企業財務會計信息化工作流程的優化

曹淵

[摘 要]隨著信息化管理進一步深入企業，企業的財務系統面臨著信息化管理后工作流程的優化問題，以往傳統的財務管理工作流程已經不能適應信息化之后的工作。本文以某外企為例，通過對企業信息化財務管理流程進行分析，以找出解決信息化財務管理系統的問題。

[關鍵詞]信息化管理；財務；優化；工作流程

[中圖分類號]F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）30-0130-02

隨著經濟的高速發展，企業面臨著殘酷的競爭。同時由于信息技術的發展，信息化的管理系統進入企業運轉的各個環節，信息化管理系統不僅提高了企業的辦公效率，同時提高了企業的競爭力。但是在信息化管理進入財務系統時，卻面臨著一個非常尷尬的局面，那就是信息化與傳統財務管理工作流程的沖突。

1 財務信息化管理的基礎工作

在傳統的財務管理工作中，由于需要多部門的協作，有時一項工作可能需要往返于兩個部門幾次，大大降低了工作效率，浪費辦公資源，使工作不能在高速的競爭中占據有利地位。在信息化財務管理中處于核心地位的是信息化技術對應用活動的管理。在信息化過程中需要對傳統的財務管理工作流程進行分析，對應的把各流程在計算機軟件上予以實現，完成財務信息化管理。

比如說在該企業的辦公費用報銷方面，采用的是員工通過員工接口進入財務系統，提交自己的報銷信息，然后財務人員和部門負責人分別審核，最后提交票據完成報銷。流程簡單，時間短。

2 財務信息化管理的工作流程優化方案

2. 1 科學性出發保證財務信息化管理正確有效

首先應當對財務工作流程的特點以及要求進行具體的分析，力求得到準確的辦公流程方案，這樣才能在信息化的過程中保證財務管理系統不會出現漏洞，保證公司的正常運營。通過對傳統財務管理系統工作流程和信息化管理系統的流程進行對比，把不需要的環節取消、不重要的環節優化，減輕信息化財務管理系統的負擔，降低復雜度。

2. 2 建立科學的優化評測系統，保證信息化管理優化過程的正確性

建立流程優化評測系統應依照工作流程優化分析所得的需求及目的，從而滿足信息化財務管理系統的基礎需求，在評測系統的組建上應在行政、財務以及基層員工中抽調專業人員，進行該系統的需求分析，只有通過專業人員的分析才能得出專業的結論，但是由于專業人員只是在某個領域內專業，所以在需求分析完成之后還需要由信息管理部門的人員對項目的可行性進行評估，剔除沒有意義的目標，保留重要目標。另外，信息系統人員不可以擁有“一票否決權”，以防止信息部門員工為了簡化工作而把重要的但是復雜的目標否決。同時在信息化過程中不能只考慮企業目前的狀況而放棄將來的提升空間。要充分考慮企業未來的前景，給信息化財務管理系統留有充足的提升空間，從而保證企業的發展不會受制于信息化財務管理系統的落后。

比如說員工的薪資系統，根據合同，確定員工的工資水平，同時錄入員工信息，在每月工資核算日，傳統的工作流程需要財務人員核實每個員工的考勤和業績，然后再到負責人處簽字確認，工作量大而且容易出錯，并且查證困難。在新的系統中可以通過財務系統直接聯網確認員工的考勤狀況，同時業績方面也可以直接從數據庫中調取信息，這樣就可以在辦公系統中直接確認員工本月的實際工資，大大減少了工作量，并且不容易出錯。

2. 3 優化信息化財務管理工作流程的重點

首先要把財務信息的收集流程優化放在第一位，因為財務系統中最重要的工作就是財務信息的收集，通過信息系統來實現財務系統的信息收集不僅可以提高工作效率，還能保證信息無遺漏的收集。通過財務系統的高效收集信息，可以為企業在財務方面增強信息實效性打下良好的基礎。通過之前的例子我們可以看出信息在審批過程中會造成多少人力以及精力的浪費。

另外，在銷售人員申請辦公資金的時候，簡化的流程也可以減少工作延誤的可能。比如說一個剛剛入職的沒有什么積蓄的工作人員需要外出辦公，但是經費比較緊張，如果通過傳統流程則很難在短時間內申請到辦公資金，并且如果相關人員外出辦公沒有回來則這個工作可能就無法完成了。

在優化過程中要確定財務主導地位，在財務管理系統中明顯要采用財務主導為關鍵，這樣才能為提高辦公效率打下基礎。在財務信息化優化工作流程過程中，同樣需要創新思維的建立，因為任何工作都不是一成不變的，保持創新同時保證以人為本，要知道系統終究是為人服務的，這樣才能進一步提高工作效率。

2. 4 為達到優化工作流程的目的要加強培訓

因為不同于傳統的工作流程，所以在信息化管理系統剛剛上線的時候由于員工還不熟悉工作流程，從而造成新的工作方式反而使工作效率降低，這就需要員工進行快速培訓進而熟悉新的工作流程。在簡單的培訓之后，新系統的優勢才能體現出來。這時如果再有新員工加入公司則可由老員工指導工作，系統更新之后也只需要簡單改變就可以適應工作。

3 關于信息化財務管理工作流程的優化方法

首先應對傳統的財務管理系統的工作流程進行改造，并針對新的信息化管理系統進行相應的創新。因為信息化管理系統最根本的目的就是提高工作效率，提升企業的競爭力，如果完全保留舊系統的工作流程，則信息化就只是一句口號，只不過是用信息技術包裝的傳統財務管理工作而已。同時信息化的財務管理系統還應該從企業的戰略角度出發，為企業的長遠目標服務，提高財務系統的控制能力，優化快速反應能力，讓財務系統能進一步在企業發展中占有重要地位。從企業的市場定位確定企業的競爭力所在的關鍵點。

在對外競爭中，如果公司代表在外出談判過程中不能對自身企業有一個很好的掌握，難免在工作中出現各種紕漏，而傳統的財務系統中，員工想要了解信息需要進行大量的工作，從而降低工作效率，要知道在快節奏的發展中，任何一處時間的浪費，無用工作的重復都是企業發展的一個絆腳石。通過新的財務管理系統，相關公司員工可以快速對情況做出判斷，節省大量的時間。

另外，制定企業規劃的工作人員也一樣需要快速了解公司情況，傳統的工作方式不僅人力資源浪費嚴重，并且信息處理過程中如果出現差錯則很容易將企業引入萬劫不復的深淵。但是信息化的管理系統會把最正確的信息用最短的時間顯示給相關的人員，而不必經過任何中間環節，從而大大降低工作中出現錯誤的概率，這樣由于愚蠢而導致的決策錯誤就可以完全避免了，為企業減少很多不必要的風險。在激烈的競爭中，任何一點細微的風險都有可能產生蝴蝶效應，所以細節決定成敗這句話絕對不是聳人聽聞。而信息化的管理系統正是對細節最好的處理方式，所以信息化的優勢一目了然。

4 結 論

基于以上討論可以看出，在現代化進程越來越快的市場經濟中，若想占據有利的競爭地位，必須從每一個細節提高企業的資本，而財務管理系統在整個環節中占有非常重要的地位。如何優化財務工作流程就顯得尤為重要。在優化過程中不僅要考慮企業內部的因素，同時對外部發展情況也要有相應的理解。所以在優化過程中必須采用謹慎的態度，同時大膽創新，為企業長遠的發展鋪平道路。

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