試論電子文件管理的現代化

韓卓泉

(寶雞文理學院，陜西寶雞，721013)

在傳統文件管理的過程中，文件的生成、歸檔和最終處置三個環節將文件生命周期清晰地劃分為現行期、半現行期和非現行期，通過生成、采集、整理、鑒定、歸檔、移交或銷毀等相對獨立的管理環節完成文件管理。傳統的檔案管理思想與方法有許多可以為電子檔案管理所借鑒，但電子檔案管理不能完全模仿傳統文件的管理，否則將造成無可挽回的損失。電子文件的特點使得其整個生命周期的全程管理與一體化管理更應得到重視。電子文件的現代化管理主要包括以下幾個方面：

一、電子文件生成階段的管理

電子文件的生成是指電子文件產生的過程，它是電子文件生命周期的開始。一般說來，電子文件來源于兩個方面：一是職能部門自身創建的；二是從工作網絡上采集的。無論文件以哪種方式產生，一旦產生后，為了固定下來并區別于其他文件，都需要對其命名。電子文件的命名與傳統文件的命名有相同處，也有不同點。電子文件的命名應注意以下問題：第一，唯一性原則。電子文件命名在整個系統中應具有唯一性。這個原則保證了文件檢索的高效和準確，同時可避免在存儲過程中，后來存儲的文件取代前期存儲的同名文件以造成文件丟失的情況。第二，概括性原則。該文件名應能高度概括被保存文件的主要內容，即將文件的關鍵內容納入文件名中，便于管理者從文件名可知曉文件的大概內容。……