yè)務(wù)中表示“貼現(xiàn)”，而外匯業(yè)務(wù)中表示“貼水”；同義詞重復(fù)，為了克服許多英語(yǔ)詞匯具有一詞多義的特點(diǎn)而產(chǎn)生意思不明，確保所用詞不被曲解，商務(wù)英語(yǔ)函電對(duì)一些關(guān)鍵性的詞常常采用同義詞連用，以確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

參考文獻(xiàn)：

[1]尹小瑩.外貿(mào)英語(yǔ)函電-商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文寫(xiě)作[M].西安：西安交通大學(xué)出版社，2004.

[作者簡(jiǎn)介]任飛躍（1979.01-），男，遼寧錦州人，遼寧石化職業(yè)技術(shù)學(xué)院，碩士，教師，講師，研究方向：學(xué)科教學(xué)、英語(yǔ)。