電子文件歸檔工作在企業(yè)管理中的作用

【文章摘要】

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的廣泛應(yīng)用，電子文件的數(shù)量和重要性與日俱增。想要合理高效的利用電子文件，使其在企業(yè)發(fā)展中起到積極的作用，就應(yīng)該在企業(yè)管理中重視電子文件的歸檔工作，加強(qiáng)對歸檔工作的組織和管理，建立起科學(xué)合理的歸檔方案。

【關(guān)鍵詞】

電子文件；電子檔案；歸檔；管理

在現(xiàn)代商業(yè)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中得到了廣泛的使用，電子文件的數(shù)量也急劇增加，并且發(fā)揮出了其方便快捷、便于保存和查看的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不能比擬的。然而，隨著電子文件數(shù)量越來越多，其歸檔工作在企業(yè)管理中所占的分量越來越大，重要性也逐漸凸顯出來。想要讓電子文檔在企業(yè)發(fā)展中起到積極的作用，科學(xué)合理的歸檔方案必不可少。

1 忽視電子文件歸檔工作，會(huì)對企業(yè)管理產(chǎn)生不良影響

很多企業(yè)的文件收集、歸檔工作還沿用著傳統(tǒng)的檔案工作方式，對紙質(zhì)文件的整理和歸檔非常重視，對電子文件卻不太重視，很多重要的文件資料都保存在各個(gè)車間、設(shè)計(jì)室和辦公室的計(jì)算機(jī)中。這將造成企業(yè)重要檔案的缺失，對企業(yè)的管理工作產(chǎn)生如下不良影響：

1.1 研發(fā)成果得不到妥善的收集和管理

很多企業(yè)的科研和設(shè)計(jì)成果都保存在電子文件中，而這些文件中的很大一部分，都沒有得到完善的保管，而是隨意放在各個(gè)設(shè)計(jì)室和研究室的計(jì)算機(jī)中。一旦這些計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或感染病毒，或者計(jì)算機(jī)的主人在發(fā)生職務(wù)變動(dòng)的時(shí)候進(jìn)行沒有很好的交接，就有可能造成電子文件的丟失和損壞。而這些珍貴資料的缺失，也會(huì)使企業(yè)的科研和產(chǎn)品設(shè)計(jì)效率降低，造成經(jīng)濟(jì)損失。

1.2 阻礙資源的共享

便于保存和查看是電子文件最突出的優(yōu)點(diǎn)之一，也是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件無法比擬的。但是，如果不能對電子文件進(jìn)行很好的歸檔，就必然會(huì)阻礙員工對現(xiàn)有資源的查閱和利用，嚴(yán)重影響工作效率，延長科研周期，妨礙企業(yè)發(fā)展。

1.3 攪亂企業(yè)的工作流程和生產(chǎn)流程

每個(gè)員工或團(tuán)體在企業(yè)中擔(dān)任的職務(wù)不同，所需要負(fù)責(zé)的工作也不同，他們保留的文件自然也會(huì)有所差別，而同一項(xiàng)工作所產(chǎn)生的電子文件名卻通常極為相似。如果忽略電子文件的歸檔工作，這些同一項(xiàng)工作中不同流程所產(chǎn)生的電子文件就極易混淆，一旦被用錯(cuò)，就可能在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中造成嚴(yán)重的后果，帶來經(jīng)濟(jì)損失。

1.4 企業(yè)商業(yè)安全得不到保障

想從一個(gè)管理不嚴(yán)格的公司電腦中拷貝走電子文件極為簡單，一旦有重要的科研設(shè)計(jì)成果或是經(jīng)營企劃方案被盜走，將直接威脅到企業(yè)的生存。

從上面幾點(diǎn)我們可以看出，忽視電子文件的歸檔工作，將對企業(yè)管理產(chǎn)生不可估量的負(fù)面影響。因此，加強(qiáng)企業(yè)電子文件歸檔工作刻不容緩。

2 應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)的電子文件歸檔工作管理

由于電子文件本身具有數(shù)量多、內(nèi)容雜、保存分散、極易復(fù)制與丟失的特點(diǎn)，電子文件歸檔工作確實(shí)有一定難度，如果沿用傳統(tǒng)的檔案工作方式，就難以做到歸檔及時(shí)、資料齊全完整。因此，應(yīng)從下面幾點(diǎn)入手，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)的電子文件歸檔工作管理。

2.1 提高對電子文件歸檔工作的重視

在傳統(tǒng)的檔案工作中，對紙質(zhì)文件的驗(yàn)收和歸檔比較重視，但是對電子文件卻多有忽視，也有些企業(yè)會(huì)將重要的文件打印出來歸檔，然后就對電子文檔不聞不問了。這樣極易造成電子文件和對應(yīng)的紙質(zhì)文件不符，在繼續(xù)工作時(shí)，需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行核對，稍一不小心，就可能在后續(xù)的工作中出現(xiàn)差錯(cuò)。

因此必須提高對電子文件歸檔工作的重視，檔案管理單位必須有接收、管理電子文件的設(shè)施和相應(yīng)平臺，并且制定出電子文件歸檔的相應(yīng)規(guī)章制度。只有提高了對此項(xiàng)工作的重視，才能真正對電子文件做到有效管理，高效利用。

2.2 及時(shí)歸檔，定期審核

電子文件便于修改、復(fù)制和查閱，這使它在現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中得到了廣泛地使用，但同時(shí)也造成了大量的無用資料。有些不完整或被修改過的資料甚至還會(huì)對生產(chǎn)經(jīng)營工作造成負(fù)面影響，帶來經(jīng)濟(jì)損失。為了避免這種情況，各部門應(yīng)在完成電子文件的最終審核時(shí)，及時(shí)將它傳送到檔案管理部門，同時(shí)將自己計(jì)算機(jī)上的無用資料刪除。檔案管理部門在收到文件后，也應(yīng)對其進(jìn)行及時(shí)的整理、檢查、歸類，在達(dá)到一定數(shù)量或某一方面工作告一段落時(shí)，應(yīng)將電子文件集中保留到光盤上，并復(fù)制備份，避免因設(shè)備損壞而造成檔案丟失。

同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)定期對歸檔的電子文件進(jìn)行審核。如果發(fā)現(xiàn)疑似重復(fù)的文件，應(yīng)及時(shí)與提供此檔案的部門聯(lián)系，鑒定出真實(shí)有效的文件加以保留，同時(shí)刪除無效文件。如有文件損壞或缺失，也應(yīng)及時(shí)檢查備份文件，將其補(bǔ)全。如果備份文件同時(shí)被損壞，應(yīng)及時(shí)與提供此檔案的部門聯(lián)系，爭取將檔案補(bǔ)全。

2.3 重視檔案管理設(shè)備和平臺的維護(hù)

電子檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，檔案管理部門有義務(wù)保護(hù)它的完好。因此，應(yīng)重視檔案管理設(shè)備的保養(yǎng)，定期檢查歸檔光盤，確保能順利讀出。保證歸檔光盤不被擦洗、劃刻、折疊和污染，如果歸檔光盤出現(xiàn)損壞，應(yīng)及時(shí)取備份復(fù)制保存。同時(shí)要注意檔案管理部門所用計(jì)算機(jī)的殺毒工作，避免因感染病毒導(dǎo)致計(jì)算機(jī)崩潰，為檔案管理工作帶來損失，甚至對公司檔案造成毀滅性的破壞。

另外，應(yīng)定期對檔案管理平臺進(jìn)行維護(hù)，避免因平臺出現(xiàn)故障造成檔案上傳工作的中斷，甚至造成檔案丟失。

3 加強(qiáng)電子文件檔案的使用

重視電子文件歸檔工作，加強(qiáng)對電子文件檔案的管理，是為了充分發(fā)揮電子文件的作用，使它能在企業(yè)發(fā)展中起到推動(dòng)作用。因此，管理電子文件檔案不應(yīng)只注重“收”，還應(yīng)注重“發(fā)”。可結(jié)合企業(yè)的工作，在檔案管理平臺上存放一部分檔案的復(fù)制文件，便于員工查閱參考。但要保證存放在檔案管理平臺上的文件必須有已刻盤的原件，同時(shí)，存放在平臺上的文件不能再作為檔案被歸檔刻盤，這是因?yàn)闄n案管理平臺上的文件極易被修改，無法保證其正確性和完整性。

但由于電子文件有易復(fù)制易修改的特性，檔案部門應(yīng)特別注意在借出電子文件時(shí)，盡量不出借存檔光盤，而是從檔案管理平臺發(fā)放檔案。這是為了避免存檔光盤在傳遞過程中被損壞或丟失，同時(shí)也可以保護(hù)電子文件不被擅自修改或刪除。

在檔案管理設(shè)備更新時(shí)，應(yīng)及時(shí)對歸檔文件進(jìn)行同步更新轉(zhuǎn)換，保證歸檔文件可以順利讀出。

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展一日千里，電子文件的歸檔管理工作也應(yīng)隨著技術(shù)的進(jìn)步進(jìn)行調(diào)整。只要做到提高重視、定期檢查、及時(shí)更新，電子文件就一定能在企業(yè)的管理和發(fā)展中起到積極作用。

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