論我國現行公文中存在的三大問題

【摘要】公文是黨政機關傳遞消息、指導工作的重要工具，具有規范、嚴謹等特點，但是在實際應用中，因公文寫作不規范而影響工作，耽誤要事的例子不勝枚舉。本文將就現行公文中經常出現的一些問題進行討論，以期對廣大文秘工作者有所幫助。本文將就以下三個方面分別闡述、分析、總結及提出解決辦法。

【關鍵詞】公文格式；公文語言；行文規則；病例分析

一﹑公文概述

公文一般指行政機關、社會團體、企事業單位在行政管理活動或處理公務活動中產生的，按嚴格的、法定的生效程序和規范的格式制定的、具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。公文的特點有作者的法定性、智能的管理性、效用的權威性、處理的規范性。種類包括決議、決定、命令、公報、公告、意見、通知、通告、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

二、公文病例分析

（一）公文格式病例分析

1.版頭部分易出現的錯誤

（1）發文機關標識：容易出現字號不規范、文頭字號過大或過小、字體有黑體也有宋體。其規范格式由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標志居中排布，上邊緣為35mm，使用小標宋體字，顏色為紅色。

（2）聯合行文時：

例如：xx省機構編制委員辦公室（印章）

Xx省司法辦（印章）

Xx市政府司法局（印章）

例子中的錯誤在于聯合行文的機關之間級別不對等。應遵循主辦機關在前，協辦單位在后的規則。聯合行文的規則是同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府、政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文等。常見錯誤還有主辦單位、協辦單位排序混亂、級別不對應等。

（3）發文字號

例如：《關于印發省教育廳省高校工委“1185”計劃和“21112”計劃任務分解方案的通知》甘教辦【2013】2號

錯誤在于年份括號用方括號而不是六角括號。年份括號經常出現（）、【】、[]等錯誤，其必須使用〔〕；其常見錯誤還有發文字號位置不規范，公文中常見錯誤是上行文與下行文均采用居中放置。

2.主體部分易出現的錯誤

（1）公文標題：字體字號不規范、斷句不嚴謹，不注意詞義的完整性，整體布局不合理，不美觀、標題行距大小不一、隨意使用標點符號。

（2）主送機關：機關名稱過于簡化或口語化。

（3）結構層次序號：層次序號不規范，序號編排混亂。正確標識方法：第一層為“一、”、“二、”、“三、”；第二層為：“（一）”、“（二）”、“（三）”；第三層為“1、”、“2、”、“3、”；第四層為“（1）”、“（2）”、“（3）”。

（4）公文引用：引用不全，只引發文文號不引標題或只引標題不引發文文號；引用表述不規范，引用順序前后顛倒。按《辦法》規定，應先引標題，后引發文字號。

（5）附件：正文中的附件說明與附件標題不一致；附件后亂加標點符號；附件序號標注不規范。其正確方法為：附件：1.Xxxxxx；2.Xxxxx。

（6）成文日期：書寫不規范；成文日期與正文行距過大；位置擺放不規范。

（7）生效標識：印章加蓋不端正、不居中、沒有騎年跨月壓在正中、印章不清晰；聯合用印出現印章相切或高低不一；常出現“此頁無正文”的錯誤。

3.版記部分易出現的錯誤：

（1）抄送機關：無抄送機關；排序錯誤；抄送多個機關在回行時頂格，沒有與冒號后的抄送機關對齊；抄送機關之間常用頓號或分號，而不用逗號。

（2）印發機關和印發時間 ：排放時左右空距不夠；印發時間常用漢語數字標識；印發時間后不加“印發”二字；無印發份數。

（二）公文語言運用中常見病例分析

1.詞語運用中的病例

（1）公文中常見詞的誤用

例如：對經考試考核、體檢、公示合格的人員，確定為擬聘用人員，分別由各縣區、市直招聘單位及主管部門在公示期滿后報市招聘領導小組辦公室審核審批。（《2012年定西市事業單位公開招聘工作人員公告》）。

這里的“審批審核”顯然使用不當，不但重復使用詞語，且對象不符，對人的鑒別應使用“審查”或“考核”才對。出現這些問題的原因有：沒能準確理解詞語概念的內涵和外延；不能區分詞義的大小、輕重；不能區分詞語的感情色彩；沒能很好的理解發文機關的發文目的。

（2）模糊詞的運用

例如：

①報名時間、地點：實行全市統一報名，報名時間2012年9月24日～9月28日，共5天時間。（《2012年定西市事業單位公開招聘工作人員公告》）

②上栗縣環境監測站于2010年開始籌建，現已基本完成標準化實驗室建設、實驗儀器、耗材等采購，并將于年內完成實驗室認證工作。站內現有專業技術人員2人。為使環境監測站建站后順利開展工作，計劃2012年下半年公開招聘事業單位工作人員1人，具體要求見附件（《關于申報2012年下半年事業單位工作人員公開招聘計劃的請示》）

例①中“報名時間2012年9月24日～9月28日”。沒有明確說明具體的時間，信息傳達不準確，使得報名人員不清楚應該在9月24號這一天何時開始去報名以及28號這一天是否還可以報名。例②中“現已基本完成”，概念模糊，到底完成了還是沒有完成，具體工作進展到那一個程度。由于模糊詞語有一定的伸縮性、概念性、靈活性、委婉性。如不能恰當的把握，則使公文語言有失準確和嚴密。公文寫作中用詞要準確、清晰，態度要明朗，立場要堅定，切忌含糊其辭、模棱兩可。盡量避免使用“大概”、“幾乎”、“差不多”、“也許”、“可能”、“基本”等不確定的程度詞語。

（3）數字用法不規范

例如從10增加到50，可以說“增加了4倍”，而不能說“增加了5倍”。從10增加到50可以說“增加到5倍”，不能說“增加到4倍”。在公文寫作中此類問題屢見不鮮。

（4）省稱、簡稱不規范

例如：在2012年普通高等學校招生全國統一考試中，該校的升學率……

例句中“普通高等學校招生全國統一考試”就是“高考”，沒有用人們所熟知的簡稱，使人費解，而且沒有必要。常見的省稱、簡稱問題還有過度簡稱或自造簡稱。如“師大”（西北師范大學）只有在有限的范圍內可以使用，在全國范圍內還有“北京師范大學”“山西師范大學”。因此“西北師范大學”應簡稱為“西北師大”。簡稱用較少的詞語表達更多的含義，在意義上與全稱大體相同，可使語言更加簡練。但要恰當規范使用。

2.網絡語言的使用中存在的問題

（1）網絡新詞帶來的問題

伴隨著網絡時代的到來，一些新的詞語隨即產生，如：“上網”、“網吧”、“網名”、“網友”、“網頁”、“網址”。公文在適應時代需求的要求下，對這些詞語不斷的吸收接納。但應注意公文中應用的程度，如“GG（哥哥）”、“JJ（姐姐）等不能用于公文中，對網絡語言不加過濾，全盤接收會使公文語言不夠莊重、嚴謹。

（2）語法、邏輯方面應注意的問題

隨著電子政務的逐步建立，是公文的寫作方便了許多。撰稿的文秘人員習慣在計算機上進行擬稿，這就避免不了平時上網所形成的習慣。網絡語言較隨意、口語化，語法邏輯方面超出常規。如“你吃飯去先”狀語后置，使語言富有個性。但公文大量運用的是陳述句和祈使句。在公文寫作中應避免網絡語言的語法和修辭，以使語言規范，句式嚴謹。

3.句式方面存在的問題

例如：

①治理義務教育階段擇校亂收費問題的情況。（《關于做好2013年治理教育亂收費規范教育收費春季檢查工作的通知》甘教監〔2013〕1號）

②在倫敦奧運會和其他國內外重大比賽中屢創佳績，出色完成了各項服務保障工作，涌現出一大批優秀領導干部、優秀運動員、優秀教練員和優秀工作人員，為了發揚成績，鼓勵先進，局黨組研究決定。（《關于表彰2012年度局事業單位先進個人的決定》）

例①中“治理義務教育階段擇校亂收費問題的情況”，詞語搭配不當，“情況”是不可以治理的，能治理的只有問題。此句應改為“治理義務教育階段擇校亂收費的問題”。例②中“為了發揚成績”，“成績”如何發揚，發揚的應該是精神，同樣屬于詞語搭配不當的問題。此外，常見的問題還有內容殘缺，條理不清、結構混亂，邏輯不清等問題。

（三）行文規則中的病例分析

1.錯用文種

例如：《2012年下半年泉州事業單位招聘公告》；

《南安市公務員局關于2012年度機關事業單位工作人員考核優秀等次人數批復的通知》；

《于2012年事業單位公開招聘工作人員考核結果的函》。

《2012年下半年泉州事業單位招聘公告》，這一公文錯誤的選用文種，公告是適用于向國內外宣布重要事項或法定事項，作為普通事業單位無權使用。其原因是對文種的適用范圍認識不清，其標題應改為《2012年下半年泉州事業單位關于招聘人員的通知》；《南安市公務員局關于2012年度機關事業單位工作人員考核優秀等次人數批復的通知》，文種的疊加，自創文種，無視公文規范的標準。其標題應改為《南安市公務員局關于2012年機關事業單位工作人員考核優秀等次的批復》。

2.越級越權行文

越級行文指在正常情況下越級上報公文，要求解決具體問題，本應按職責范圍上報主管部門處理的，卻直接行文呈報上級機關。

3.錯誤聯合行文

上下級關系聯合行文，機關與所屬部門聯合行文，非同級不想隸屬機關聯合行文。

4.主送違規

其常出現的錯誤有多頭主送、主送個人、主送顛倒。多頭主送有：一并主送上級黨政機關，如“省委”、“省政府”；一并主送給有雙重領導關系的兩個上級機關，如：同時送“市委”、“省委”。主送顛倒：即將通知、決定等下行文主送上級，將報告、請示等上行文主送下級。這些現象在基層單位常有發生。

5.亂抄濫送

不分有無關系和必要，隨意抄送上下左右諸多單位；把向下級機關的一般性公文無必要地抄送上級機關；把請示同時抄送下級機關等等。

三﹑公文中存在問題的原因及解決對策

（一）思想認識不夠深刻，公文規范意識不強

一方面領導人員和文秘人員對公文的規范問題不夠重視或不夠了解；另一方面是對公文的形式與內容認識不清，認為形式無關大體，只要內容正確，能起到傳達信息的目的便可。其解決措施有：制定相應的獎懲制度；定期開設培訓班，對文秘人員、相關職能部門人員、領導人員進行培訓，將國家對公文的規定和修改及補充進行學習；通過領導人員帶頭學習，提高單位的素養水平；文秘人員應培養嚴謹、一絲不茍的工作作風。

（二）受快節奏工作模式的影響，在公文的撰寫及處理過程中片面追求速度

文秘人員為快速完成任務，對格式標準不加重視。審核人員也沒有足夠的時間和精力仔細審查。各個環節的不當處理，最終創造出錯誤百出、質量低劣的公文。其解決措施有：在單位設立專門的部門或派專業人員進行嚴格的監管，完善和健全機關單位的公文監管制度，嚴格監控公文使用的各個環節。用制度保證公文的規范性。

（三）缺少具有專業素質的人員

我國現階段對文秘工作的性質認識不清，沒有專業的秘書部門和秘書人員。秘書工作往往不是由專業的人員進行辦理，大多數的秘書崗位工作者沒有秘書專業知識和經驗。其解決措施有：文秘人員要苦練基本功，提高自身素質，端正工作態度，增強責任心和大局意識。聘用學習過專業文秘知識的人員擔任秘書工作；對秘書人員不斷進行培訓，培養與時俱進、適應時代需求的秘書人員。

（四）不適應時代需求的電子化辦公

自實現了電子公文以來，公文處理的各個階段都可在計算機上進行，雖減輕了文秘人員的工作量，但也隨之出現一些新的問題。如套紅時位置不準確，字體、字號、段落不規范。其解決措施：不斷對公文處理技術進行研究，改進處理技術。

【參考文獻】

[1]任遂虎，王白玲.大學寫作訓練[M].中國人民大學出版社，2009-6.

[2]黨政機關公文格式[S].2012-4.

[3]2012年黨政機關公文處理工作條例[S].2012-4.