關(guān)于對檔案鑒定作用的分析

文/杜爾伯特蒙古族自治縣物價局 齊紅晶

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關(guān)于對檔案鑒定作用的分析

文/杜爾伯特蒙古族自治縣物價局 齊紅晶

【摘要】鑒定工作在檔案的形成過程中起關(guān)鍵作用，決定文件是否轉(zhuǎn)為檔案以及檔案的“精、全”質(zhì)量。本文主要對檔案鑒定的作用進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】檔案；鑒定；作用

一、鑒定在檔案形成中的關(guān)鍵作用

檔案是具有保存價值的文件，社會活動中形成的文件是否能保留轉(zhuǎn)存為檔案是人們鑒定選擇的結(jié)果，文件進(jìn)入檔案領(lǐng)域要經(jīng)過鑒定這一關(guān)的資格審查，保管期滿的檔案文件也會通過鑒定這樣的手段決定存毀，鑒定掌握檔案的生殺大權(quán)，決定著文件的生命期。社會活動形成的文件當(dāng)它們沒有成為檔案時，其占有者可以處置或者任其自生自滅，只有成為檔案后才進(jìn)入“安全港”。選留文件和劃分保管期限是鑒定工作的職能，通過科學(xué)的鑒定才能把有價值的文件轉(zhuǎn)為不同保管期限的檔案，使人類活動的知識信息精華得到有效保存?？v觀所有檔案館、室的檔案都是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)過鑒定保存起來的不同內(nèi)容、不同形式和載體文件材料，從這個意義上說，如果沒有鑒定工作，所有文件都不能成為檔案，因此，鑒定是形成檔案的關(guān)鍵。

二、鑒定是檔案管理的起點和終點，并貫穿在檔案管理的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之中

對收集工作而言，先要有歸檔范圍和檔案標(biāo)準(zhǔn)（歸檔文件的內(nèi)容價值劃分標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)），這樣才能區(qū)分檔案與非檔案文件，才能有的放矢地進(jìn)行收集，因此鑒定工作在先，對收集工作起控制收集范圍和收集質(zhì)量的作用，當(dāng)文件收集之后，經(jīng)過歸檔鑒定才能成為檔案，由此可知，鑒定工作是收集工作的先導(dǎo)和關(guān)卡。在檔案整理工作中，需要按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分不同價值的文件，劃分不同保管期，在此基礎(chǔ)上按照檔案整理的工作程序進(jìn)行分類組合和排序的系統(tǒng)化整理，所以鑒定工作滲透在整理工作之中。檔案編研工作的“選材”要對所選取的材料進(jìn)行真實性、原始性、完整性的鑒辨，決定取舍，所以編研工作的選材取材過程也是根據(jù)編研需要進(jìn)行鑒定選擇的過程。鑒定與利用也有關(guān)系，檔案具有內(nèi)部性，利用范圍要受限制，歷史檔案的開放利用要經(jīng)過鑒定，文件的定密與解密要進(jìn)行鑒定，電子檔案的傳送流通也要經(jīng)受一定的審查鑒定，所以鑒定工作對檔案的利用范圍起控制作用。

通過以上分析可知，鑒定工作不僅決定了檔案的起點和終點．而且存在于檔案業(yè)務(wù)的其他環(huán)節(jié)之中。

三、鑒定是優(yōu)化檔案、提高檔案管理效益的杠桿

我國檔案優(yōu)化問題日益突出。在檔案館的建立發(fā)展時期，為了豐富館(室)藏和利用工作，經(jīng)過幾十年積累，檔案的龐雜和管理效益的矛盾就表現(xiàn)出來了。造成檔案龐雜的原因是多方面的：一是因為基層部門檔案人員缺乏鑒定專業(yè)知識，歸檔鑒定工作質(zhì)量不高，致使低值文件和非檔材料混入檔案；二是缺乏監(jiān)督和復(fù)查措施，致使檔案優(yōu)化難以保障；三是時過境遷，許多原來有用的檔案逐漸失去效用。如果庫存檔案鑒定工作長期停滯，只進(jìn)不出就會使問題越積越多。許多老企業(yè)和事業(yè)單位的檔案已爆滿，庫房的圖紙、材料塞得無法周轉(zhuǎn)，有些機關(guān)將多年積累未經(jīng)鑒定的工作材料存放在櫥頂上、走廊的紙箱中。許多檔案館有不少待鑒定、待銷毀復(fù)查的檔案文件，一方面低值和失效檔案充斥，另一方面社會需要的檔案又殘缺。機構(gòu)撤并和人員精簡更加重了原來的工作負(fù)擔(dān)。只有通過鑒定才能及時清除無用材料，消腫減負(fù)，提高管理效益。鑒定工作經(jīng)常化、程序化才能優(yōu)存劣汰，使檔案整體優(yōu)化，并使檔案部門的管理走上良性的可持續(xù)發(fā)展的道路。

鑒定對檔案優(yōu)化的作用不僅表現(xiàn)在對無用文件的清除方面，更體現(xiàn)在對檔案結(jié)構(gòu)的調(diào)整和有用文件增補方面，發(fā)揮存精去朽的雙向作用。

四、鑒定工作是對現(xiàn)代文件系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控管理的必要手段

廣義的檔案鑒定理論認(rèn)為，鑒定工作不是傳統(tǒng)概念上的檔案管理后置環(huán)節(jié)．它是文件系統(tǒng)中進(jìn)行檔案選留和監(jiān)控管理的一種機制和功能，這項工作貫穿在文件管理的全過程，涵蓋各種內(nèi)容和載體的文件，由文件生命全程各階段的管理人員共同完成。這項工作通過建立并實施文件歸檔范圍與價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)，歸檔工作連鎖責(zé)任制和約定的工作程序及相應(yīng)的工作手段來實現(xiàn)既定工作目標(biāo)。從宏觀上來說．鑒定工作就是對現(xiàn)代文件流程進(jìn)行監(jiān)督控制的一種手段，它要對文件中具有保存價值文件和不具有保存價值文件進(jìn)行分流，以實現(xiàn)對失去效用文件的淘汰和檔案的選留，要對具有檔案價值文件的質(zhì)量和使用范圍進(jìn)行監(jiān)控，在電子文件操作系統(tǒng)中，將鑒定標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化成自動識別程序，使電子文件系統(tǒng)能自動控制文件流向，控制使用范圍，截留應(yīng)歸銷文件并自動組合成電子檔案。通過以上分析，鑒定工作是檔案管理部門應(yīng)對現(xiàn)代文件管理變化挑戰(zhàn)的必要手段。

五、鑒定工作是適應(yīng)改革形勢和機構(gòu)人員變動的必要措施

我國基層檔案部門長期以來檔案只進(jìn)不出情況較為普遍，老的檔案人員調(diào)離或退休．在簽定工作方面的欠賬給后任者帶來很大負(fù)擔(dān)。改革形勢下機構(gòu)和人員變動頻繁，人員精簡，機構(gòu)變動。龐雜的檔案造成管理上的種種問題，尤其是破產(chǎn)企業(yè)和撤銷機關(guān)的檔案，處理起來十分困難，有的單位就將檔案“打包”交給檔案館，成了一種包袱。在改革形勢下，鑒定工作尤顯重要，需要及早抓緊做，不留欠賬，以適應(yīng)社會變動的需要。

綜上所述，鑒定的作用主要是通過鑒辨文件的保存價值確定其取舍，對有保存價值的文件而言，鑒定是它們通向檔案殿堂的通道、橋梁，這也是積累檔案財富，選留人類社會活動信息精華的手段。對無用的或失效的文件而言，鑒定就是一塊擋板。通過鑒定不斷存入和積累有用文件，又不斷淘汰無用文件，使檔案成為人類的珍貴信息資源和文化遺產(chǎn)，同時也實現(xiàn)了對各類文件的有效管理。

【參考文獻(xiàn)】

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