研究辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

黃巧玲

摘要：在社會不斷進步下，辦公室的文書檔案管理中，因其與社會發展存在直接聯系，所以，文書檔案收集與歸檔均屬于檔案管理主要內容，加強其檔案管理工作，可以確保此項工作的有序進行。基于此，文章首先分析辦公室文書檔案收集與歸檔管理重要作用，其次進行現存問題的闡述，最后進行管理對策的研究，以便于提供相應借鑒價值。

關鍵詞：辦公室文書檔案；收集；歸檔；管理

文書檔案主要是對發展歷程的記載，可以對部分社會或組織相應時期內存在問題、對策等進行具體呈現。因此，辦公室進行檔案管理工作時，文書檔案一直發揮重要作用，加大文書檔案收集與歸檔力度，可以在各企事業單位中發揮重要作用，以便于實現文書檔案的發展。對此，保證文書檔案真實性和完整性，可以全面提升文書檔案整體質量，確保信息資源的有效運用。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理重要作用

在辦公室文書檔案中，加強收集與歸檔管理工作通常發揮重要作用，具體表現為以下幾點：首先，有利于管理者決策。眾所周知，辦公室文書檔案則是通過對企事業單位間經營狀況的記錄，便于決策者查閱，以便更好掌握自身運營狀態，再依據發展方向及前景，擬定合理的計劃方案，即做好該類層面的文書檔案收集和歸檔工作，不僅可便于管理者決策的施行，還可保證企事業單位健康發展的路線。其次，詳細記錄企事業單位發展歷程[1]。辦公室文書檔案管理者依據對相關檔案的收集、記錄和歸檔，切實企事業單位發展歷程、經營活動記錄的目的。特別是紙質書面材料的構建，可通過規范性、科學性整合的方式，將企事業單位文化、發展歷程、未來方向予以直觀呈現，即可滿足管理者的查閱與使用，還可便于相關投資者的考核及評定。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔管理現存問題

（一）工作力度嚴重不足

檔案人員進行文書檔案收集和歸檔時，通常會呈現重視力度不足的情況，最終造成文件資料的丟失等情況，其原因為：歸檔模式缺少科學性，當前仍然采取文字檔案方式存檔，普遍缺少電子檔案收集和歸檔意識；整個收集與歸檔流程不具有科學性，使其呈現文件隨意擺放等情況，無法進行及時歸檔。

（二）文書檔案收集歸檔缺少全面性

辦公室的文書檔案工作中，其收集和歸檔管理工作的展開，通常會呈現缺少全面性的情況，因資料內容較為廣泛，且來源過于復雜化，如果文件材料流失其他部門，則會對收集工作帶來困難，在提升歸檔工作難度的同時，還會影響文書檔案的具體使用，需要管理人員予以重視[2]。

（三）缺少較強管理意識

因缺少文書檔案重視，造成工作人員無法集中注意力，很難順利進行文書檔案收集與歸檔等。對于檔案管理人員來講，由于文書檔案需要具備較強管理意識，所以，日常工作中會將事業單位紅頭文件作為重點，普遍忽視編號文件的重要性，最終造成其管理質量下降，并發生檔案缺損與檔案失真等問題，直接阻礙了企事業單位的發展。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理對策

（一）構建專業化文書檔案管理機制

若要將辦公室文書檔案收集與歸檔工作落實到位，則可做好專業化文書檔案管理機制的構建，即通過對文書檔案管理內容的科學擬定，對其存在的不規范、不合理性歸檔行為予以控制，且按照標準化的行為管理模式，保證文書檔案的完整性、安全性。除此之外，還應對文書檔案的歸檔范圍予以把控，輔之月、季考核的模式，對檔案管理者工作效率、工作態度和工作能力予以評價，使之可在規范自身行為的同時，保證文書檔案打印格式的正確性，更好展現其在辦公室工作管理中的地位。

（二）提升管理人員的綜合能力

對于檔案管理人員來講，為了保證此項工作的有序進行，除了需要具備一定管理意識之外，還應該不斷提升自身管理能力。經過相關培訓工作的展開，強化管理人員敏感性，使其綜合能力得以提高，確保文書檔案的收集和歸檔可以順利進行。就管理能力較差人員來講，需要結合其情況進行針對性培訓，利用宣傳教育等方式，全面提高其整體機能，從而改善當前文書檔案的收集和歸檔效率，同時滿足相應管理質量目標[3]。

（三）工作模式的不斷創新

對于辦公室文書檔案來講，傳統收集和歸檔工作的展開，通常處于被動狀態，極易出現資源遺漏等問題。對此，加強傳統工作模式的創新，選擇新型工作模式，需要做到以下幾點：強化企事業單位間聯系和溝通，認真完成檔案資料收集和歸檔，保證其連續性，防止檔案資料缺少真實性；檔案管理問題需要進行有效處理；對現代技術進行合理應用，有利于展開檔案創建和完善，在降低人工收集問題的同時，全面提升辦公室文書檔案工作效率，使其檔案資源得到有效運用，從而實現預期管理工作目標。

（四）增強管理者工作效率

顧名思義，工作創新是以工作效率為前提，施行突破性行為，以此提高自身工作效率。而若要達到此目標，則可做好以下工作：逐步增強辦公室文書檔案管理宣傳力，以明確其管理目的為導向，對其目標與責任予以科學擬定；協調各項檔案管理工作，輔之部門把控的方式，使其能夠從源頭上認識到文書檔案管理的地位，融合相互指導和相互服務的理念，強化工作效率；側重自身工作經驗的累積，即通過對文書檔案管理中常見問題的思考，以自身經驗、企事業單位現狀為準持續改進，將工作效率提升的目標落實到位。

四、結束語

文書檔案能夠對行政管理過程進行詳細記錄，收集、歸檔作為其主要工作內容，加強文書檔案使用顯得尤為重要。文章通過對辦公室文書檔案的分析發現，針對其重要性和現存問題，通過強化培訓和完善管理制度、工作模式創新等方式，以實現文書檔案管理工作的有序進行，不僅可以保證辦公室各項工作的有序進行，而且還能提升其整個工作質量。

參考文獻：

[1]劉子晗.探索辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].科學技術創新，2016 （25）：196-196.

[2]范君梅.談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].科技資訊，2017，15 （3）：123-124.

[3]陳艷珍.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].現代企業文化，2017 （35）：120-120.