淺析電大人事檔案管理的問題與對策

黃晶

學校人事檔案是教師和學生的家庭和社會關系、個人思想品德、業務能力、工作表現和成長過程的反映，為個人求職、單位求才提供動態、真實、有效的原始資料。學校的人事檔案室就是人力資源開發的資料庫，研究和解決人事檔案管理問題，是新時期廣播電視大學更好地落實教育管理職能的迫切需要。

一、電大人事檔案管理中的突出問題

1.學校對人事檔案管理投入少，重視不夠

這種情況由來已久，在學校領導看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理只要做到不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就可以了。這種錯誤的意識導致檔案管理無計劃、不規范、制度不健全，經常出現檔案管理設備短缺、經費不足、人員缺位現象。

2.學校人事檔案管理技術方法落后

墨守成規是電大人事檔案管理上的一個突出問題。目前，我們學校人事檔案管理還停留在用原始方法收集、紙質存檔和內部查閱上。

3.學校人事檔案信息量少，缺乏個性

學校人事檔案一般包括履歷、自傳及鑒定、考核、政審、入黨入團、獎勵處分、職務職稱、工資級別等十大類材料，內容信息量小、實用性差。在利用人事檔案時，只能提供一些簡單的個人情況，這遠遠不能滿足現代培養、選拔、使用人才的需要。

4.學校人事檔案管理分散化和非專業化

在電大，系統人事檔案管理大都分散在學校的多個職能部門進行，如教務處管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部管理教師教材開發、論文發表、科研立項的檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲與薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散化、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞、遺失，而且造成人事管理體制混亂，破壞了人事檔案的完整性。

二、解決電大人事檔案管理問題的對策

1.更新觀念，加強對人事檔案工作的組織領導

隨著科學技術的發展，電子儲存與檢索、檔案管理科學化、信息化、系統化已經成為很多高校人事檔案管理的基本手段。因此，廣播電視大學從領導到員工，必須改變傳統的人事檔案管理工作中的陳舊觀念，強化現代人事檔案管理意識，以發展的眼光和時代要求對待檔案管理工作。在基礎建設、人員配備、基本設備上要結合發展的需要加以計劃安排，資金投入、設備更新、人員培訓都要認真組織好，做到設施規范化，人員專業化，管理科學化。收集好、管理好、使用好、開發好全體師生的人事檔案，才能充分體現人事檔案管理的價值，才能充分發揮廣播電視大學的社會教育功能。

2.實施學校人事檔案的規范化和信息化管理

對學校人事檔案實施科學化管理，主要體現在檔案管理的信息化和系統化上。要依靠現代科技手段實現檔案的科學化管理，將人事檔案的管理重心從實體管理轉移到信息化管理上來。利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，形成計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系。在此基礎上，建立人事檔案信息查詢系統，對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網絡平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內實現人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準確、更有效地為教育管理工作提供全方位的服務。由于電大歷屆畢業生較多，為了支持管理目標的實現，要在校內建立檔案數字化信息網站，實現檔案信息網上咨詢、查找和電子文件的實時歸檔及有效使用，以網頁形式給教務、招生、辦證、就業、財務等部門提供人事檔案信息服務。

3.建立具有個性的學校人事檔案材料

針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內容建設上注意補充反映當事人個性的檔案材料。以教師檔案為例，應補充的材料包括：（l）教師登記表，可反映教師專業方面的基本情況。（2）教師教育教學情況資料，反映教師的教育教學態度、水平、工作量和業績。（3）科學研究和學術活動情況資料，反映出教師的學術水平、學術地位和學術研究履歷。（4）業務進修情況資料，反映教師參加繼續教育的狀況。（5）獲獎和榮譽情況，反映出教師在社會和學術界的影響和地位。如果教師檔案在原有基礎上能及時地補充上述材料，就能較全面、動態地反映教師的教學、科研水平。這些對于教師工作量化與考核，對于師資隊伍建設的科學決策，對于提高教師評價的客觀性和公正性，對于在教職員工中形成良好的競爭激勵機制都有極好的幫助。而建立學生個性化檔案，對發掘人才、培養人才、使用人才以有力支持，更能提升電大人事檔案管理的價值和意義。

4.提高管理水平，強化管理效能

為了提高管理效能，可結合學校的特點和工作實際，針對人事檔案管理中存在的問題，引用項目管理理論指導我們的管理實踐。（1）明確計劃任務。在學校人事檔案管理中，每一項階段性工作開始前，人事檔案管理人員要結合電大師生實際，認真制訂工作計劃。要根據人事檔案內容的重要程度安排工作重點，突出學歷、學位及職稱在檔案查閱中利用率高的特點，保證人事檔案管理的實用性和可操作性，力爭科學、高效、便捷地服務下一步工作。（2）規范檢查程序。在完成收集工作以后，管理人員要加強與檔案材料提供部門的聯系和溝通，把好檔案檢查關，確保人事檔案收集手續完備，內容完整，表述準確，確保檔案的完整性和真實性。