淺析如何做好社會保險業務檔案管理工作

郭強

[摘 要]社會保險業務檔案管理是指對社會保險業務檔案收集、整理、歸檔、裝訂，繼而進行移交、保管、統計、編研、利用、鑒定和銷毀等一系列工作的過程， 是社會保險經辦管理工作中最基礎的工作之一。隨著我國國有經濟的不斷上升，我國國民的思想政治覺悟也開始逐漸上升，越來越多的人開始注重自身與家人的社會保險情況，這就使得社會保險行業得到了快速發展，社會保險業務檔案管理作為保險行業中最重要的組成部分，其就成為了人們關注的焦點。

[關鍵詞]社會保險；業務檔案；管理難題；對策研究

[中圖分類號]F274 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）30-0187-02

1 前 言

隨著我國社會保險事業的飛速發展，社會保險各項制度改革的不斷深入，勞動者的參保意識日益加強，社會保險覆蓋面越來越廣，社會保險業務檔案作為這些變動的真實記錄和業務辦理不可或缺的原始依據，其重要性越來越顯現出來，也越來越受到經辦機構的重視和關注。社會保險業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，還有力地維護了參保人員的權益。沉寂多年的社會保險業務檔案作為這些變動的真實記錄和業務辦理不可或缺的原始依據日益顯現出其重要性。下面結合自己的實踐，就如何實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，談一些粗淺的見解。

2 社會保險檔案管理現狀分析

2. 1 檔案管理手段落后

目前大多數的社會保險業務檔案仍未實現電子信息化管理，使得業務檔案難以進行合理的歸納、總結以及分類，使得檔案的查閱遇到困難。由于經辦條件的限制，很多社會保險經辦機構，沒有固定的專門檔案室，參保人員的檔案被隨意分散保管、分割保管、分室存放。有些材料甚至散落在個人手中，一旦人員調動，就會造成部分檔案材料的流失。再加上目前社會保險業務量的日益龐大，傳統的社會保險業務檔案管理方式已經無法滿足參保單位和職工的查閱、核對需求，使得參保單位和職工對社會保險業務辦理的效率和質量造成嚴重的質疑，影響了社會保險部門形象。有些雖有檔案室，但沒有對各種類型的檔案實行集中統一管理，檔案室只保管文書檔案，其余業務材料都存放在業務科室。有些部門雖然實施了檔案的微機化管理，但由于軟、硬件及人員沒有很好的結合，有的缺乏相應的軟件，有的缺乏專業人才，很多仍然沿用過去的手工操作和陳舊的管理方法。

2. 2 社會保險業務檔案管理缺乏科學性

社會保險是社會保障的核心部分，它包括養老保險、失業保險、醫療保險、工傷保險等。由于一個人的保險資料分別保存在不同的機構，管理方法各異，沒有一個完整的檔案信息中心能查詢到一個人的全部社會保障檔案信息，這就給公民個人和組織在查詢工作中帶來很大的不便。這種分散的管理，也使整個社會保障體系容易出現漏洞。據調查得知，目前大多數的社會保險業務檔案仍未實現電子信息化管理，使得業務檔案難以進行合理的歸納、總結以及分類，使得檔案的查閱遇到困難。

2. 3 社保檔案人員業務水平低

社會保險業務檔案管理人員仍缺乏專業素質，業務檔案管理人員綜合素質仍有待提高。目前，社會保險檔案管理主要靠兼職或搞突擊的辦法，缺乏專業人才的專業管理。一些經辦機構沒有專職或兼職檔案管理人員，人員缺乏基本的檔案管理知識，工作質量就甚是令人擔憂。一些經辦機構雖然有較高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業人才很少，未經檔案專業培訓的兼職檔案工作者，往往業務水平偏低，影響了檔案管理工作。社保經辦機構對檔案人員的業務培訓少，開展經驗交流的機會也不多。這些都影響了檔案管理工作的開展。這種問題發生的主要原因是現今的保險行業的迅猛發展，而導致保險行業本身缺乏大量的工作人員，這就使得保險行業的工作人員多為兼職人員。這種現象的惡性循環，勢必會導致檔案管理人員不能專注的做好自己的檔案管理工作，人員缺乏穩定性。

3 如何提高社會保險業務檔案管理的對策

3. 1 健全制度，規范程序，實現社保業務檔案管理標準化

規范社保業務檔案管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，關鍵在于實現管理的統一與標準化。依據《檔案法》、《保密法》等法規政策，健全保險業務檔案管理工作制度、制定檔案室建設標準、規范整檔標準，制定社保檔案分類大綱和保管期限，構建完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求，實現社會保險檔案的集中管理和標準化管理。

3. 2 加強檔案管理的軟硬件設施建設

著力加強檔案管理的基礎設施建設，提高檔案管理的軟硬件設施，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備，建立一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能檔案室，確保檔案的長期安全保管和科學化、系統化管理。開發和使用檔案管理信息系統，實現與業務信息系統的鏈接，統一數據格式，達到檔案管理前期介入、全程控制的目標。

3. 3 實行對社保檔案的動態管理

一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。而這些環節詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。為達到檔案管理的“記錄一生、跟蹤一生、服務一生”的宗旨，本著對參保人負責的原則，檔案管理人員應對保障對象的變動情況及時進行調查核實，及時變動檔案信息內容，不斷充實完善個人社保檔案的內容，以充分發揮社保檔案的證據作用。

3. 4 轉變存檔方式，實現社會保險檔案的信息化管理

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件復印件以及各種需要存檔備查的檔案資料，數量巨大。紙質材料保存受環境限制，留存久了會有流失的可能。采用圖像掃描方式將紙質檔案轉變成數字檔案，制作電子檢索目錄，備份數據還可制成光盤，形成“電子檔案”。同時，實行社會保障號碼發放制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、社會保險號碼統一起來，通過社保檔案管理人員對個人社保檔案內容的定期增加和更新，參保人可以隨時查閱自己的檔案信息，實現現代化的社會保險檔案服務方式。

3. 5 加大對建立社會保險檔案管理人才的培養力度

社會保險檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備計算機實際操作能力。按照“政府領導、部門配合、基層落實”的要求，根據經辦機構實際情況，條件具備情況下，可考慮成立專門業務檔案管理部門，配備檔案管理專職人員，吸納計算機、法律等方面人才，并積極與檔案行政管理部門加強聯系，通過開展業務培訓、上崗培訓、檔案法制教育等方式，使檔案工作人員能深刻理解社會保險政策，準確把握社保工作程序和檔案操作辦法。同時要加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩定隊伍，保證檔案工作的連續性，努力造就一支業務精湛的社會保險檔案管理隊伍，以滿足社保業務檔案管理專業化、電子化、科學化發展的要求。

3. 6 加強防范，重視保密工作

社會保險業務檔案全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況，個人信息的外泄，可能給當事人帶來名譽或財產的損失。因此，對保險業務檔案內個人信息保密尤顯必要。檔案管理員應有必要的信息安全意識以及規范的檔案管理意識，從源頭上減少甚至杜絕民眾信息泄露的隱患；嚴格限制個人信息的知悉范圍；利用個人信息要嚴格審批，使用時要登記；嚴禁非法復制、利用個人信息等。通過這些措施，確保個人的合法權益不受侵犯。

綜上所述，社會保險業務檔案管理工作，是一項長期工作。社會保險業務檔案不僅可以為參保人員維護權益提供直接、可靠的憑證依據，同時作為社會活動的歷史記錄，可以直接參與到社會管理機制中去，促進社會的公平正義與和諧穩定。因此，我們要逐步建立比較完善的社保業務檔案管理制度與流程，改善業務檔案保管條件，豐富業務檔案門類和數量，確保業務檔案的完整和安全，從而實現社保檔案為參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的目標。

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