淺談煙草企業供應商管理存在的問題與對策

朱如亮

[摘 要] 良好的供應商管理不但可以降低企業采購成本、提高采購效益，還可以提升企業的核心競爭力。本文結合實際情況，分析總結煙草企業在實施供應商管理當中存在的問題，并從構建目錄分類、建立交流機制、運用動態評價、強化監督管理等角度提出了完善供應商管理工作的對策和建議。

[關鍵詞] 煙草企業； 供應商； 管理； 問題； 對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 01. 057

[中圖分類號] F273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）01- 0107- 02

供應商管理是指對供應商的了解、選擇、開發、使用和控制等綜合性管理工作的總稱，是企業降低成本、提高質量、保證貨源供應持續穩定的途徑，在采購工作中占據了重要的地位。近年來，隨著國家煙草局提出“精益管理”的理念，煙草企業在采購管理方面的重心逐漸從全面推行公開招標轉向了供應商管理，并從制度、流程、標準等方面做了大量的硬約束。但在實踐中發現，從宏觀程序性的規定轉化為實踐操作層面的規范管理行為還存在一定的問題，需要不斷地完善與改進。筆者結合在煙草企業采購管理的工作經驗，重點對如何有效提升供應商管理水平進行分析探討。

1 煙草企業供應商管理存在的問題

（1） 對供應商的準入條件設置不合理。目前，煙草企業主要是通過公開招標方式來實現供應商的準入，準入條件在招標文件中進行設置。相比一些大型制造企業，多數煙草企業在招投標方面經驗不足、專業性有所欠缺。在設置準入門檻時往往容易出現一些地域性、排他性等不合理的條件，使得最終入選的供應商很多都是些所謂的“老面孔”，對企業優化供應商結構、增強競爭能力帶來了不利的影響。

（2） 日常管理缺失，對供應商信息收集滯后。實際工作中，企業職能部門更多的是關注供應商的產生過程，一旦其入選成為企業的供應商，則很少通過建立信息聯絡制度或定期召開溝通會議的形式來了解、管理供應商。然而供應商的經營狀況是經常變化的，可能會出現財務惡化、資質降低、生產能力下降等問題，在合作中加大違約風險。

（3） 缺乏有效的供應商評價和激勵機制。沒有合理的績效評價和激勵措施，將會影響雙方長期合作關系的維持和發展。在實際工作中，有些煙草企業沒有建立客觀有效的供應商績效評價體系；有些雖已建立，但不完整，從而導致供應商的評價不全面；還有些進行了評價卻沒有采取有效激勵措施，一定程度上挫傷了供應商的積極性。這些做法都影響了煙草企業與供應商關系的進一步發展。

（4） 監管的介入深度不夠。煙草企業的監管部門一般由監察、法規、審計、財務4個部門組成。從實際執行來看，對供應商管理的監管重點基本放在了招投標過程的公開、公正、公平上，而對于準入資質的合理性、日常行為管理、動態評價方案、評價小組組成、評價結果應用等重點環節，或沒有實質性介入，或對各自的監管內容不明確，監督往往流于形式。

2 完善煙草企業供應商管理的對策

2.1 建立標準，組建認證小組，開展準入資質認證

設置合理的準入條件是選擇好供應商的第一步。一方面，采取“跳出煙草看煙草”的思路，在學習借鑒其他行業所設置的供應商資格條件基礎上，從注冊資本金、資質證書、質量體系、業績水平、服務范圍等角度，梳理出每一類供應商準入條件的標準文本，為不同的單位和人員提供參考；另一方面，組織對資格條件進行認證。煙草企業是一個綜合性的單位，有企業管理、經濟信息、物流配送等部門，各自對所在的條線工作較為熟悉。在實施公開招標前，可以通過抽選對口人員組建供應商資質認證小組，從是否含有排他性、傾向性條款，是否有足夠的競爭性，是否滿足供貨能力等方面對準入條件的合理性進行論證。

2.2 歸口管理，建立交流機制，拓寬信息收集渠道

“歸口管理”即明確采購部門的管理權限與職責。供應商進入企業采購活動后，也需要采取歸口管理的思路實施全方位管理。首先，應梳理每一類供應商所對應的管理部門，按照“線性組織”的模式，明確“一對一”的管理接口，避免管理職責交叉引起的相互推諉。其次，歸口管理部門應與供應商建立重大事項聯絡機制，及時了解供應商的信息，包括供應商法人治理、管理體系、質量控制體系、HSE控制體系、設施設備狀況、員工培訓與管理、社會責任履行等方面，及時發現問題并分析；最后，應加強對供應商的檔案管理，按照“一戶一檔”的要求，收集整理并及時更新供應商的資質材料。

2.3 分類管理，量化評價體系，實行優勝劣汰

隨著經濟形勢發展，煙草企業每年的采購量不斷增加，涉及的供應商數量也在與日遞增。如何構建一個公開公正的績效評價體系，使供應商進得來、留得住、出得去，循序漸進推進雙贏發展顯得十分重要。實施績效評價的前提是做好供應商分類。比如，按照所提供產品的性質，將供應商分為辦公后勤物資、信息化耗材、物流設備、安防設備等供應商，然后進行歸類整合。供應商評價體系的構建要始終圍繞反映供應商質量、效率、價格、支持與配合等方面的指標，應根據不同類型的供應商分別設置，并盡可能量化所有指標。

同時，依據評價的結果，對供應商的不同表現可進行不同程度的激勵，對于績效評價結果不好的供應商，可對其進行警告或懲罰；而對于表現優秀的供應商，給予一定的獎勵，如此來提高供應商的積極性與競爭力。

2.4 明確重點，加強過程監督，實現深度介入

供應商管理涉及采購活動的全周期，參與部門多、監管內容也多，在程序較為復雜的情況下，要梳理并明確職責、控制并把握重點、監督并抓住關鍵。一要理清監管權限。應建立以“監察部門牽頭，法規、審計、財務等部門協同”的監管體系，逐一梳理各個監管部門的具體監管內容。二要確定監管標準。可以通過編制類似《供應商管理監管要點匯總表》的文本，明確監管的重點、合格標準及監管措施，促使監督管理游刃有余。三要養成主動監督的習慣。發揮好監督力量決不僅僅是進行事中監管，更要主動出擊，加強事前與事后的監管。事前監管的重點是對預算、立項審批情況進行審核；事后監管注重對合同中的實質性內容、付款條件、物資驗收等環節進行把關。通過以上3個措施，可以保障供應商管理全過程透明運行、陽光操作。

3 結 語

供應商管理是一項系統工程，對企業的可持續發展起到至關重要的作用。煙草企業只有不斷完善制度、總結經驗，才能使供應商管理更加公正科學，從而提升企業核心競爭力。同時在實踐操作中，要及時把握市場動向，加強研究，大膽探索，及時分析供應商管理工作中遇到的問題，以適應市場經濟的要求，從而保障企業根本利益。

主要參考文獻

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