淺談中小企業培訓外包過程控制

摘 要 在中國小企業資源缺乏或不具優勢的情況下，為了提高企業效率，贏得競爭優勢，企業選擇將某些職能如人力資源中的培訓外包給專業培訓機構。外包逐漸成為企業追求績效的重要途徑之一。本文分析了培訓外包管理過程的控制流程，為廣大中小企業提供參考。

關鍵詞 外包 培訓外包 過程控制

20世紀以來，隨著經濟的發展，諸多組織追求績效的途徑不斷增多，其中外包就是可采用的增值途徑。外包過程作為現代商業社會專業化分工越來越細、商業模式不斷創新的必然產物，為企業帶來了更專業的能力和更經濟的成本。但很多企業對外包過程認識不清，管理混亂，沒有實現預期效果，也影響了我國外包行業的發展。

一、外包過程

《ISO9001：2008質量管理體系 要求》標準中4.1條款中注2的定義是“外包過程是指組織內部質量管理體系的需要，組織決定由外方實施的過程?！奔雌髽I將產品形成過程中的某個（或某些）過程，委托給具有該過程能力的其他組織代為完成的過程。標準在“4.1總要求”中規定“組織如果選擇將影響產品符合要求的任何過程外包，應確保對這些過程的控制。對此類外包過程控制的類型和程度應在質量管理體系中加以規定”。

二、中小企業培訓外包的主要意義

1、降低成本，節約時間，提高效率。

由于中小企業很多都沒有專業的人力資源部門，沒有系統的人事制度以及完整的內部培訓管理機制，在管理人事、招聘、培訓、考核方面需要花費大量的財力、精力和時間，而且因為不專業性，最后的得到的結果往往讓人失望。如果找一家結合招聘、培訓為一體的專業公司來做這些事務，企業就可以從繁瑣的事務中解放出來，從而去關注對企業利益更高的專業工作。

2、 集中力量、資源關注重點。

由于財力、人員結構、規模的限制，中小企業不可能對企業自身每個方面都能給予同等關注，而往往關注的是對自身有發展的競爭優勢。比如說一個企業它自身體的強項是產品開發，但銷售人員流動性大，需要經常開展培訓，而培訓是它的比較弱的一部分，沒有專門教師，周期短，經費高，而這個時候，企業就比較適合于培訓外包。

三、中小企業外包過程管理中存在的問題

雖然培訓外包給企業帶來了種種好處與便利，但是也存在很多風險。如果企業可以在外包培訓實施階段，進行跟蹤、評估，根據本身企業的實際情況進行調整，那么可以把風險降低到最小。中小企業外包合同中可能出現的問題有：

1、過分注重成本而忽視服務質量

部分中小企業管理人員簡單地認為外包就是采購，就是要控制成本。正是基于對成本的考慮，中小企業客戶往往希望以最低的價格獲得服務，因而會盡可能低的壓低外包方的產品或服務價格。這樣，外包方可能會為了承接外包業務，會在接收低價格的同時降低質量，最終導致雙方都沒有達到最優。

2、合作前缺少對外包方的有效認識

通常對外包方的考核指標可以分為產品或服務質量、價格、信譽、專業技術知識、業務管理能力等等。其中，外包方的知識以及業務管理能力顯得尤為重要。許多中小企業外包失敗的部分原因是因為對外包方事先的“摸底”不夠，一定程度上導致了中小企業外包的失敗。

3、缺乏監控

不少中小企業管理人員認為實行外包之后就可以徹底減負，工作直接交給方去做，自己只需要看看結果就可以了。這就使得工作出現“脫節”，發現和解決問題具有一定的滯后性，發現問題時可能為時已晚，造成違約。

四、培訓外包過程的控制方法

培訓外包過程的控制方法可以依據企業對“采購”過程和相關過程控制相結合來實施。

首先，企業應根據培訓過程的特點、對企業管理的影響程度及其涉及的風險，采取不同的控制措施，并在相關文件中作出規定。不能一刀切，都實施嚴格的控制，導致監控成本增加，或者都予以忽視，實行放任管理。

其次，任何外包過程都應將外包方作為采購過程的供方，按企業質量管理體系的要求對外包方進行外包能力的調查和評價，并保持調查和評價記錄，作為對外包過程實施控制的證據之一。應要求向外包方提出外包過程控制的相關要求，如對有的外包方提出質量管理體系要求、法律法規要求、培訓過程目標的要求、培訓人員能力的要求、設備的要求、課程內容的要求、培訓效果、考核及評價的要求等，并規定外包方應提供的證據及其具體內容、頻次和方式。需要時，可以派出代表進行跟蹤，或以定期、不定期檢查和監督等方式予以監控。這些要求在外包合同中或通過制定詳細的作業文件明確。

最后，根據結合相關過程實施控制。比如如果企業將設計和開發過程外包，應對設計策劃、設計輸入、設計輸出、設計評審、設計驗證、設計確認、設計更改等采取有效的控制措施?？刂频囊?、方法是否結合外包過程的具體特點確定，并在外包合同中作出明確規定。如果外包過程中有特殊過程，應按照標準7.5.2的要求，對過程的確認、過程工藝參數的監控進行控制。根據外包過程對最終產品質量的影響程度，與外包組織協商、確定對特殊過程的監控要求、方法，并在外包合同中作出明確規定。

很多中小企業的老板憑借“天道酬勤”的理念，日夜操勞，事無巨細，事必躬親，成天搞得焦頭爛額，疲憊奔命，但效益還是上不去，不善管理一個根本的問題。而培訓外包恰恰有助于問題的解決，可以縮短我們現在與優秀企業水平的差距；可以大大地提高我們的人員能力，增強員工凝聚力，可以減低營運成本。一言以蔽之，外包可以提高中小企業的績效，提高質量體系運行的有效性。

參考文獻：

[1]袁永華.曲中兵.韓英 職業技術學院實施2000版ISO9001標準經典案例[M].北京：標準出版社，2004.

[2]袁永華.應用PDCA循環規范高效內部質量管理體系審核[J].致富時代（下旬刊），2011（3）.

（作者單位：湖北三峽職業技術學院）