成本管理與信息系統項目建設

王飛 韓金淑

[摘 要] 在信息化項目建設中，成本管理尤為重要，它直接關系到項目是否能夠成功，使客戶獲取所期望的利益，同時使發包方付出最低的代價。本文從項目經理的視角，以信息系統項目建設中的真實案例來討論項目建設中的成本管理，將成本管理劃分為成本估算、成本預算、成本控制3個過程并分別進行分析。

[關鍵詞] 信息系統；成本管理；項目經理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 004

[中圖分類號] F275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）21- 0006- 01

0 引 言

就成本管理而言，項目的管理工作是為了滿足各個項目干系人的需求而進行的工作；而各個項目干系人進行項目建設的目標基本都是獲取物質利益。

項目失敗的主要原因不在于技術而是由于成本失控。成本失控主要有以下幾個原因：

（1）成本估算工作和成本預算工作不夠準確細致。

（2）成本估算和成本預算沒有統一的標準。

（3）項目設計實施中使用新的但不成熟的技術，導致過多的變更和項目范圍的擴大。

而成本管理正是為了從各個環節防止以上情況的發生并保證各方面的利益最大化，同時也減少無效的成本，使項目獲取成功。

1 成本估算

該過程是完成項目各個活動所需成本的估算。它需要根據活動所需資源估算人力成本、時間成本、資產成本等資源需求。

進行成本估算大致可以分為3個步驟：第一步，識別并分析項目的各個組成科目，也就是找到項目各成本的類別（如：人工費、材料費、質量成本費用）；第二步是根據已經識別的構成科目分別對成本進行估算；第三部就是根據估算結果，找出各科目中可以相互替代的成本，并進行整體協調。

由于成本估算涉及項目的所有活動，所以它需要根據項目環境因素、組織過程資產、項目范圍說明書、項目管理計劃、WBS和WBS字典等內容進行綜合的分析和識別。同時，成本估算可以使用以下幾種方法。

（1）類比估算法：又稱自上而下估算，通過上層的項目管理人員收集以往的項目經驗并逐級向下對成本進行計算。

（2）確定資源費率：利用項目團隊對產品單價的了解，與數量做積得到項目所有內容的估算。

（3）自下而上法：跟類比估算相反，從基層員工到上層領導逐級向上估算項目的總價值。

（4）賣方投標分析：如果是通過招投標方法得來的項目需要加上競爭取得項目的成本。

（5）準備金分析：準備金是項目經理可以自由支配，用于處理未知事件而準備的預算內的開銷。

通過這個過程可以獲得項目的成本估算結果以及相應的支持細則，并對項目管理計劃進行更新，提出相應的變更請求。

2 成本預算

通過項目預算的過程，可以對相應的成本分項和細節進行細化，將成本估算的結果分配到項目的各個活動中去，以確定項目各項成本的定額。如果說項目估算是要錢的過程，項目預算就是花錢的過程，同時它也為項目的控制打下了基礎。

項目預算是按照計劃的定額分配成本到項目的各個活動中去，所以項目經理需要依照項目范圍說明書、項目管理計劃、工作分解結構、WBS字典和項目的成本估算及其細節、項目的進度計劃這些內容進行項目的詳細預算。這個過程需要使用的技術和工具有如下幾種。

（1）成本總計：根據工作分解結構和字典進行的預算總和。

（2）管理儲備：項目經理需要申請才能獲得的資源，它是針對可能出現的各種變更而進行變化的成本的和。

（3）參數模型：建立數學模型對預算進行概率化的計算。

（4）資金平衡計劃：對資金的支付進行平滑的過渡性控制。

利用這個過程，項目經理可以更新項目管理計劃以及配置管理的整體變更控制，同時也可以得到成本的基線和項目的資金總需求。

3 成本控制

成本控制的主要內容是：識別可能發生變更的內容，并對這些產生因素施加影響，最后使變更向著有利于項目完成的方向發展；同時利用WBS劃分出來的工作包為單位對發生偏差的成本原因進行控制，同時管理這些偏差在可控的范圍之內；以及防止沒有得到批復的變更列入成本基準，保證所有的變更都是通過整體變更控制而產生的；將成本管理計劃與項目的進度管理計劃、質量管理計劃和范圍管理計劃進行綜合性平衡，統一管理。

成本基準、項目的資金需求、績效報告、績效信息、批準的變更申請、項目管理計劃等內容都是需要在這個階段綜合考量的。項目經理可以使用成本變更系統、績效測量和完工預測技術以及偏差分析等方法對成本控制過程進行管控。通過這個過程可以獲取成本估算、更新了的成本基線、更新的項目管理計劃、績效測量、預測完工、請求的變更，最后是更新的組織過程資產等內容。

其中，完工預算EAC有兩種不同的計算方法：如果原來的條件是非典型性的條件，以后會發生改變的話，EAC=AC+BAC-EV=AC+ETC；如果所發生的情況是典型性的情況，也就是以后的偏差都和此時的偏差接近的話，EAC=AC+（BAC-EV）/CPI，即EAC=AC+ETC/CPI，式中CPI是EV/AC所得的成本偏差。

4 小 結

信息系統項目管理中成本管理為實現項目干系人的最終期望提供了保障。它使項目的成本在合理的范圍內波動，達到一種動態的平衡。

主要參考文獻

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[2][美]詹姆斯·劉易斯.項目經理案頭手冊[M].北京：機械工業出版社，2001.

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