如何進行基層國土所的檔案管理

摘 要 國土資源所檔案是基層國土資源所在從事基層國土管理活動的各項工作中形成的，具有保存價值的文字、圖件、聲像等文件資料，它是國土資源管理活動的真實記錄。泉口國土資源所歷年來各項用地數(shù)據(jù)都十分重要，它詳細記錄了各項目建設(shè)占用土地的情況，土地分類的變化及每一宗房地產(chǎn)的土地權(quán)屬來源，交易變化過程，是土地確權(quán)、土地權(quán)屬管理、土地利用規(guī)劃和執(zhí)法監(jiān)察等國土工作的科學(xué)依據(jù)。

關(guān)鍵詞 國土資源 檔案管理

國土資源所檔案是基層國土資源所在從事基層國土管理活動的各項工作中形成的，具有保存價值的文字、圖件、聲像等文件資料，它是國土資源管理活動的真實記錄。泉口國土資源所歷年來各項用地數(shù)據(jù)都十分重要，它詳細記錄了各項目建設(shè)占用土地的情況，土地分類的變化及每一宗房地產(chǎn)的土地權(quán)屬來源，交易變化過程，是土地確權(quán)、土地權(quán)屬管理、土地利用規(guī)劃和執(zhí)法監(jiān)察等國土工作的科學(xué)依據(jù)。

一、泉口國土資源檔案管理工作現(xiàn)狀

國土資源檔案信息量大，種類繁多，目前，我所共存儲各門類檔案共12476卷（件、冊），其中：文書檔案713件（卷），業(yè)務(wù)檔案11336卷（其中建設(shè)用地檔案1083卷，地政地籍檔案7619卷，地籍調(diào)查檔案2634卷），照片檔案413張，實物檔案11卷，科技檔案2卷，電子檔案1個，共錄入數(shù)據(jù)31604條。

二、檔案管理中存在的問題

1、對檔案管理工作崗位的偏見。

檔案管理總是默默無聞的工作，甚至有人認為是十分清閑的崗位，無業(yè)務(wù)知識可言。我曾聽人說\"檔案管理嘛，只要領(lǐng)導(dǎo)找資料的時候能夠及時找到就行了\"，在外人看來，檔案工作就是\"安置型\"工作。其實這都是外行對檔案管理崗位的誤解。檔案管理工作其實是非常復(fù)雜、煩瑣，而且業(yè)務(wù)性很強的專業(yè)性工作，需要人的細心、耐心和安心。

2、檔案收集欠齊全。

檔案管理工作關(guān)鍵的一條就是領(lǐng)導(dǎo)要重視，提高廣大干部職工的檔案意識。我所以往許多同志對檔案管理工作認識不足，普遍認為土地管理工作是我們的天職，檔案管理的好壞與土地管理的關(guān)系不大，缺乏一定的檔案意識，以致工作做了許多，留下的資料卻不全，給土地管理工作帶來不少麻煩。泉口國土資源所是業(yè)務(wù)性較強的單位，有的領(lǐng)導(dǎo)往往只重視地籍檔案，片面地認為文書檔案歸檔與否關(guān)系不大，檔案意識不強。還有各辦公室使用的設(shè)備檔案，設(shè)備使用說明書大多在辦公室里使用，不愿意歸檔，另外還有照片檔案收集的不齊全。

3、基礎(chǔ)設(shè)施不完善，無法滿足實際需要。由于基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，普遍存在檔案室設(shè)備簡陋、設(shè)備陳舊的現(xiàn)象，部分單位不能修建專門的檔案室，控溫降溫設(shè)備不健全，導(dǎo)致很多檔案損壞，不能維護歷史本來面貌，給查找利用帶來諸多不便。

4、資料歸檔不完整，不能實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范化管理。檔案管理員在歸檔過程中，往往只重視業(yè)務(wù)層面的檔案收錄，忽視了工作總結(jié)、創(chuàng)建材料、各類責(zé)任狀、會議記錄等材料的整理歸檔，沒有形成檔案管理的完整意識，甚至有些單位在裝訂檔案的過程中，缺乏時間觀念，大量檔案積壓，再加之沒有案卷交接記錄，存在遺失問題。

5、檔案管理者的素質(zhì)有待進一步提高。檔案管理工作是一項專業(yè)工作，檔案管理者必須具備較好的專業(yè)素質(zhì)才能勝任。一些單位安排文化層次低、年齡偏大的屬于“安置型”人員擔(dān)任，再加之管理人員對檔案管理工作的重要性和責(zé)任性認識不夠，對檔案管理規(guī)范缺乏深入細致的分析，存有應(yīng)付了事的現(xiàn)象，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求。

三、如何規(guī)范、完善檔案管理工作

1、加強檔案管理意識是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、完善化的基礎(chǔ)。

荊門市國土資源局泉口土管所成立于1986年12月，自成立以來檔案管理工作始終是我所工作重點之一。近年來，在檔案局、市局和分局的指導(dǎo)幫助下，根據(jù)《湖北省檔案管理條例》的精神，我所不斷完善檔案管理制度，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理建設(shè)初具規(guī)模，并逐步探索出檔案管理規(guī)范化的新路子。

首先，檔案人員要有高度的責(zé)任感，嚴肅認真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。作為檔案人員首先要靠自己，要主動有所為，以貢獻求支持，以效率求發(fā)展，努力在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的工作業(yè)績。其次，利用《檔案法》、《檔案法實施辦法》在全所范圍內(nèi)展開廣泛加強檔案管理、保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設(shè)，提高對檔案工作重要性的認識，提高全所干部職工的檔案意識。

2、提高檔案工作人員的素質(zhì)是實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、完善化的前提。

檔案工作人員要自覺樹立愛崗敬業(yè)精神，認真遵守\"忠于職守，維護史實，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務(wù)\"的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本，無私奉獻，不斷培養(yǎng)實干精神和嚴謹、細致、認真的工作作風(fēng)。要明確檔案工作者的職責(zé)任務(wù)，既做好檔案收集和保管工作，又要為基層和群眾提供最優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

檔案部門也要積極加強各項業(yè)務(wù)培訓(xùn)、實地培訓(xùn)、分類培訓(xùn)等多種方式，還可創(chuàng)造條件邀請檔案學(xué)專家學(xué)者來本地講解新的或重點檔案業(yè)務(wù)知識。安排專職檔案干部定期或不定期上門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在具體的工作中要注重收集、整理、保管等方面的分類指導(dǎo)，同時接受檔案員的業(yè)務(wù)咨詢。積極組織與其他單位的檔案員相互交流工作方法和經(jīng)驗，取長補短，共同提高。

（作者單位：湖北省荊門市國土資源局泉口管理所）