淺談檔案數據庫在檔案管理中的作用

孫麗影

摘 要：隨著信息技術的不斷變化與發展，人們對于信息的不斷完善與強化，使其應用于各個行業之中，檔案數據庫的建立正式對于信息化需求的完美體現，如何有效的加強檔案數據庫的建設，以便更好的在檔案管理中發揮重要作用，成為了當今檔案管理中亟待解決的問題之一，檔案信息的發展不僅僅要充分考慮檔案信息的資源化，還要考慮到檔案對于自身的管理，數據庫的安全設立是保證檔案管理正常運行的首要條件，也是基礎條件。對此文章主要針對檔案數據庫存在的一些問題進行簡要的分析與總結，并提出相應的解決措施。

關鍵詞：檔案數據庫；檔案分類；研究分析

檔案數據庫是以檔案的本體管理為基礎，兼顧數據庫設計和應用發展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合。在長期實踐中，數據庫以其獨特的優點已經證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在數據冗余度、管理效率、數據完整性控制等方面都有良好的表現。事實上，檔案數據庫是各類檔案信息系統正常運行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎工作之一。

1 檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用

檔案管理是針對于檔案分類而言，進行的一種管理方式，其主要目的就是為了檔案信息的管理規范化，流程分類的有序化。檔案管理的形式多樣且復雜多變，所以在進行管理過程中要尤其注意檔案的分類，劃分。將不同的檔案按照一定的原則進行分類，可以從大的方向向小的方向逐漸分類區分，再從小的方向進行細致的分類，這樣做的主要目的不僅僅能夠將龐大的檔案進行有效的劃分和管理，還能夠為日后的查詢奠定基礎。

傳統意義上將檔案進行分類的過程中主要是依據標準進行的，并沒有一個清晰準確的概念和界定。也有一種方法是將檔案按照時間，保存時間的長久進行有效的合理分類，這種分類方式可以有效的針對事件存儲的時間對檔案有一個整體的宏觀把握。強調的是一種以現實為基準的生態分析，更加貼近于事實的本身。現實來講，這種分類方式是一種歸于全宗形式的原則分類，有助于了解檔案的整體發展內容，這也是有別于數據庫管理分類的一個重要特征，所以某種程度上將，傳統的分類方式與現代的分類方式所說不同，但兩者之間也是相互獨立存在的，不能被取而代之。

2 數據庫在檔案管理中應用的現狀與不足

隨著各個行業的不斷發展壯大，傳統的檔案管理方式已經很難適應時代社會發展的需要，對此必須加強改革。利用現代化信息技術手段完善檔案數據的管理。計算機作為未來發展建設的主流，在整個信息化時代起到了至關重要的推動作用，檔案信息化的出現更加說明了數據庫建設在檔案中的作用。原有的檔案信息管理都是通過紙質媒介進行記載，這在很大程度上存在著一定的缺陷，檔案管理人員很容易因自己的失誤而出現檔案登記錯誤等現象，這將嚴重影響檔案的使用。不僅僅工作效率差，而且還容易浪費大量的人力，物力，財力，這就說明在進行檔案數據管理的同時，也要針對檔案人員進行合理的培訓，豐富他們的專業知識以及計算機的使用能力。避免因操作人員失誤而出現的各種問題，影響檔案的發展。在未來的發展過程中，信息化將占據主導地位，檔案將越來越規范化。數據化技術將在檔案管理中起到越來越重要的作用，對此，必須建立完善的數據庫管理體系，促進檔案事業的發展。促進經濟建設中對于檔案管理的重視。

3 全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用

首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經驗。以全宗為基本單位建設檔案數據庫，數據庫內容反映的是一個現實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數據具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。

其次，采用全宗原則指導建設檔案數據庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質特性——原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數據庫作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。良好的數據庫設計可以將全宗原則的諸多思想在檔案數據庫建設中實現，包括全宗內部管理層次、管理聯系等。像文書立卷工作中要求的“保持文件之間的歷史聯系”、科技檔案管理中的“成套性原則”等思想都可以通過數據庫的設計得以體現。

4 依據全宗理論進行檔案數據庫建設，有利于數據庫的建設與維護工作

全宗理論是在檔案集中管理過程中產生的，是隨檔案工作的發展而不斷完善的。全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯系在一起的。在數據不斷變化發展的同時，按照一定的順序，可以將全宗理念應用于其中，這樣不僅僅能夠促進數據庫的發展，而且對于管理者來講也將是一種很好的管理，數據的集合不僅僅可以節省大量的資金更加能夠有效的提供工作效率。

5 電子文件管理理論為檔案數據庫的未來發展提供營養

電子文件管理已經成為目前檔案信息化進程中不可回避的課題。電子文件是信息化環境中業務過程和業務成果的真實記錄，因此保證電子文件的真實、完整、可用具有非常重要的意義。電子文件生命周期理論認為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個完整的運動過程，對電子文件生命全程的管理和監控措施應當前置到電子文件管理系統的設計之中，包括對其運動全程的狀態記錄。檔案數據庫在電子文件管理環境中如何發揮作用，需要電子文件管理理論提供支持。

與傳統檔案進行事后管理不同，現代文件檔案管理倡導的前端控制原則要求將整個文件管理過程的目標、要求、規則等進行系統分析，將需要在文件形成階段實現的功能盡可能進行整合。這就要求對文件數據結構的設計要考慮到整個文件管理活動的需要，實時收集需要進行前期控制的數據元素，為確保電子文件的真實可靠、完整安全、長期可讀提供保障。換言之，檔案數據庫不能像傳統方式那樣，在檔案文件接收完畢、文件的真實性有案可查的情況下開始數據建設，而是要在第一時間規劃完畢，伴隨文件生命周期進行動態跟蹤，將各個環節需要記錄的數據各就其位，構成一個完整的數據鏈條，為該文件的描述、利用、驗證、保存等提供信息。在電子文件環境中，對元數據予以明確規定，有助于設計和實施在文件生成之際自動截獲元數據的系統，確保文件在轉載、傳輸過程中相伴產生的元數據的完整。

電子文件，顧名思義與傳統的紙質媒介文件不同，它是利用計算機技術進行對資源的一種整個，在很大程度上不僅僅提高了工作效率，還對于數據管理進行了合理的使用，可以利用數據最基本的元素對象建立一定關系的數量圖表對檔案進行管理，嚴格意義上，這種電子呈現方式更能簡潔明了的對檔案進行查詢搜集，在數據庫進行建立的同時，可以利用一定的信息軟件技術，這樣能夠更加合理的保存檔案數據。

參考文獻

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