闡釋醫院綜合檔案的開發利用

摘要：“十二·五”計劃描繪了醫療衛生事業前進的藍圖，又好又快的發展是時代的使命。醫院綜合檔案承載著醫院歷史的燦爛輝煌與曲折教訓，是創建醫院精神文明和物質文明的源泉。綜合檔案為醫院提供了過去與現在的科研資料、工作業績和可利用經驗，是醫院的軟件資源和寶貴信息。以我院為例，一次性成功創建“三級甲等醫院”并順利通過復審，實現跨越式發展和重大變革并且獲得多項科研成果，這些都與綜合檔案的開發利用有著直接或間接關系。

關鍵詞：醫院綜合檔案；開發利

一、醫院綜合檔案資源的開發利用是全院人員的共同職責

（一）綜合檔案開發利用的意義

醫院綜合檔案是醫院的全部庫藏檔案，是行政部門和業務部門歷史與現狀的完整材料，是全院職能科室和臨床學科的工作記載與研究結晶。醫院綜合檔案的開發利用具有重要現實意義和深遠歷史意義。

（二）形成開發利用綜合檔案的氛圍

鑒于醫院綜合檔案在人文、科研和臨床方面的珍貴價值，應當大力研發這一資源，使之在醫院的發展建設中發揮更大作用，為病人服務，為社會服務。做好醫院各門類檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計與檢索工作，建立健全電子檔案、影像檔案和文書檔案。努力辦成數字化、信息化的檔案網絡體系，呈現庫藏豐富、結構合理、有目可查和管理科學及高效利用的氛圍。

二、醫院綜合檔案開發利用概論

（一）綜合檔案的開發

綜合檔案的開發是實現創新的手段，是研發，是過程。醫院綜合檔案承載醫院歷史的燦爛輝煌與曲折教訓，是創建醫院精神文明和物質文明的源泉。綜合檔案的開發，是指對綜合檔案的發掘、開辟與拓展。是對綜合檔案的重新研究，重新認識。是有所發現，有所繼承，有所摒棄。開發綜合檔案是對塵封已久和現在收藏的綜合檔案進行閱覽、探索，由表及里，去偽存真，從中找到可利用的、有價值的部分。要完善綜合檔案管理體制，充分利用現存的每一種特殊檔案， 發揮專門檔案的資源優勢，進行全面、深入地探討。要調動大家積極性，共同開發本科室檔案，尋找那些應當永久保存、可指導當前工作和具有科研價值的內容。我院每年申報的科研新項目大多源于對綜合檔案的開發。

（二）綜合檔案的利用

開發的目的是為了利用。綜合檔案的利用是實現創新的目的，是獲取，是結果。經過開發與研究，才能有所發現，有所提高。從中選擇真實可靠的材料，作為醫院開展新工作、申報科研項目的參考依據。綜合檔案的利用是直接提供檔案為利用者服務。作為檔案工作者，要根據醫院科研和管理工作的需要，積極創造條件，編輯各種參考資料，如科研成果簡介、論文匯編、專業數據搜集等，主動為利用者服務。還要記錄利用綜合檔案尤其是利用醫學科研檔案后取得的經濟、社會效益。

三、如何開發利用醫院綜合檔案

（一）開發利用醫院綜合檔案的方式方法

我院是地市級三級甲等醫院，綜合檔案的內容包括：人事檔案、黨政文書檔案、醫療業務檔案、臨床各科病案、醫學科研檔案、醫學教育檔案、醫療檢查膠片檔案、聲像檔案、圖文檔案、實物檔案、印模檔案、病理切片檔案、設備儀器檔案、藥事管理檔案、制劑生產檔案、總務基建檔案、財務檔案、監察審計檔案等。既有文本檔案，也有計算機磁盤、光盤等電子數據檔案。開發利用如此內容多、時空長的綜合檔案，是繁雜艱巨的工程，不可能一揮而就。這些檔案資料在醫院發展建設中起著查考憑證、參考依據、科學研究、宣傳教育的重要作用。檔案工作的根本目的就是開發檔案信息資源，服務經濟建設。而要充分發揮庫存檔案信息資源的潛在作用，就必須有科學的方法和創新的方式來研發綜合檔案。

（二）延用舊模式啟用新模式

檔案工作者直接提供檔案為利用者服務，這是原有的利用方式。即在保密和不丟失檔案以及嚴格審批的前提下，有時限的向利用者提供檔案原件及其復制件。檔案工作者新的工作模式是，將綜合檔案編輯出版為檔案文件匯編、檔案史料匯編、大事記和舉辦檔案展覽等，為開發利用者提供一個快速查找的平臺。通過積極優質的服務，把死材料變成活材料，使檔案工作變被動為主動。由封閉式管理向開放式管理轉變，由被動管理向主動管理轉變。充分發揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫院的社會效益和經濟效益密切聯系起來。實施主動服務、跟蹤服務，提高檔案工作效率，為本院和社會上開發利用綜合檔案資源而盡力。

（三）重點開發利用綜合檔案中的醫學科研檔案

醫學科研檔案即醫院臨床科研文件材料，是醫院綜合檔案的重要組成部分，它在一定程度上反映了醫院的醫療水平。為確保科研檔案的質量和提高檔案利用率，檔案管理人員要切實轉變管理理念，結合科研檔案特點，有針對性地采取管理措施。

（四）全面發揮綜合檔案尤其是醫學科研檔案的現實作用

隨著醫院各項工作的不斷發展，對檔案利用的要求也越來越高。利用重點從政治、行政等方面的需要，發展到醫院業務建設、科學研究、精神文明建設等方面來。這就要求醫院檔案工作人員既要精通掌握檔案管理專業知識，還必須掌握醫療衛生相關知識以及科技檔案、專門檔案方面的知識。根據不同的利用需求，有針對性地提供檔案。要具備從事本職工作的語言文字能力、信息開發能力、電腦使用能力等。主動發布檔案信息，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。為檔案利用者提供更廣泛、集中、系統的服務。

要進一步解放思想，更新觀念，努力為利用者提供方便、快捷的使用途徑。在不失密的前提下，在開發利用文本原始檔案的基礎上，使用網絡手段開發利用電子檔案。全面發揮綜合檔案尤其是醫學科研檔案的現實作用。要實現綜合檔案的自身價值，做好科研檔案信息資源的開發、編研工作，為廣大科研人員開展醫學研究提供最新的科研信息資料。

四、完善檔案工作管理體制為開發利用綜合檔案創造條件

（一）成立管理機構

完善綜合檔案工作管理體制，成立保密、鑒定及銷毀領導小組。明確各部門、各科室兼職人員，使綜合檔案材料的收集、整理、鑒定、匯編等工作有人做，有人管。對零散和需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列、編目，使檔案由雜亂到系統，由無序到有序。按照一定的原則、標準和方法，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀，提高檔案利用的準確率。進而篩選、匯總、精編成冊，充分反映各項工作活動的歷史全貌。形成醫院綜合檔案網絡管理體系， 實現醫院信息系統與綜合檔案數字化管理。電子文檔來源廣泛，形成者不僅有臨床業務科室、行政科室、承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。

（二）健全規章制度

建立健全綜合檔案管理規章制度，使綜合檔案管理有法可依，有章可循，實現綜合檔案管理規范化。實行統一領導、分級管理的原則，維護綜合檔案的完整與安全，便于醫院和社會各方面的開發利用。在貫徹落實《檔案法》的同時，結合醫院實際情況，制定醫院綜合檔案管理細則。通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各科室、個人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到綜合檔案室來。做好醫院各門類檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計與檢索工作。綜合檔案的收集要及時，鑒選要準確，內容要豐富。對于有保存價值的檔案進行集中統一管理，維護檔案的完整與安全。為開發利用綜合檔案信息資源創造物質條件和制度保障。

（三）領導重視是開發利用綜合檔案的關鍵

院領導在抓醫療業務的同時，應當重視綜合檔案管理與開發利用。在人力、物力、財力等方面給予大力支持。帶領大家深入學習貫徹《檔案法》和《安徽省檔案條例》，進一步增強全員的檔案意識，嚴格執行各項檔案工作的編研工作，認真做好檔案的“收集、保管、使用”，充分發揮檔案信息資源的作用，更好地促進醫院各項工作的發展。回顧我院開發利用綜合檔案所取得的成效，主要是領導重視的結果。汲取綜合檔案的精華，為當今醫院的科學發展發光發熱，也是醫院領導的神圣職責。

五、應用HIS實現綜合檔案數字化管理

（一）應用HIS為開發利用綜合檔案創造條件

HIS是利用電子計算機和通訊設備，為醫院所屬各部門提供患者診療信息和行政管理信息的收集、存儲、處理、提取和數據交換的能力，并滿足所有授權用戶的功能需求。HIS可實現信息的全過程追蹤和動態管理，從而簡化了患者診療流程，優化了醫療環境。同時也強化了醫院內部管理，降低了醫護人員的工作強度和時間。

（二）醫院實行兩種檔案并存管理

醫院的公文檔案由于印章和簽署是文件生效的主要標志，所以對于具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文檔的不穩定性和易修改性，有必要將重要的電子文檔制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。綜合檔案電子文檔、紙質文件應當實施兩種檔案并存的管理。即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔。

（三）HIS是開發利用綜合檔案的先導

HIS是實現綜合檔案數字化管理的有利條件。能夠使醫院更直接、更明顯、更迅速地獲得系統的回報。醫院檔案，主要涉及病案和行政檔案兩大內容，因此應當把檔案管理劃歸管理信息系統。HIS把管理信息系統細分為門急診掛號、門急診管理及計價收費、住院患者管理、藥庫藥房管理、病案管理、醫療統計、人事工資管理、財務管理與醫院經濟核算、醫院后勤物資供應、固定資產醫療設備管理、院長辦公綜合查詢與輔助決策。HIS軟件使醫院綜合檔案數字化管理更加科學、實用。目前，我院正在使用HIS軟件，努力開發利用綜合檔案資源，向著又好又快發展目標奮進。