淺談新時期如何做好檔案管理

李君彥

[摘 要] 隨著社會經濟和信息技術的迅速發展，檔案管理工作的重要性越來越突出，同時也給新時期的電子檔案工作提出了更高的要求。本文主要分析新時期檔案管理工作中存在的問題，并提出相應的解決策略，希望能夠為新形勢下的檔案管理改革提供新思路。

[關鍵詞] 檔案管理； 問題； 策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 01. 074

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）01- 0132- 01

檔案管理是一項專業性和機密性都比較強的工作。因此，相關人員應該充分認識到檔案管理工作的重要性，解決好檔案管理工作中遇到的問題，充分給予人力、物力和財力扶持，提高檔案管理的質量和效率。作為信息的重要載體，檔案管理工作對資源開發也有著重要作用。因此，應該提高檔案管理人員的管理水平，建立健全高效的檔案管理制度，改進檔案管理手段，切實做好新時期檔案管理工作。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理人員管理能力不強

由于從事檔案管理工作的大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，因而大都對檔案的重要性認識不足，對檔案管理的具體工作還不夠了解，業務能力不強，不能適應新形勢的發展要求。再加上很多檔案管理人員身兼數職，無法全心投入檔案工作中，在日常的檔案管理工作中往往容易敷衍了事，嚴重影響了檔案管理水平。

1.2 硬件設施不齊全

現在很多檔案室中還缺乏必要的檔案管理硬件設施，甚至個別單位沒有專門的檔案室，或者有的檔案室狹小潮濕，不利于檔案的保存，使得很多檔案發生霉變和蟲蛀，不僅影響檔案的美觀整潔，也使得很多檔案殘缺不全。此外，還有很多檔案管理單位沒有配備齊全統一的檔案袋，不利于檔案的保存。

1.3 對檔案管理工作不夠重視

一直以來，很多檔案管理人員甚至是部分領導干部都對檔案工作存在一些錯誤認識。他們認為檔案管理工作不能給公司創造經濟效益，且平時的工作也就是抄抄寫寫和整理文檔，只要檔案不丟失、不泄密，能夠應付外調或查檔就萬事大吉。他們沒有認識到檔案管理工作的重要性，對檔案工作也缺乏足夠的了解，因而無法適應新時期檔案管理的要求。

2 新時期做好檔案管理工作的建議

2.1 提高員工業務素質

隨著信息技術和計算機網絡的迅速發展，在檔案管理工作中應用信息技術已經是大勢所趨，新的發展與變化必然給檔案管理人員的業務知識、科學知識以及管理和操作能力帶來新的挑戰。因此，檔案管理人員要適應這種新的發展形勢，必須加強培訓，促進業務素質的提高，使之既能掌握新技術，又能熟悉檔案管理的專業知識。首先，要開辟多種渠道對員工進行培訓，為檔案專業人員提供全面系統的培訓，根據員工的不同崗位和不同業務水平盡可能采取多種形式對員工進行針對性培訓，做到學用結合、按需施教，重視培訓的時效性。其次，加強對檔案管理人員的監督和教育。檔案人員應該充分認識到檔案工作的重要性，加強員工的工作責任心；加強對檔案工作領導的檢查和考核，尤其是那些機密文件的檔案管理人員，要增強保密意識，確保檔案管理安全可靠。最后，完善繼續教育制度和員工激勵制度。要提高檔案管理人員的業務素質，就應該鼓勵員工進行繼續教育，通過繼續教育，員工能夠更新自己的理論知識和業務知識，從而做到理論與實際相結合，提高業務素質與業務能力。

2.2 提高檔案管理水平

新形勢下，面對日益復雜的檔案管理工作，必須提高員工檔案管理水平。首先，要提高檔案管理水平，就必須讓員工掌握科學、規范的管理技能。計算機技術已應用于生產和工作的各個方面，為生產和工作提供了極大便利，提高了工作效率，檔案管理工作也應該與時俱進，推進檔案管理工作的數字化和信息化。這既是新時期對檔案管理工作的要求，也是檔案管理人員努力的方向。因此檔案管理人員必須學習和掌握現代科技手段和先進管理技術，適應檔案管理工作的新要求。其次，要提高檔案管理水平，還必須學會使用現代信息技術。檔案是信息資源的集合，是歷史的真實記錄。要對浩如煙海的檔案進行管理，就應該積極采用計算機等現代科技手段，對檔案資料進行整理和保存。既能夠降低員工的工作量，充分發揮計算機的管理優勢，還能夠提高員工工作效率，促進管理水平的提高。

2.3 加強對檔案管理工作的重視

對檔案管理工作有足夠的重視是做好檔案管理工作的重要前提。要加強對檔案工作的重視，最重要的是領導要對檔案工作產生足夠的重視。只有得到領導重視和支持，工作才能開展得更順利。首先，檔案管理人員必須愛崗敬業，認真做好本職工作。檔案人員要熱愛檔案工作，努力學習和鉆研業務知識，不斷提高管理水平，贏得領導的重視和尊重。其次，應樹立大局意識和服務意識。檔案管理人員要樹立大局意識和服務意識，緊緊圍繞做好檔案管理工作這一中心，樹立服務意識和責任意識，做好檔案管理工作，從而為領導和相關科室提供及時準確的檔案信息，先樹立檔案管理工作的良好形象，再獲得各級領導對檔案管理工作的重視。

總之，在新的歷史時期，隨著信息技術的迅捷發展，檔案管理人員必須與時俱進，樹立新觀念，學習新技能，把對檔案管理工作的重視提到新的高度，明確自己的責任和義務，盡職盡責行使檔案管理職責，利用現代先進的管理技術，科學規范地進行檔案管理工作，才能適應檔案事業發展的需要，做好檔案管理工作，實現檔案管理工作的自身價值。