加強石油企業檔案管理的措施分析

摘要：現階段，隨著信息技術的不斷發展和企業檔案管理要求的不斷提升，石油企業檔案管理的模式和方法都已經不足以滿足新時代的需求。石油企業作為國有企業的代表，其地位和重要性不言而喻。長期以來，國內各大石油企業的檔案管理工作都顯現出重視程度不高、管理模式落后的缺陷，包括信息化實現程度不高、信息收取更新速度滯后等問題。從社會科學技術發展的趨勢來看，實現石油企業檔案管理的現代化和信息化是實現有效管理的必要途徑。

關鍵詞：石油企業；檔案管理；信息；措施；問題

隨著信息時代的全面到來，科學技術在企業發展和自身管理過程中的各個方面都已經得到了運用和體現。各大企業的檔案管理都已經由以往傳統的手寫記錄改成了現代化方便快捷的電子檔案管理手段。這在我國的石油企業中同樣適用。到目前為止，我國大中小型石油企業都已經采用了現代化的電子檔案管理模式進行企業檔案管理工作。這種現代化的電子檔案管理模式不僅彌補了傳統手繪制作的檔案的不足，更加極大地提升了石油企業檔案管理的質量和效率，方便了石油企業各部門之間檔案信息的共享，加強了各部門之間的合作和聯系，為石油企業的正常運營增添了一抹光彩。但是就目前情況來看，電子檔案管理模式在石油企業的運用過程中還存在一些值得商討和加強的地方，有一些至關重要的問題有可能導致信息共享的滯后等，從而延長信息檔案管理的時間，進而降低石油企業檔案管理工作的效率，影響石油企業的成本花銷。因此，石油企業的檔案管理工作可謂舉足輕重，企業工作人員必須根據實際情況結合企業運行狀況對企業的檔案管理工作進行詳細的研究和調查，針對出現的一系列問題制定出合理的解決方案，共同促進石油企業檔案管理工作質量的提升。

一、石油企業檔案管理工作存在的問題

（一）石油企業對檔案管理工作普遍重視不夠。在我國的石油企業檔案管理工作中，企業內部高層領導普遍對這個部門和工作重視不夠，無法及時認識到檔案管理工作對于整個石油企業運營效果的重要性。甚至經常把檔案管理部門排除在重要的會議之外，這就容易導致石油企業對檔案管理部門的投入不夠，經費不足，對檔案管理工作支持力度不夠。國內甚至某些石油企業的檔案管理部門不符合國家標準，檔案管理工作上存在的缺陷也數不勝數。

（二）石油企業檔案管理從業人員素質有待提升。部分石油企業的檔案管理工作人員不僅沒有專業的管理技能，工作態度更是十分惡劣，不愿意長期在電腦面前整理資料。甚至整理的資料馬馬虎虎，模凌兩可，耽誤了企業內部許多重要資料的共享和傳送。除此之外，石油企業檔案管理工作人員的選擇和任務分配也存在問題，工作分配不合理，人員招聘不合格等現象層出不窮。

（三）檔案信息服務過于單一。企業檔案管理工作是由多種類目的檔案構成的有機整體，每一個類型的檔案都有自身的獨特功能，其服務的主要對象一般是石油企業內部的從業人員以及工作項目等，有一些也擁有評估工作水平的能力，但是目前的石油企業檔案管理機構為企業內部從業人員服務的現象少之又少，完全失去了石油企業建立檔案管理工作部門的作用和意義。

（四）石油企業檔案管理工作的準確性和規范性無法得到保證。現階段，雖然大部分的石油企業檔案管理工作都引用了計算機作為工作平臺，但是盡管如此，對信息技術的運用依舊停留在初級階段，完全沒有達到信息化的標準要求。主要表現在缺乏必要的信息資料綜合處理能力。系統功能的單一化和處理思路的不清晰使得計算出標準數據的概率十分低，石油企業檔案管理工作舉步維艱。又由于部分石油企業對檔案管理工作的重視不夠、投入不夠，導致該工作的信息化程度低下，服務效率低下。

（五）行業之間的信息流通率低，石油企業之間存在著緊密的聯系，很多信息都應該在整個行業之間傳遞。但是現階段國內石油企業之間缺乏合作，這就造成了企業之間信息共享橋梁的難以搭建，各企業的信息共享最大范圍也就維持在同品牌之內。即使許多石油企業已經意識到了檔案管理工作中實現信息資源共享的重要性但是由于企業體制等的種種限制，也無法打破自身設立的框架，快速實現信息資源的共享。

二、提高石油企業檔案管理工作質量的措施

（一）石油企業要樹立對檔案管理工作的重視心理。事實證明，石油企業檔案管理中信息資源共享模式的建立是一個系統性的工程，隨著信息技術的發展這一大工程的建立在技術層面上已經不存在大問題。主要問題就在于各個石油企業之間的聯系。由于各個石油企業都是自治狀態，一旦將多個石油企業聯系在一起，那么規劃、管理、領導等就成了最重要的問題。因此要加強自上而下的上層設計，因為只有自上而下才能避免自治的現象，形成統一有效的科學管理。

（二）加大力度支持石油企業檔案管理工作。由上述問題可知，部分石油企業對檔案管理工作的不重視導致了檔案管理工作缺少經費的問題，因此，必須號召廣大石油企業加大對檔案管理工作的經費支持和投入。石油企業要為檔案管理工作設立適當的專項資金，以滿足企業內部檔案管理工作的基本需求。加大對檔案管理工作的資金投入，是促進該項工作順利發展的重要保證，更是加快檔案信息化建設、確保石油企業健康運營的重要途徑。

（三）加強對企業從業人員的培訓，全面提升石油企業檔案管理工作的人才素質。石油企業檔案管理工作人員的素質關系到工作的質量，直接影響著檔案資料的開發深度。就現階段的情況來看，多數石油企業的檔案管理工作人員缺乏專業的管理技術和資料整理能力。為此，企業必須對工作人員進行定期培訓，開辦相關方面的培訓班，著重提升石油企業檔案管理人員的檔案統計能力和信息提取能力。提高石油企業檔案管理工作從業人員的入職門檻，加大力度引進優秀的外來檔案管理人才，從根本上提高檔案管理工作的質量和水平。

（四）建立健全石油企業檔案管理信息共享服務體系。這一體系的建立主要是為了保證石油企業的檔案管理信息不僅僅向企業和內部員工開放，更加大范圍地向社會公眾開放，并為其服務。檔案信息服務體系主要由檔案的保管、整理和查詢三個部分構成，用流暢的工作流程來促進石油企業檔案管理工作的開展，保證信息共享服務更加人性化、更具開放性。除此之外要建立科學合理的硬性制度以保證石油企業檔案管理在記錄過程中的準確信和規范性，使石油企業的電子檔案管理能夠真正發揮信息管理和共享作用。

綜上所述，現階段國內絕大多數石油企業的檔案管理工作都是電子模式，但是有了現代化高科技的支持，并不代表著從業人員就可以放松起來，將一切都推脫給電子檔案管理系統去做。在電子檔案管理模式運行的過程中，我們更要確保從業人員的專業素質，配合有效的制度保證檔案管理工作順利完成，從而促進石油企業的健康發展，這是加強檔案管理工作的重中之重。

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