事業單位檔案管理信息化建設問題

2014-04-29 00:00:00田馳

中外企業文化 2014年1期

【文章摘要】

事業單位檔案作為事業單位一種基礎性信息資源，是事業單位信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要快速推動檔案信息資源的信息化發展，對檔案信息資源要不斷地開發和建設，只有這樣，才能夠使檔案工作更有效地服務于事業單位信息公開和物質文明、政治文明和精神文明建設。

【關鍵詞】

事業單位；檔案管理；信息化建設

一個單位的檔案，真實地記錄著此單位的一切活動，是此單位發展與成長的見證，先輩們的一切經驗財富以及重要的信息資源全部收錄其中。因此，在事業單位的管理工作中，檔案管理其中的重要環節之一，檔案的合理化管理和應用，能夠提高單位的效益，同時對整個單位人事的科學化管理也有著重要的影響。

1 檔案管理信息化的定義

檔案管理信息化是指以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務為重點的檔案管理形式代替原來的以檔案實體管理為重點的檔案管理形式。檔案實體的信息化，能夠使事業單位的檔案管理效益得到提高。相當于紙質檔案來說，電子檔案更易于查詢、修改以及保存，同時，還能夠在網絡上進行快速的傳遞，使檔案管理的效率大大提高，從而也降低了檔案管理的成本。

2 事業單位檔案信息化管理系統

2.1 事業單位檔案信息化管理系統的組成

該管理系統由檔案采集系統、檔案管理系統以及網上查閱系統三部分組成。在實際應用中，該系統能夠使檔案數字化管理實現，并能夠使干部檔案的網上瀏覽功能實現，使檔案的信息化管理水平得到進一步提高，使事業單位的工作管理更加規范化，同時也為單位人事的任用、提拔等提供了非常大的便利條件。

2.1.1 檔案采集系統：該系統的主要功能是能夠對紙質檔案材料進行數字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統維護、檔案審核四方面，同時能夠在網絡上實現多個客戶端同時對不通材料檔案進行采集，大大提高了信息采集的效率，在實際應用中非常方便、快捷并且高效。

2.1.2 檔案管理系統：該系統的主要功能是能夠對人事檔案材料進行收集、整理、鑒別、統計、轉遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業務管理以及系統維護四個部分組成。

2.1.3 網上查閱系統：該系統能夠讓人事檔案資料信息進行網絡瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統內的資料不被破壞或竊取。

2.2 事業單位檔案信息化管理的主要功能

2.2.1 檔案流水化采集功能能夠讓檔案的掃描和采集進行多人多客戶端化，同時還能按照客戶端的不同權限進行嚴格的分工和管理。

2.2.2 網上檔案閱檔功能提供了單位內部或者異地單位瀏覽資料的功能，并對瀏覽查閱痕跡進行記錄，同時還對用戶訪問、信息瀏覽以及數據下載等功能進行嚴格的安全控制，能夠有效保護人事檔案資料的安全。

2.2.3 檔案業務處理功能包括檔案材料的管理、檔案案卷管理、檔案信息審核、檔案零散材料收集、任前檔案審核幾項功能，能夠使檔案管理與組織部門的檔案管理工作緊密接合起來，使日常檔案業務處理更好地完成。

2.2.4 基礎信息維護功能主要進行單位信息、后備、在職、離退休干部管理、其他人員類別管理以及各種樣式的名冊輸出等功能。

2.2.5 查詢處理、統計分析，該功能能夠對數據庫人員、檔案信息進行統計分析以及綜合查詢。

2.2.6 其它輔助功能能夠實現數據的傳輸、備份以及恢復，同時還能對用戶和瀏覽痕跡進行管理等。

3 事業單位檔案信息化管理的原則

3.1 統一管理

單位所有檔案信息以統籌規劃、統一管理制度形式執行，并且對一些保存價值較高的檔案信息實施集中化管理。

3.2 全程管理

為了確保系統內的文件一直處于受控狀態，因此，對每一分電子文件的形成、利用、傳輸、辦理、保存、銷毀等都進行全程管理。

3.3 規范標準

要制定出一套統一的管理標準和規范，并在檔案信息管理的過程中落實。

3.4 便于利用

檔案資料的數字化能夠充分發揮出高效便捷的特點，同時還能夠對不同層次的文件進行分權限使用。

3.5 安全保密

檔案信息管理采取有效的技術管理和管理措施，確保電子文件信息安全。

4 事業單位檔案信息化發展概況及趨勢

4.1 事業單位檔案信息化建設的發展過程由起步、推進和系統發展三個階段組成

4.1.1 起步階段

該階段是從上世紀七十年代末到九十年代初期，在這段時期內，由于計算機技術的發展，我國一些事業單位開始率先引進計算機技術進行檔案的管理。

4.1.2 推進階段

這一階段是從上世紀九十年代中期到本世紀初，這一時期是檔案信息化建設快速發展的時期，隨著計算機技術的不斷發展，，事業單位對檔案的信息化建設也有了比較高程度的增加，越來越多的信息化設備投入到單位的檔案部門，進一步完善了檔案信息化建設的相關法規。同時，隨著互聯網是發展，一些檔案的網站也在這個時期開始建立。

4.1.3 系統發展階段

進入本世紀后，網絡信息技術開始快速發展，并得到廣泛應用，檔案信息化建設抓住這一時機進行了快速的發展。

4.2 事業單位檔案信息化發展趨勢

4.2.1 對事業單位傳統檔案管理業務變革的推動

在信息化相對發達的今天，事業單位檔案管理由傳統的紙質載體逐漸過度為數字化載體，檔案管理的環境也由傳統的檔案室轉變為數字化環境。在一系列的改變下，事業單位的檔案管理工作的一些方法、理念、流程都發了很大的變化。

4.2.2 對檔案工作標準規范體系完善的促進

事業單位檔案信息化建設和其他信息化建設一樣，包括基礎設施、信息資源、應用系統、安全管理、人才培養以及標準規范等一系列內容，是一項系統浩大的工程。只有在檔案管理以及電子文件管理體系完善的基礎上，檔案信息化建設才能夠發展。

4.2.3 為社會提供更多有效的資源與服務

檔案信息化建設通過資源體系建設，能夠更好地為社會提供服務，服務體系能夠在資源體系的基礎上，為社會提供方便、快捷、高效的服務。

4.2.4 向推進信息技術應用的縱深發展

檔案信息化的建設，必須依賴計算機以及互聯網技術，檔案管理人員必須熟練的掌握這些技術，才能夠有效地把檔案信息建設起來，在此基礎上，隨著檔案信息化的不斷深入發展，也能使得信息技術在檔案領域向縱深發展。

綜上所述，事業單位檔案信息化的建設是一項長遠的發展任務，這也是信息高速發展的今天，檔案工作必須要面對的嚴峻挑戰，同時也是事業單位檔案事業發展的一個新的高峰。