淺談如何加快檔案信息資源的開發(fā)與利用

摘要：檔案信息作為一種重要資源，其重要性已引起人們的普遍關(guān)注和廣泛認(rèn)同，大力開發(fā)利用檔案信息資源已經(jīng)非常現(xiàn)實(shí)地提到了檔案部門的議事議程。開發(fā)利用好檔案信息資源是我們檔案工作一項(xiàng)急需探索和解決的重要課題。這是信息時(shí)代的要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。本文從強(qiáng)化檔案法制意識(shí)，完善管理手段和提高服務(wù)質(zhì)量三方面加以論述。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；開發(fā)；利用

引言

開發(fā)利用好檔案信息資源是我們檔案工作一項(xiàng)急需探索和解決的重要課題。21世紀(jì)是信息的時(shí)代，信息已成為人們從事各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)不可缺少的需要。檔案是信息資源的一個(gè)重要組成部分，檔案信息作為一種重要資源，其重要性已引起人們的普遍關(guān)注和廣泛認(rèn)同，大力開發(fā)利用檔案信息資源已經(jīng)非常現(xiàn)實(shí)地提到了檔案部門的議事議程。開發(fā)利用檔案信息資源是社會(huì)發(fā)展的要求，也是檔案服務(wù)社會(huì)的必然選擇。人們只有善于利用檔案信息，才可以使這種潛在的生產(chǎn)力盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。那么，如何加快檔案信息資源的開發(fā)與利用呢？

一、強(qiáng)化檔案法制意識(shí)，是促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)與利用的基本前提

市場(chǎng)是社會(huì)資源配置的基本手段”，而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也就是法制經(jīng)濟(jì)。發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)離不開檔案工作和檔案信息，也離不開檔案法規(guī)。因?yàn)椋l(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，靠的是內(nèi)含擴(kuò)大在生產(chǎn)，走出一條投入少，產(chǎn)出多的路子，靠?jī)?nèi)含，主要靠科技、靠管理。而檔案正是包含著豐富的科技文化知識(shí)，檔案工作正是各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)。檔案是昨天社會(huì)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的積累，也是今天科學(xué)文化發(fā)展水平的標(biāo)志，更是明天國(guó)民經(jīng)濟(jì)再攀新高峰的可靠資料。從這個(gè)意義上講，離開檔案和檔案信息開發(fā)與利用，不僅生產(chǎn)難以發(fā)展，兩個(gè)文明建設(shè)也難以實(shí)施。只有充分認(rèn)識(shí)檔案工作在經(jīng)濟(jì)關(guān)系和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的重要地位和作用，把這種認(rèn)識(shí)提高到法律的高度，方能提高法律意識(shí)。經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域更是如此，只有充分認(rèn)識(shí)檔案法規(guī)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中的地位與作用，方能自覺地運(yùn)用檔案法規(guī)維護(hù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展。一方面，市場(chǎng)配置檔案信息資源，引導(dǎo)檔案信息的開發(fā)與利用；另一方面，市場(chǎng)需要法制，需要檔案法規(guī)；再一方面，法制保護(hù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，檔案法規(guī)調(diào)節(jié)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的檔案事務(wù)行為。總之，檔案信息資源的開發(fā)利用，需要我們不斷地完善和加強(qiáng)檔案法制建設(shè)。

二、完善管理手段，是提高檔案信息資源開發(fā)利用的重要基礎(chǔ)

建立和完善檔案工作管理手段，有助于檔案信息資源的開發(fā)與利用。一是要有大量豐富的館藏檔案，充實(shí)豐富館藏檔案是開發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)。長(zhǎng)期以來，檔案工作者所做的努力，無論是檔案的收集、整理、鑒定，還是保管、統(tǒng)計(jì)、檢索等等，都為檔案信息開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。充實(shí)豐富館藏檔案是開發(fā)利用檔案信息資源的前提。在這個(gè)基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息的第一次開發(fā)。從全部信息中篩選出有價(jià)值的部分歸檔，使檔案門類齊全，館藏豐富。然后，建立科學(xué)完整的檢索體系，方便提供利用。同時(shí)，做好檔案的二次開發(fā)工作。就是要對(duì)檔案信息進(jìn)行濃縮和加工，也就是開展檔案信息編研工作。通過對(duì)檔案內(nèi)容的編輯、歸檔，形成系統(tǒng)的檔案信息加工品，主動(dòng)、直接為社會(huì)各方面工作服務(wù)。只有這樣，才能不斷增加館藏檔案信息量，促進(jìn)資源的合理構(gòu)成。二是檔案整理要系統(tǒng)化。為檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造前提條件。當(dāng)前社會(huì)各界對(duì)檔案的需求具有多元性、系統(tǒng)性、時(shí)效性和不定性的特點(diǎn)。由于各項(xiàng)政策的不斷出臺(tái)，決定了檔案資源來源的廣泛性、種類的多樣性和內(nèi)容的復(fù)雜性。因此，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，實(shí)行檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高檔案資源利用率和共享水平。三是實(shí)現(xiàn)檔案信息工作現(xiàn)代化。21世紀(jì)的今天，新技術(shù)發(fā)展日新月異，科技競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，檔案管理急需實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，即館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化，檔案的網(wǎng)絡(luò)化借助網(wǎng)絡(luò)的方便性、快捷性和連續(xù)性，就突破了傳統(tǒng)檔案管理的限制。用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)銜接各種業(yè)務(wù)工作；用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)把上下級(jí)聯(lián)系起來，成為一種綜合性管理決策系統(tǒng)；需要建立跨行業(yè)、跨部門、跨地區(qū)的大規(guī)模計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，不僅可以使各級(jí)檔案部門聯(lián)網(wǎng)，而且是檔案信息與圖書、情報(bào)資料等信息一起構(gòu)成綜合性信息網(wǎng)；建立檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系，是實(shí)現(xiàn)檔案信息工作現(xiàn)代化的重要前提，無論建立什么樣的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，安全第一，在確保檔案信息資源不丟失、不泄密、不失竊等安全的基礎(chǔ)上，用現(xiàn)代化管理技術(shù)與方法去開發(fā)利用檔案信息資源。

三、提高服務(wù)質(zhì)量，是加快檔案信息資源開發(fā)利用的必要條件

首先，提高檔案工作者的素質(zhì)。在現(xiàn)階段檔案信息數(shù)字化的過程中，迫切需要現(xiàn)代化的綜合性的人才，他不僅要具備較高的專業(yè)水平，而且要精通現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。但從目前情況看，許多檔案部門缺乏這樣的人才，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。那些從事傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案工作者有不少專業(yè)領(lǐng)域水準(zhǔn)較高，可惜檔案網(wǎng)絡(luò)技術(shù)薄弱。今天，檔案信息化的發(fā)展，要求他們與時(shí)俱進(jìn)，更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。一要改變檔案工作者的管理理念。適應(yīng)時(shí)代要求，必須自覺地從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向檔案信息化管理發(fā)展。要意識(shí)到自己的首要職責(zé)是以最高的效率給檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。在檔案工作中，檔案工作者應(yīng)把加工和完善館藏檔案，加速檔案數(shù)字化建設(shè)，以滿足檔案利用者的需求為工作的主動(dòng)力。把檔案的利用率作為衡量自身工作成績(jī)的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。二要優(yōu)化檔案工作者的整體人員結(jié)構(gòu)和個(gè)體知識(shí)結(jié)構(gòu)。針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作者對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的陌生，檔案部門應(yīng)引進(jìn)部分高科技人員，通過他們所帶來的計(jì)算機(jī)前沿知識(shí)和檔案后臺(tái)管理技能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的初步數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化過程。此外，加強(qiáng)對(duì)在職檔案工作人員的觀念和技能培訓(xùn)，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化技術(shù)、技能的運(yùn)用，壯大適應(yīng)信息時(shí)代要求的檔案管理隊(duì)伍。

其次，改進(jìn)服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量，將有力加快檔案信息資源的開發(fā)與利用。如何提高質(zhì)量？一是要樹立超前一意識(shí)。及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)需要檔案的信息提取做好預(yù)測(cè)，才能主動(dòng)提供利用。因?yàn)椋瑱n案是人類社會(huì)實(shí)踐中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的原始材料，具有歷史性和原發(fā)性。文字材料歸檔后，就具有歷史性的信息。具有潛在的利用價(jià)值。而這些文字材料，沒有或很少有按信息要求整理加工的，只有一些原始文件材料具有原發(fā)性的信息。因此，這就要求我們必須實(shí)現(xiàn)預(yù)測(cè)，有超前意識(shí)，為利用者提供高效率的檔案信息。二是要搞好咨詢服務(wù)。檔案工作要根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷變化在熟悉館藏的前提下，對(duì)外搞好咨詢服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確解答利用者的各種咨詢，滿足利用者的不同需求。三是做好宣傳教育服務(wù)。抓住一切宣傳機(jī)遇，運(yùn)用各種載體，有計(jì)劃、分層次地展開宣傳活動(dòng)，把“死”檔案變成“活”的資源信息。使利用者在各項(xiàng)利用活動(dòng)中得到高效率的益處。同時(shí)，檔案工作人員在日常的提供利用服務(wù)中，接待來查來訪者要熱情、禮貌、主動(dòng)、周到、快捷、高效的服務(wù)，做到“百問不煩、百查不厭”，滿足利用者的需求。真正使檔案信息資源開發(fā)工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的天地。