財務檔案管理信息化問題及展望研究

張勇

摘 要 隨著我國社會經濟體的不斷發(fā)展，信息化建設已經成為必然趨勢。在闡述財務檔案信息化建設的基礎上，指出財務檔案信息化建設進程中存在的目標不明確、標準不規(guī)范、管理人員業(yè)務水平不高、存在安全風險、基礎設施落后等問題阻礙了財務檔案管理信息化的發(fā)展，進而提出加快高校財務檔案信息化步伐的對策。

關鍵詞 財務檔案管理 信息化 信息資源

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A

1財務檔案管理信息化的概述

隨著信息化社會的到來，以現(xiàn)代信息技術的發(fā)展與應用為代表的新技術革命必然加速我國企業(yè)信息化過程，而財務檔案管理作為企業(yè)管理的基礎性工作，借助現(xiàn)代化的設備和手段，應用電子計算機處理和儲存，形成電子財務檔案，其信息傳遞速度較快，檔案管理和利用的效率也越來越高。加快檔案信息化建設，順應時代和社會發(fā)展，是提高檔案管理和檔案服務水平的必由之路。

與傳統(tǒng)的手工財務檔案相比信息化財務檔案彰顯優(yōu)越性。將財務文件檔案轉變?yōu)殡娮有畔ⅲ措娮咏橘|的財務檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中，這種虛擬數(shù)據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數(shù)據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務檔案，電子財務檔案具有無可比擬的優(yōu)點，能夠較好地適應高數(shù)據量的財務檔案的發(fā)展需求。財務檔案信息化后，還可以通過計算機操作和網絡交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。

2財務檔案管理信息化建設存在的問題

2.1財務檔案信息化建設目標不明確

財務檔案信息化建設看似簡單，似乎僅僅是財務管理部門自己的事情，頂多把檔案管理部門牽涉進來。仍沿用傳統(tǒng)的管理模式管理財務檔案，思想和行動還未轉移到檔案信息化管理方面來。財務檔案還未和其他部門有效協(xié)調，需要的流程化、數(shù)字化和檔案數(shù)據庫等要利用網絡資源，但涉及到有關職能部門較難協(xié)調配合。有些財務檔案信息化的管理缺乏統(tǒng)一領導，各機構和管理部門在財務檔案信息化進程中沒有盡到應盡義務，配合工作不到位。以至于財務檔案信息化建設的目標非常模糊。

2.2財務檔案管理人員缺乏相應知識

經過漫長的變革與發(fā)展，財務管理人員的素質已經有了很大改觀，在學歷、職稱等方面已經基本符合崗位要求。但是，在現(xiàn)有的財務人員中，真正懂得財務檔案的搜集整理的人員很少，懂得把紙質財務檔案轉化為電子檔案的人員更少。這方面的人才缺少并非整個財務部門人員少，而是對財務檔案的鉆研和熟悉的人員少主要原因：（1）部分人員固守傳統(tǒng)觀念，認為財務檔案管理工作是簡單的，只要管好不丟失就行。（2）不夠重視對財務檔案管理人才的培訓培養(yǎng)，沒有前瞻意識，特別是沒有針對性地培養(yǎng)建設財務檔案信息化方面的人才。（3）目前高校財務部門雖設專職財務檔案管理工作人員，但是人員太少，尤其是懂得把紙質財務檔案轉化為電子檔案的人員更少。

2.3財務檔案管理信息化系統(tǒng)的安全風險

在手工方式下，財務信息以賬、證、表等形式存儲在紙介質上，修改過的會計憑證或賬簿可以從財務人員筆跡和印章上分清責任，但是信息化會計數(shù)據直接存儲在磁盤上，對電子數(shù)據的非法修改可以做到不留痕跡，存在著檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的數(shù)據風險。利用計算機的舞弊具有很大的隱蔽性，被發(fā)現(xiàn)的難度較之手工會計系統(tǒng)更大，其造成的危害和損失也更大。由于相關人員缺乏計算機信息安全基本知識，不遵守本部門的信息安全規(guī)則，造成數(shù)據損失等，如意外事故，包括非預期的、不正常的程序結束操作造成的故障、由于電源故障造成各種設備無法使用、存儲數(shù)據的輔助介質部分或全部遭到破壞、已輸入數(shù)據的憑證丟失等。如果這些數(shù)據已經及時備份尚可恢復，如果未及時備份，則造成財務數(shù)據將永久丟失，給企業(yè)造成不可估量的損失。

3加強財務檔案管理信息化的措施建議

3.1建立健全財務檔案的信息管理制度

要站在科學發(fā)展觀的高度，建立健全財務檔案信息化管理制度。俗話說，“沒有規(guī)矩，不成方圓”，“安全保障，制度先行”要以財務管理部門和檔案管理部門為主，相關部門與單位積極參與，通過積極探索，真正做到理論結合實際，從實踐中來，到實踐中去，制訂一系列切實可行的財務檔案信息化管理制度。

3.2樹立財務檔案信息化意識

財務檔案管理工作要不斷適應發(fā)展的需要，提高管理人員素質是關鍵。首先要挑選文化素質高、工作能力強的人員負責檔案管理工作，財務檔案人員必須掌握計算機、數(shù)據庫、網絡以及微縮、音像、光盤刻錄等知識和技術，以滿足信息化建設工作的需要；其次對檔案人員要加強財務檔案管理的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高他們掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能，使其具有時代意識，其中包括信息意識市場意識現(xiàn)代化意識法制意識。要有建設財務檔案信息化意識。要有建設財務檔案信息化的價值、地位、作用、意義的認識。財務檔案信息化建設好與否，是衡量一個企業(yè)現(xiàn)代化管理水平高低的指標之一。建設好財務檔案信息化，可以給企業(yè)的全面發(fā)展提供諸多方便。

3.3財務檔案信息化建設規(guī)范化

檔案信息化的總體規(guī)劃是檔案信息化建設的關鍵，要積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據庫等檔案信息化建設的重要內容納入建設規(guī)劃，探索利用統(tǒng)一的網絡平臺整合檔案信息資源，是實現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。同時，根據企業(yè)自身規(guī)模，明確各人員負責的工作，處理好文件的收集、整理、鑒定、保管、編研、歸檔，并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記工作，建立和完善財務檔案管理網絡。會計檔案價值的充分發(fā)揮來源于長期的積累和扎扎實實的基礎工作，要提高會計檔案的質量，充分發(fā)揮其作用必須從源頭抓起，將基礎工作及日常管理規(guī)范化。

3.4強化財務檔案人員的繼續(xù)教育工作

財務檔案的信息化要求檔案工作人員不但要擁有傳統(tǒng)檔案管理中組卷、編、目分、類錄、等工作技能。還要能練掌握計算機、網絡、信息安全及信息分析等新的知識與技能。檔案信息化的建設成功與否不但取決于工作人員的固有知識與技能水平，還取決于工作人員在工作中的知識更新與技能培訓的效果。加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎。要通過實踐鍛煉交流培訓等多種途徑和方式培養(yǎng)會計信息人才，有針對性地對財會人員進行網絡技術培訓，加強對現(xiàn)有的會計人員進行分層次的計算機專業(yè)知識培訓，使之成為既懂計算機技術又熟悉財會知識的復合型人才。

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