知識管理導(dǎo)向檔案管理綜述

摘 要：推行知識管理模式下的檔案管理，是企業(yè)或其他組織檔案管理發(fā)展的必然趨勢。由于現(xiàn)行模式下的檔案管理有很多缺陷，已經(jīng)無法滿足大眾對信息的需求。因此，本文就是幫助了解知識管理和檔案管理的實(shí)質(zhì)，正確認(rèn)識現(xiàn)行模式下檔案管理缺陷和知識管理下的優(yōu)勢，提出知識管理下的檔案管理措施，來優(yōu)化檔案管理模式，促進(jìn)管理結(jié)構(gòu)調(diào)整。

關(guān)鍵詞：檔案管理；知識管理；資源

作者簡介：阿木日汗（1982.02-），男，內(nèi)蒙古巴彥淖爾市人，大學(xué)本科，檔案管理方向。

[中圖分類號]：G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2014）-27--01

顧名思義，知識管理是把知識作為核心，通過對知識本身、與之有關(guān)的許多資源及無形資產(chǎn)進(jìn)行管理。而檔案管理是通過記錄人們生產(chǎn)生活中的實(shí)踐活動，對生活中的信息和知識進(jìn)行管理。知識管理導(dǎo)向檔案管理目的就是突破現(xiàn)代模式下單一的檔案管理模式，將常規(guī)的被動管理、紙片倉庫式管理變成了電子信息化管理，增強(qiáng)了檔案的互動、共享、有效使用，這不但使檔案管理工作變得靈活有趣，而且提高了檔案的利用價值。

1.現(xiàn)行的檔案管理模式的缺陷

1.1靈活性差

現(xiàn)行的檔案管理模式基本繼承史料管理方式，送來的資料就存檔，基本上是通過文字、圖案記錄在紙片上，將檔案變成了一個存放借取倉庫。再者，檔案管理人員的觀念相對死板，阻礙了信息化檔案的發(fā)展。工作人員只是將送來的檔案整理、編目、排序、存放靜態(tài)放置，導(dǎo)致知識信息孤立、傳遞慢，而在知識經(jīng)濟(jì)滲透到檔案領(lǐng)域的今天，這樣的管理方式顯然不靈活。

1.2 局限性大

按照現(xiàn)在的管理模式，對于沒有完結(jié)的文件以及動態(tài)的知識是不重視的，對于檔案的使用范圍以及實(shí)效性是有限制的，對于信息只是簡單的整理信息的利用率是低下的，這些對檔案的管理方式都有悖于現(xiàn)代開放性的知識經(jīng)濟(jì)環(huán)境，無法適應(yīng)時代潮流，最終只能成為一個冗余的部門。

2.知識管理導(dǎo)向檔案管理的優(yōu)勢

2.1利用率高

首先，知識管理下的檔案管理人員素質(zhì)提高。知識管理以原有的檔案信息管理平臺作為跳板，強(qiáng)化了員工的數(shù)據(jù)分析能力和思維能力，提高了管理人員計算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)通訊技術(shù)水平，把檔案管理人員從一個“看門者”變成了“信息中介”，懂得在最適當(dāng)?shù)臅r機(jī)與上級溝通，在需要分工合作的時候與其他部門通力完成，最終實(shí)現(xiàn)知識共享。其次，檔案資源結(jié)構(gòu)多樣化。檔案不再局限于紙質(zhì)稿。隨著軟盤檔案、多媒體檔案、聲像檔案等檔案的形式多樣化后，單位的各個部門可從這個開放性的電子資源直接搜索關(guān)鍵字，即可獲得檔案資源，而且電子檔案可重復(fù)利用，加快了檔案重保存向重利用的發(fā)展腳步，大大提高了檔案的利用率。

2.2易激發(fā)潛在知識

一個檔案庫就像一個知識庫，知識庫強(qiáng)調(diào)的是開放性、交互性，但是除了教導(dǎo)檔案管理人員手中的顯性資料，還有在其他工作人員中巨大的隱性資料，表現(xiàn)為工作經(jīng)驗教訓(xùn)等，正像庫珀說過員工的重要性就體現(xiàn)在工作人員之間用一些秘密的知識合作，共享知識，孕育出新的知識。知識管理下的檔案管理可以通過實(shí)名制貢獻(xiàn)資料獲得內(nèi)部工作者的認(rèn)同贊揚(yáng)來激發(fā)員工為單位奉獻(xiàn)潛在知識，也可通過外在獎勵，如紅包、獎金、員工股份等獲得潛在知識，只有讓知識庫變成一個有活力的河流，才能促進(jìn)發(fā)展、不斷進(jìn)步。

3.知識管理導(dǎo)向檔案管理注意點(diǎn)

3.1提高安全性、技術(shù)性

電子當(dāng)然雖然快捷方便，循環(huán)使用能力強(qiáng)，但信息儲存實(shí)體和信息使用流程也存在危險性。檔案人員應(yīng)做好庫房安全措施，密切注意檔案安全和保密性。很多檔案的建立是為了業(yè)務(wù)的處理，業(yè)務(wù)檔案有客戶需求、滿意度和與之相關(guān)的內(nèi)部機(jī)密。對于檔案管理人員，應(yīng)該明確職責(zé)與紀(jì)律，做到工作有力，程序嚴(yán)謹(jǐn)、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活。同時，也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案行政部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)、后續(xù)監(jiān)督等，重視對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，定期訓(xùn)練其科技知識學(xué)習(xí)、邏輯思維能力、強(qiáng)大的學(xué)科背景，不僅能提取檔案中有效信息，還能聚變爆發(fā)新知識，產(chǎn)生新思維。

3.2 加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)

在知識經(jīng)濟(jì)時代，最重要的無疑是智力財產(chǎn)。首先，領(lǐng)導(dǎo)人要看到隱性知識的重要性，沒有隱性知識的利用，生產(chǎn)活動就沒有創(chuàng)新。其次，如何保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)和檔案管理創(chuàng)新是相互影響的，單位可制定行政措施、懲戒手段來激發(fā)員工知識創(chuàng)新，風(fēng)險隱性資源實(shí)現(xiàn)知識共享。而資源共享也正是知識管理的最終目標(biāo)。

4.知識管理導(dǎo)向檔案管理意義

檔案管理對于任何單位來說都是重要的，是單位健康發(fā)展的必要條件，是激發(fā)員工積極性，提高員工工作質(zhì)量的源泉。知識管理是檔案信息管理的高級階段，它不是簡單地繼承傳統(tǒng)史料檔案管理法，而是以人為本，對其進(jìn)行科學(xué)分析、系統(tǒng)提取重要信息，增加新的信息儲存，提高檔案利用價值，為單位發(fā)展走向提供參考。它是一種智能化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的現(xiàn)代化，滿足時代發(fā)展需要。

結(jié)束語：

知識管理下的檔案管理是一個全方位多角度的新型管理模式，在這種模式下，可以摒棄傳統(tǒng)檔案管理的機(jī)械死板，可以激發(fā)創(chuàng)新新知識，把知識庫變成一個活力源泉。新型管理模式將以人為主體，把知識相關(guān)資源重新整合、提取有效信息，對單位核心競爭力起著不斷改善作用，對單位發(fā)展起長足作用。但由于投入資金大、成本高等多方因素，這種模式并沒有被所有單位重視。只有認(rèn)識到知識管理的優(yōu)勢和對其長遠(yuǎn)發(fā)展的巨大推動作用，才能將檔案管理推向新臺階。

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