論檔案工作的作用與價值

麻夸吉

[摘 要]人們在各種社會活動中，需要查考過去的工作與生產情況，研究事物的發展和規律，繼承已有的成果，推動創新與發展。這樣就賦予了檔案獨特的利用價值和重要作用。

[關鍵詞]檔案；作用；價值

[中圖分類號]C93 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）38-0183-02

隨著經濟社會的不斷發展，檔案工作在各個領域中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案工作提出了更高的要求。就必須提高檔案工作科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化，為本社會提供更多有價值的檔案信息資源。檔案管理不僅在方式和手段上有所提高，還要在開發利用水平上得到提升。檔案作為記錄事物的記事簿和還原歷史的根據，將成為人們日后不斷觀察事物和研究發展規律的依據。社會的進步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用科學和與時俱進的工作方式進行檔案建設，才能實現檔案工作的價值。因此，做好檔案工作，對任何一個管理單位來說都具有非常重要的意義。

1 檔案工作的作用

1.1 檔案是行政管理和業務工作的查考憑據

檔案是組織工作中不可缺少的輔助工具，是處理業務和履行職能的手段，要熟悉組織工作的情況、規劃決策、處理事務就必須查考和利用檔案。否則，其決策將是無本之木，無源之水，帶來困難和危害。它作為歷史的鑒證與其他的文獻是不一樣的，檔案具有法律的效應。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據，因此，檔案作為真實憑證而存在。

1.2 檔案是社會活動的參考依據

檔案來源于社會活動，記錄了人類在其發展中世世代代同大自然作斗爭積累下來的寶貴的經驗，可以為社會建設提供重要的依據和參考資料，特別是科技檔案更是作為現代化生產和科學管理的重要條件，在經營管理和提高生產力方面發揮著重要的作用。

1.3 檔案是科學研究的基礎和條件

一切科學研究，無論是社會科學研究或是自然科學研究，都必須充分占有一定的材料，這是一個不可缺少的重要條件。在科學研究中，檔案一方面能提供原始的記錄供直接借鑒；另一方面能提供大量的實驗和觀察中概括的基礎材料供間接參考。科學研究工作的開展，主要依靠人類的實踐，通過不斷地總結前人研究的成果。吸取有益的經驗教訓，避免少走彎路或不走彎路。檔案是記錄前人研究成果的最原始的資料，其真實可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以檔案作為基礎和條件。

1.4 檔案的宣傳教育作用

檔案的內容極其豐富，記錄了各個歷史時期反動勢力、進步勢力以及各種英雄人物的事跡材料，是著書立說、文藝創作、舉辦各種展覽和對人民進行革命傳統教育、愛國主義教育的生動素材，具有較強的說服力和感染力。為此，檔案館已充分認識到檔案的宣傳教育作用，紛紛把檔案館辦成愛國主義教育的重要基地。

1.5 檔案的憑證作用

檔案原始記錄的特性決定了檔案的憑證價值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權威性。檔案的憑證作用是由檔案的形成規律和自身特點所決定的。這是因為：第一，從檔案的形成看，它是原始形態的記錄品，是當時、當地、當事人留下的，未經過任何人改動的最為原始形態的記錄，比較真實地記錄了當時人們的思想和活動，可靠性強，是令人信服的證據。第二，檔案記錄著形成者的歷史真跡，如各種手稿、合同、讓書、錄音、錄像等，這些原始標記進一步證明了檔案的原始材料和證據，是真實的歷史憑證。

1.6 檔案的參考作用

檔案中有成功的經驗，也有失敗的教訓；有思想觀點，也有實驗觀察數據；有社會的變革，也有生產的發展。與圖書情報資料相比，檔案的參考價值更具有原始性和可靠性。

2 檔案工作的價值

檔案的價值指的就是檔案的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的表現。當檔案記錄的原始性或知識信息性能夠滿足某個方面的社會需求時就形成了檔案的價值。檔案能夠發揮其作用，就充分體現出檔案的自身價值，也就是說檔案的作用就是檔案的價值。合理科學地對檔案進行管理利用，不但可以對企業或單位的業績給予衡量，還承載了企業或單位發展的軌跡。由于檔案中所記錄的內容包括發展過程的優秀成果，因此，檔案可以為日后的發展提供最完全的準備資料，方便做出科學合理的分析，是制定發展方向最好的參考資料。隨著我國經濟的全面發展與社會全面進步，檔案的開發利用價值愈加凸顯。檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現狀和成果。因為企業和單位的資源取向、模式、戰略，以及未來的發展都發揮著越來越重要的作用。所以檔案管理工作為企業和單位取得市場競爭，全面發展有著重要的意義。

首先，檔案管理工作的規范化。由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對檔案管理工作采取集中式的管理，才能確保檔案的卷案完整和安全。不僅對檔案袋實行統一的印制，對工作人員進行統一的培訓，還統一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標準。對每個環節的檔案工作嚴格控制，只有嚴格統一使檔案管理工作規范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩定基礎。對于檔案基礎工作，檔案服務創新也起著廣泛而深刻的影響，檔案服務創新很好地帶動了檔案基礎工作，對于檔案學的理論研究發揮著重要的促進作用。在過去的幾年，我國許多地區的檔案館對于全宗學理論、文書立卷方法改革的實踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法等許多問題進行了大膽的創新實踐與理論研究，取得了很多有益的經驗。

其次，檔案管理工作的信息化。檔案入錄的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質檔案與現代的電子檔案結合共同管理。改變了檔案管理工作的及時和靈活性，用現代合理科學的管理方式，實現信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

最后，檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個環節都需要通過嚴格的管理機制進行把關，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規范和信息化的監督下才能確保它的完整、保密，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高。在檔案的建立上，采取了嚴格的監督機制。在檔案的查閱上，制定了非檔案相關的人員或沒有通過批準的人員是不能進行查閱的制度。這樣一來就使檔案安全性得到了保證。

3 實現檔案價值最大化的對策

隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好檔案的開發利用，實現檔案共享，才能體現檔案的價值最大化。只有不斷提升檔案工作者的綜合素質，增強其專業能力，才能適應現代檔案的發展。只有不斷提高檔案科技服務水平，才能跟上時代發展步伐。實踐證明檔案的作用越大，價值越高，檔案的價值愈加珍貴，發揮的作用愈加顯著。

3.1 必須堅持服務經濟社會發展這一宗旨

合理利用檔案進行開發，更好地服務經濟社會發展，是實現檔案價值最大化的最終目的。檔案工作必須樹立為經濟社會發展服務這一宗旨，以需求生存，靠需求發展。主動適應時代發展需要。檔案工作者不但要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，能夠恰到好處的進行利用，還要超前研究，先行開發，采用多種形式，及時、準確、迅速的開發和利用檔案資源，在遇到問題時能夠及時解決，以滿足需求，使檔案得到最高的利用價值。

3.2 必須抓好提高檔案工作者綜合素質這一關鍵

檔案工作的價值要靠檔案工作者來實現，提高檔案工作者綜合素質是實現檔案工作價值的關鍵。隨著經濟社會不斷地發展，各類文檔數量不斷增多，也給檔案工作者提出了新的要求。檔案工作者既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案專業水平，尤其是運用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。才能進行規范式的管理和不斷改革發展。要加大對管理者的綜合水平進行培養，加強對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統計、檢索等相關的工作。以適應檔案管理工作越來越現代和多樣化的要求，只有具有專業知識的檔案工作者，才能夠順利完成現代化的檔案管理工作。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業知識，給大腦“充電”，開擴視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作。隨著計算機和信息網絡技術在檔案工作中的應用和發展，對于檔案管理人員的業務知識、科學知識以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新時期、新形勢的需要。因此，加強檔案管理人員繼續教育顯得尤為重要，要盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才。

3.3 必須提高科技服務這一手段

計算機技術在各個領域中的運用，為我們的工作提供了極大便利，有力地提高了工作效率。檔案數字化、信息化服務是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案服務與辦公自動化息息相關，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統計等各個環節都離不開辦公自動化，這就要求檔案工作者必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案服務的需要。

3.4 必須強化檔案工作這一特色

檔案的憑證作用決定了檔案的價值，它是其他材料所不能取代的，檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發揮計算機管理優勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。基于檔案所具有的重要性，檔案管理工作單位就必須從基礎做好檔案管理工作，并進行妥當的保管。還要加強對檔案人員的管理和教育。要通過各種形式對檔案管理人員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關檔案工作法規的宣傳教育，使之充分認識做好檔案工作的重要意義。同時，要切實加強對檔案工作的領導、檢查和考核，特別是對于涉及保密的檔案管理人員，要加強教育和管理，不斷增強保密意識和責任感，確保檔案管理安全可靠。