“四位一體”高校院系檔案建設研究

摘要：院系是學校的基層組織，院系檔案建設是學校檔案建設的重要組成部分。構建“四位一體”高校院系檔案管理模式，實現高校院系實體檔案與數字化檔案并存；重視檔案開發利用，實現檔案信息數字化、檔案信息利用網絡化、檔案管理自動化、檔案服務社會化。

關鍵詞：四位一體；院系檔案；研究

一、高校檔案建設現狀

《高等學校檔案管理辦法》強調了高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，突出了“以人為本”的思想，明確了高校檔案工作的“校長負責制”，強調了檔案的社會服務責任。

目前我國各高校設有檔案館或檔案室，建設規范并各有特色。例如：中南大學檔案管理以“三個體系”為基礎，以制度建設為先導，以數字化建設為突破口。上海建設有上海高校檔案館網站。同濟大學形成以檔案館為中心的檔案管理網絡。鄭州大學檔案館統一管理全校各類檔案。河南大學以服務學校中心工作為主導，以信息化建設為抓手， 以檔案資源體系和檔案利用體系建設為重心。但高校二級學院的檔案建設都較為薄弱，尤其忽略了二級學院所特有檔案的建設。有些二級學院檔案室主要用于存放教學檔案，保存的資料基本用于上級檢查和教學評估，利用率很低。

國外一些高校的檔案館是對外開放的，利用率很高。與國外相比，我國高校檔案工作的主要精力是放在整理與保管上，利用服務不夠，事實上造成許多有價值的檔案“養在深閨無人識”。

二、“四位一體”高校院系檔案管理模式

“四位一體”高校院系檔案管理模式是指實體檔案管理、數字化檔案管理、信息網絡化管理、系統維護同步進行。即在進行實體檔案建設的同時，將實體檔案轉換為數字化檔案；把OA、MIS活動中產生的電子檔案下載，打印進行實體保管的同時，轉化成數字化檔案；數字化檔案輸出打印或刻盤脫機保存，進行異地異質實體保存；數字化檔案上傳內外網站，實現檔案信息網絡化。系統維護穿插在檔案建設的每個環節中，實體檔案、數字化檔案、信息網絡化、系統維護四個模塊同等重要地同時進行。

三、“四位一體”高校院系檔案管理系統

“四位一體”高校院系檔案管理系統以檔案學理論為基礎，依托信息服務理論，以二級學院檔案建設為研究對象。該系統由組織建設、設施建設、基礎業務、系統維護四部分構成。本文以河南理工大學某學院為例，對該系統進行說明。

（一）組織建設

組織建設包括機構設置、人員配備、制度制定等內容。該學院設有院系檔案室，制定了各項管理規章制度，配備一名檔案管理員。領導將檔案工作列入學院議事日程，各教研室都有檔案工作的具體要求和內容。

（二）設施建設

設施建設是檔案建設的前提條件，必須要配備符合條件的場地、設施和設備，配備保管檔案的專用庫房、專用柜架、裝備。該學院配備了兩間檔案庫房、200個專用柜架；配有防火、防盜、防高溫、防潮、防霉、防塵、防光、防鼠、防蟲等設施；配有空調、除濕機、防磁柜、溫濕度表、復印機、數碼照相機、掃描儀等設備。

（三）基礎業務建設

1.實體檔案建設

實體檔案是指以紙質、電子、照（膠）片、錄像錄音帶、硬盤等各種載體形式保存的檔案，是檔案資源的基礎。它的建設主要包括收集資料、整理歸檔、檔案日常管理、鑒定、統計、移交、開發利用等環節。該學院規定收集的材料多而細，有收文、發文、機構組織、制度、職責、機制、辦法、規定、計劃、總結、條例等文書類材料，有招生、就業、學籍、黨團員檔案、獎懲、活動、跟蹤調查、論文、設計、試卷等學生類材料和實物，有教材、教學大綱、教改、專業學科增設、教學實習、課堂教學、師資進修等教學類材料和實物，有項目的申報、立項、結項等科研類材料和實物，有會議、參觀、接待、培訓、進修、活動、競賽、展出、講座等活動類材料和實物。學院要求辦公自動化中的電子文檔打印收集，實體存檔，再按類和保管期限整理裝訂成卷，編號歸檔入柜，填寫目錄和備查表，檔案日常管理規范，對各類檔案及其專用設備建有臺賬，對檔案的收進、移出有登記，及時、準確向學校檔案部門填報院系檔案工作統計年報，按規定向學校相關部門移交各門類和載體的檔案資料，定期開展鑒定工作，銷毀檔案建立清冊。制定檢索工具，編研開發實體檔案，建設特色實體檔案展廳，并開展宣傳教育活動。該學院開發了《人名檢索》等檢索工具，編寫了《學院沿革》《畢業生跟蹤調查》等特色檔案，建立了人物檔案室、成果檔案室、實物檔案室等主題特色展廳。

2.數字化檔案建設

數字化檔案是指利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫。檔案數字化的主要內容包括兩方面：一是檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫；二是載體檔案的數字化，如紙質檔案、照片檔案及錄音錄像檔案、電子檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫。檔案數字化建設主要包括建立目錄庫、掃描（收集電子材料）、圖像處理和存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等環節。檔案數字化建設基本程序分為數據的輸入、管理、輸出三個步驟。數據的輸入是把檔案目錄和各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。數據的管理主要做好數字化檔案的借閱管理、權限設置和銷毀管理。數據的輸出：一是將數字化檔案進行統計，輸出打印或制作光盤、硬盤，進行異質備份，實行異地實體保存；二是經嚴格鑒定后上傳OA、MIS、WEB等網頁進行查詢、利用，實現檔案信息網絡化，實現檔案信息資源共享。

3.檔案信息網絡化建設

信息網絡化是指將檔案信息在網絡中管理、傳輸、檢索和利用。檔案數字化和網絡化建設促使檔案信息化，使檔案實現從封閉管理模式轉變為開放服務模式，實現檔案信息的利用從點到面的覆蓋，實現檔案服務社會的責任。

（四）系統維護

系統維護是檔案實體和信息安全的保障，包括基礎設施的日常維護和實體檔案、數字化檔案和信息服務網站的維護。檔案信息安全一是指檔案實體的安全，不損毀、不丟失；二是指檔案信息的安全，不失密、不泄密；三是指檔案的完整齊全并盡量延長檔案實體和信息的保存時限。

確保檔案信息安全基礎設施是硬件，制度規范是軟件。該學院首先按照“四位一體”高校院系檔案管理系統建立了自評管理辦法，對檔案管理的每個環節都設制評估要求；針對安全要求制定了《檔案安全應急預案》《檔案安全管理辦法》，配備相關安全設施。

在基礎設施的日常維護上，堅持每日檢查庫房安全和設備運行，及時進行維護。在實體檔案方面做到對有破損的紙質檔案、照片檔案進行裱糊和修復，字跡褪色、照片褪色用顯字液把褪色字跡、褪色照片恢復過來；錄音帶、錄像帶豎放，每年進行1~2次倒帶，釋放內部張力，檢查音質和畫面是否失真；對整理好的檔案進行消毒處理；檔案柜里放有防霉、防蟲藥物等。在管理方面，建立登記臺賬，做到賬目與實物相符；紙質檔案采用了多套制，借閱使用備查卷；實行紙質文件與電子文件一并歸檔，長期保存的紙質文件掃描成電子文件，網上的電子文件下載轉換成紙質文件脫機保存；利用時不提供原件，只提供電子文件。對數字化檔案的維護一方面做好對信息自身和載體的維護，實行異地異質備份；另一方面采用身份驗證、簽署協議、加密技術、設置權限、防火墻等先進技術維護檔案信息及管理系統的安全。信息服務網站的維護，確保網絡系統軟、硬件升級、數據遷移的安全，確保網絡系統的暢通，對來自病毒的侵襲、黑客的入侵、拒絕服務、密碼破解、網絡竊聽、數據篡改、垃圾郵件、惡意掃描，大量的非法信息堵塞合法的網絡通信等情況，能迅速處理，恢復網絡系統正常運行；減少人為的失誤，防范網絡軟件本身的漏洞對系統造成的威脅。

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責編：一蕭