淺談事業單位檔案的創新管理

【摘要】事業單位檔案管理取得不俗的成績，但是在實際過程中，仍然存在不少問題。歸納起來，主要有以下三個方面：第一，不夠重視檔案管理工作，基礎性工作比較薄弱；第二，檔案管理的現代化水平仍然比較低，管理人員的專業水平不夠高；第三，開發和利用檔案資源的程度還不夠深入。面對當前事業單位檔案管理的問題，事業單位的檔案管理在遵守基本原則的基礎上，還必須采取相應的方法與措施。歸納起來，主要有以下四方面：加強事業單位檔案專業人才的培養；建立健全檔案管理制度，提高檔案管理水平；加強檔案管理的信息化建設，提高檔案管理現代化水平。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；管理對策

目前，全國事業單位正進行廣范圍、深程度的改革，通過轉型、重組、重構、轉制等方式取得了不同程度的進步及發展。為了更好地保證事業單位能夠有效、有序、高速地運行發展，檔案管理也應該進行創新管理，為事業單位的深入發展添磚加瓦。雖然，事業單位檔案管理取得不俗的成績，但是在實際過程中，仍然存在不少問題。面對這些問題，事業單位檔案管理必須遵守哪些基本原則和措施開展創新管理呢？本文圍繞上述這些問題，對事業單位檔案創新管理進行簡要的闡述。

一、當前事業單位檔案管理存在的問題

在實際過程中，事業單位檔案管理存在不少問題，歸納起來，主要有以下三個方面：

1、不夠重視檔案管理工作，基礎性工作比較薄弱

不少事業單位的領導只重視本單位的專業工作，往往忽視檔案管理工作，認為檔案管理工作與單位的業務工作毫無關系，可有可無，不必要花大力氣對檔案管理。因此，這樣必然導致事業單位沒有制定檔案管理的相關措施，執行起來也不到位，更不會專門學習國家的《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關法律法規。

檔案管理工作自然不能滿足現實社會需要，檔案管理基礎工作依然十分薄弱。即使當前有不少事業單位建立了檔案室，制定相關的檔案管理制度，但是由于領導重視程度不夠，沒有著力督促檔案管理人員執行，造成規章制度只成為一紙空文。在編輯整理檔案文件的時候，往往出現眾多不規范的行為，比如，組卷不符合要求，組卷混亂現象比較嚴重，甚至個別單位未開展檔案鑒定工作或未按法定程序就擅自決定銷毀應歸檔保存的文件材料等等。

2、檔案管理的現代化水平仍然比較低，管理人員的專業水平不夠高

由于領導對檔案管理的認識不到位，配置到檔案管理工作的資金自然不足。面對捉襟見肘的管理經費，很多事業單位的檔案工作室依然十分落后，比如，沒有配備專門的檔案室，或者從簡陋的倉庫改建而成，空氣不流動，甚至堆放易燃的雜物，直接影響文件檔案保存的安全性。至于檔案管理的辦公設備依然比較差，電腦配備不足，檔案室、辦公室、接待室還未實現三分開。

不少事業單位沒有專職檔案管理人員，都是臨時從不同工作崗位調過來的人員，對檔案的認識自然不足，如何科學合理管理檔案等問題，他們自然不懂，只能靠臨時的培訓，那么始終無法真正培養出真正的專業能手。

3、開發和利用檔案資源的程度還不夠深入

檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案部門應該想方設法的開發利用這些資源，最大限度地發揮檔案應有的作用。但是，當前不少事業單位往往把檔案管理工作簡單化，只停留在對檔案的只注重檔案的收集、整理、保管工作，片面地認為只要把檔案完整無損地保存，不丟失、不盜取就是檔案管理工作的全部內容。他們還沒有認識到檔案資源需要開發和利用，讓檔案發揮著更大的作用。

二、事業單位檔案建設管理必須遵守的基本原則

面對上述這些檔案管理的問題，事業單位的檔案管理建設工作必須遵守以下這些基本原則：

1、在標準規范的前提下，必須靈活多變

檔案管理是一門學問，不能隨心所欲、隨意妄為，必須按照事業單位檔案的工作制度制定要嚴格按照國家標準來執行。在遵守檔案管理制度規范化、標準化的前提下，不同的事業單位的檔案管理建設工作需要靈活多變。雖然檔案管理工作有很多相通性，但是絕對不是鼓勵所有事業單位的檔案管理都是千篇一律的。因為不同事業單位的情況并不相同，比如規模不同、工作性質不同，那么對應的檔案管理方式與制度自然不可能一樣，必須靈活多變，適時而變。所以，各事業單位的檔案部門應按照部門自身特點不斷地發掘、探索和總結，客觀地建立起一套結構完善、內容全面、符合本單位實際情況的規章制度體系。

2、在加強管理職責的同時，尊重工作人員的合法權益

無規不成圓，檔案管理必須制定有關管理制度。其中，管理制度必須明確有關檔案管理領導的工作職責范圍及權限，讓各個領導明確分工，各司其職，有效整合各個領導的職責范圍。比如，事業單位檔案部門的分管領導主要負責檔案管理工作任務、目標的制定、對歸檔檔案的定期、不定期檢查和指導等。在加強管理職責的同時，尊重工作人員的合法權益。否則，檔案管理人員的合法權益得不到保證，必然會極大地影響著他們的工作熱情，進而將會影響到整個事業單位的發展。所以，事業單位檔案工作制度既要重視職責，也要尊重管理人員的合法權益，兩手抓，兩手都要硬。

3、合理制定管理制度，并且加強制度的著實執行

面對檔案管理工作出現的種種問題，我們首先需要根據每個單位的自身特點，制定一套科學合理的檔案管理制度，并且著實地執行這些規章和制度。如果這些制度在實際執行中，無法調動檔案管理人員的積極性，也無法和該單位的發展相配合，那么，我們就需要對有關制度進行更改和調整，在以實踐檢驗的基礎上不斷完善，使制度更加的人性化、規范化、合理化。

4、檔案管理制度既要穩定，又要適時而變

任何事情的發展需要穩定中的同時，也必須適時而變。同樣道理，檔案管理制度需要保持穩定性，在各個事業單位里長期穩定地執行起來，有效地督促檔案管理工作的深入開展。但是，制度并不是一成不變的。隨著時代的發展，事業單位的各項制度也應該適時而變，以滿足當下的工作需要。特別是現代我國各項事業逐步和世界接軌，事業單位也逐步走上了國際化道路，檔案管理也應當積極學習一些世界上先進的檔案管理辦法，同時結合自身部門工作情，不斷總結、完善現有的檔案工作制度。

三、事業單位檔案創新管理的方法與措施

面對當前事業單位檔案管理的問題，事業單位的檔案管理在遵守上述這些基本原則的基礎上，還必須采取相應的方法與措施。歸納起來，主要有以下三方面：

1、加強事業單位檔案專業人才的培養

面對信息萬變的資訊社會，檔案管理工作面對巨大的挑戰和機遇。檔案工作要適應新時期整個社會和事業單位發展的需要，檔案工作者就必須作為創新主體、主動迎接挑戰。

（1）吸收和培養檔案專業人才

檔案專業人才既需要掌握系統的檔案學基礎理論，又要有豐富扎實的文化知識作基礎，既然要掌握現代化信息技術和基本技能，又能適應在事業單位的檔案機構、信息部門從事事業單位檔案服務工作，因此，事業單位要有計劃地吸收和培養這樣的人才。

（2）營造檔案專業人才的培養環境

為了提高檔案管理人才的專業水平，有關事業單位領導必須有計劃地選取本單位的檔案管理人員進行培訓。首先，事業單位領導必須明確檔案在職人員培養工作的目標，讓不同層次的檔案管理人員的專業化水平獲得進一步提高，必須制定科學合理的培養計劃。比如，結合每個單位的實際情況和需求，事業單位有關領導應該從原有的檔案工作人員中，挑選具有潛質的優秀者再次進修檔案學科的本科學位，甚至是研究生學位。在經濟條件允許的特大事業單位里，有關領導還可以聘請專家學者進行定點研究生班，讓廣大檔案管理人員在單位就能接受檔案學的專業培訓和進修。同時也可以讓檔案工作人員走出去，可以赴外省檔案館學習專業檔案知識，學習檔案工作的實踐經驗。

（3）加強檔案工作者自我學習

除了單位組織培訓學習外，為了適應新形勢，迎接新挑戰，檔案工作者也需要進行自我學習和自我創新。首先是意識創新。沒有創新的想法和認識，檔案創新就無從談起。網絡經濟和信息時代是一種全新的時代，創新是這個時代的靈魂。要跟得上時代的步伐，廣大檔案工作者不僅要掌握基本的檔案知識，還必須學習檔案學以外的基本知識，不斷地充實自我，不斷地提高自我。其次是知識創新。當前是科技和資訊日新月異的時代，各行各業的從業人員都不要不斷地加快知識補充之外，還必須優化知識結構，使自己成為適應、符合時代要求專業人才，在充分學習檔案專業的學習基礎上，還要學習掌握計算機軟硬件方面的學習。再次是能力創新。檔案工作者不但要有利用網絡進行檔案信息的應用開發的能力，還要有培養自己對新知識的補充和善于把知識轉化為對本單位提供有效服務能力，培養自己創造新理論、新技術的能力，以求變的態度和能力，適應信息技術快速發展和更新換代。

2、建立健全檔案管理制度，提高檔案管理水平

建立健全檔案管理制度，讓各項規章制度必須要具有合理性和科學性，其規章制度必須要符合本單位檔案管理工作實際需要。與此同時，各項規章制度要簡明、實用，可操作，堅持制度約束的地位平等性。獎懲分明，保證制度執行的嚴肅性和公平性，做到有功必獎，有過必懲，獎懲分明。第一，工作原則創新。傳統的工作理念已難以滿足新型的檔案管理工作要求，需要對工作原則創新，新型檔案管理工作是一條系統的鏈條，環環相扣，任何一個環節的缺失或是脫節都會造成整個管理工作的失誤，新的工作原則要嚴格依據管理的要求進行制定，使得檔案管理在工作的過程中充滿生機與活力。第二，堅持協調發展。事物之間的發展都是相互協調的，相互聯系的，這種協調是檔案管理與與科學技術的協調，社會發展趨勢的協調，與外部發展的協調，只有協調好各方面的聯系才能實現創新檔案管理工作的完成，這也與當今提倡的和諧發展理念相符合。

各事業單位要建立起一套適合本單位的達標考核機制，對檔案工作進行定期考核，通過級別升降實行動態管理；最后要求各單位研究制定適合本單位檔案管理工作的質量評價標準，并積極執行實施，推動檔案管理工作朝著規范化和科學化方向邁進。

其次，加強事業單位檔案保密工作。在庫房的選址、建造方面要遵照國家有關規定建造，做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開，同時庫房的門窗應專門加固，以防盜竊。培訓庫房管理人員正確區分保管檔案和保密檔案。

3、加強檔案管理的信息化建設，提高檔案管理現代化水平

面對信息時代帶來的發展機會，計算機技術和通信技術組成現代高新技術的出現，給檔案工作發展帶來巨大的變革。因此，要加強檔案管理的信息化建設，提高檔案管理現代化水平，更好地服務于事業單位的發展。

加快事業單位數字化建設，從電子政務著手。由于我單位使用辦公自動化OA集成的文檔一體化管理系統軟件，為了規范檔案管理軟件的開發研制和安裝使用，提高計算機輔助檔案管理的標準化水平，確保檔案數據的安全和有效利用，檔案管理部門已提出了涉及電子文件完整和有效、安全歸檔保存的設計內容，又增加了檔案工作的內容。檔案是一種重要的信息資源，是整個社會信息系統的基石之一。信息技術的迅猛發展和廣泛應用，為檔案信息資源的開發創造了條件。加強事業單位信息化，可使檔案信息資源合理配置，科學管理，使其實現數字化、標準化、系統化、網絡化，使之成為事業單位對檔案信息的需要，成為檔案工作創新的需要。

4、豐富檔案管理信息資源

隨著社會的發展，檔案管理工作日益信息化、數字化、多元化，要想實現檔案管理工作的創新，必須豐富檔案管理信息資源。

首先，加強檔案館室的建設。隨著增多的企業發展年限，管理工作會越來越復雜，單位的資料也會越來越多，檔案管理工作是一項規范化、制度化很強的工作，這樣的混亂需要加強檔案館室的建設，不能滿足工作的進行，新的檔案館室的各項設備都要與當前的信息技術發展相適應，從管理的載體形式上實現創新。

其次，實現檔案館室的業務重組。業務重組是檔案管理的一大創新之舉，對于業務重組要形成這樣的局面：實現信息的收集與開發，達到信息的服務與管理的目的，各項檔案載體共同管理，這樣的業務重組使得檔案館的功能變得異常強大，將多個功能集合與一體，同時也保證了檔案管理的有序進行。

最后，提高檔案管理工作的水平與質量。檔案對于每一個企業的發展以及每一個員工的發展都有著極其重要的作用，因此要提高檔案管理工作的質量與水平。對于檔案信息資料的編排、收集、檢用都要科學進行，這是創新檔案管理的題中之義，尤其是對于檔案的借出與歸還要杜絕出錯，謹慎管理。

在當今這個創新極其重要的時代，事業單位也要順應時代的要求不斷創新檔案管理工作。具體說來，要從要強化專業人才與檔案工作者的培養，加快檔案管理數字化建設，豐富檔案管理信息資源，延伸檔案管理利用開發方面開展，只有這樣方能履行檔案管理工作的完成。關于事業單位檔案管理工作，還有很多問題值得大家日后深入的思考與分析，限于水平有限，故擱筆于此，希望本文能達到拋磚引玉之功。

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