試論網絡條件下的辦公室自動化建設

摘 要：隨著社會的進步以及科學技術的發展，網絡應運而生。網絡技術和軟件技術對傳統的辦公以及生活方式都產生了很大的影響，辦公服務面臨著嚴峻的挑戰，為了方便團隊的及時交流，提高工作效率，網絡辦公自動化的建設和管理隨之出現。本文具體介紹了網絡條件下的辦公室自動化建設。

關鍵詞：網絡；辦公室自動化；建設

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 06-0000-01

隨著網絡的出現以及電子技術和通信技術的迅速發展，為了方便團隊的及時交流，提高辦公室的管理水平以及工作效率，辦公與管理的自動化建設迅速發展。計算機技術、通信技術、系統科學、行為科學這四大技術常常被認為是辦公室自動化建設得以實現的基礎。在各大技術不斷成熟的同時，辦公室自動化的建設水平也在不斷提高。

一、辦公室自動化的基本概念

國內外對于辦公室自動化的定義說法不一，例如美國的M·D·Zisma教授認為辦公室自動化就是把辦公室自動化的四大基礎，即計算機技術、通信技術、系統科學、行為科學運用到傳統的龐大而難以處理的數據處理中，從而實現工作簡化綜合技術。而王安公司認為辦公室自動化即把數據、文字、聲音、圖像、通訊等結合在一起，實現它們的一體化。而在我國，專家認為辦公室自動化是把先進的科學技術運用到部分辦公業務活動的各種設備中，并把這些設備與辦公人員構成一個信息處理的系統，從而盡可能充分地利用信息資源，提高生產率以及工作的效率和質量，輔助決策，使最終目標得以實現的目的。

二、辦公室自動化建設

（一）傳統辦公室自動化模式

單機字處理和表格處理的辦公室自動化是傳統的辦公室自動化，雖然它在一定程度上提高了工作效率，但是由于不能很好地實現團隊的協同工作以及資源信息的交流共享，是工作效率無法進一步提高，隨著因特網的出現與快速發展，這為團隊協作以及資源共享提供了條件，這也為網絡條件下的辦公室自動化的建設創造了契機。

（二）網絡化辦公模式

目前我國的辦公自動化系統以及大型的信息管理系統的辦公核心，主要是業務流程重組和文件流轉換。辦公室的事物通過文件流轉的過程被轉換成為相應的數據庫表單。傳統辦公室自動化系統對業務管理流程和信息系統的優化，主要通過業務流程重組處理管理流來程實現。這樣雖然效果不錯，但是使系統建設的工作量大大增加，對系統內部的運行帶來巨大壓力。為了改善系統的運行環境，在系統建設前期，定義有效的流程，從而實現電子化流程隨著實際需求的改變而做出相應的變化。

三、開發技術研究和系統結構、系統流程設計

（一）辦公室自動化開發技術研究

我國當前的辦公室自動化的開發主要是基于C/S結構的應用開發、Web技術和C/S結構的復合程序以及B/S的動態網頁技術。

（1）C/S由客戶端和數據庫兩層結構組成，在開發時一般在中間加入三層或者結構。早期的辦公室自動化就是以此模式進行開發的，但是在計算機技術和網絡迅速發展的今天，這種模式已經很難滿足移動辦公和遠程網絡辦公的要求。

（2）由于用C/S結構建設辦公室自動化的過程存在缺陷，為了進行改善可以把Web技術添加到傳統的C/S結構上，這樣使獲取遠程數據能力得到了提高。

（3）在網絡條件下，把B/S的動態網頁技術添加辦公室自動化的開發理念上來，使它與移動辦公和遠程網絡辦公的需要相適應，成為辦公室自動化系統開發的主要技術。

（二）辦公室自動化系統結構設計

當前辦公室自動化的建設一般采用B/S的系統結構，但是運用此結構面對特定部門或者特定行業的辦公室自動化系統的開發，受到代碼固化等很多方面的限制，這樣對辦公室自動化系統的開發會有很大的不利影響。由于辦公室自動化系統具有統一性，這是因為辦公室自動化系統的差異只存在與操作流程和表現手法上。一般在網絡條件下，辦公室自動化系統是通過通用的底層平臺實現辦公室自動化系統主要功能模塊化操作。要進一步開發辦公室自動化系統就要以通用的底層平臺為基礎，進行不同部門單位辦公室自動化系統的定制。

（三）辦公室自動化系統流程設計

我國的辦公室自動化系統一般由自動管理和信息采集兩部分組成，并且通過對信息的開發利用來幫助領導做出決策，實現工作與管理模式的改善。因此必須綜合完善的信息系統對辦公室自動化系統至關重要。辦公室自動化工作的工作流程一般包括公用信息的發布，管理文件的收發，日程的安排以及系統的管理等。辦公室自動化的工作流程，能夠使辦公環境中的相關問題得到有效的解決，這樣可以有效地提高辦公效率，使工作成本大大降低。

四、辦公室自動化通用型模塊管理功能劃分

（一）公文管理和郵件管理

公文管理的主要任務是對公文進行發送和接收，由于文件接收和發送運用的流程有相對復雜的定制功能和實現方式，它的優劣決定著辦公室自動化系統的可用性和效率，是此系統的核心部分。郵件管理的主要任務是發送和接收內外部郵件，并把相關的數據傳輸存入數據庫。

（二）表單管理和檔案管理

表單管理是辦公室自動化的輔助模塊，它的功能主要是定制、表單存儲、打印。由于表單使辦公室處理過程中最常用到的功能，它是企業工作的重要組成部分。檔案管理主要儲存和查閱準備歸檔的公文以及各類合同、文件、協議、指示、資料等，并對重要的文件設置查閱的權限，以此來保證文件存取的安全合理性。

（三）人事管理和日程安排

人事管理的功能是管理員工的薪資、考勤、資料以及權限，也管理著部門機構、部門任命以及內部人事，反映了員工職務屬性和性質。日程安排也是辦公室自動化系統的輔助工序，它一般對員工的個人日程以及部門日程進行合理的安排，由于它具有存儲和信息提示的功能，可以很容易完成對內部工作安排和調整的任務。

總之，在網絡條件下建設辦公室自動化能極大地提高生產率以及工作的效率和質量，對于企業的發展有重要意義，但是它又是一項長期復雜的工作，需要把社會需求作為發展的方向與目標，有步驟、有計劃實現信息化、網絡化工作，建設網絡條件下的辦公室自動化，并且不斷完善辦公室自動化系統的建設。

參考文獻：

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