淺議事業單位人事檔案管理現狀與對策

摘要：在數據量逐漸增大的今天，檔案的管理正面對著新的機遇與挑戰，人事檔案管理工作作為人力資源信息的重要載體和主要來源之一，管理好人事檔案不僅能對人力資源的開發起著重要的作用，也為事業單位的檔案管理提供了信息保障。檔案是對年代的記載，是相關部門今后發展的重要依據，大數據時代的背景下，事業單位的檔案管理應充分聯系實際，采用先進的計算機技術進行檔案管理，以提高檔案管理人員的素質，切實的鞏固檔案建設的成果。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；創新；管理

一、引言

我國現階段的大部分事業單位正在推行改革，對原有人事管理模式也產生了巨大的挑戰。怎樣提高人事檔案的可靠性和真實性，為用人單位提供可靠的人才資源，是人事檔案管理需要重點注意的問題，我國的事業單位檔案管理還存在著較多問題，人事檔案的管理情況不容樂觀。

二、當前事業單位的人事檔案管理工作中存在的問題

隨著國家對于事業單位人事檔案管理的一系列的機制改革，事業單位的人事檔案也逐步趨向于社會化管理。人事檔案的管理工作是在人事領域為人事服務的。所以，人事檔案管理制度的改革也是針對人事檔案現行管理模式提出的更高層次的要求，事業單位人事檔案工作需要進行相應調整，以順利完成自身變革。

（一）檔案管理工作是一項較為復雜繁瑣的管理工作。沒有一定的物力、人力、財力投入，檔案管理工作難以順利進行。我國當前的檔案管理人員隊伍整體水平較低，在檔案管理事宜上仍然保留著落后的方法和傳統的思想，并沒有進行相對應的改革與創新。隨著人事制度改革的不斷推進，內部科室重組、機構調整、人員競聘上崗、原有的人事、干部檔案管理人員的崗位變動，造成大多數人員未經過專業檔案知識的相關培訓便直接上崗，對檔案的管檔要求和重要性不太了解。多數的檔案人員身兼數職，對待檔案工作常常心有余而力不足，造成了大部分員工的檔案流失，這些現象嚴重影響了事業單位檔案管理的水平。

（二）檔案材料不齊的問題，尤其是一些考核材料甚至出現了無從考核的情況，這大大的影響了人員的提升。部分人事檔案存在著學歷材料缺失的情況，畢業生登記表、成績單、錄取通知書等材料不完整，人事部門想驗證相關人員的學歷就需要耗費大量的物力和人力。在對干部聘用或任免的時候，經常會出現材料不齊的情況，部分事業單位的工作崗位確認都是根據單位慣例進行的，檔案材料不齊直接影響人事單位對賞罰工作的進行。

（三）人事檔案管理是一項系統具體的工程，工作內容非常繁瑣，且需要很強的連續性，若不投入大量的人力，極有可能導致工作效果不佳，影響檔案管理的質量。隨著科學技術水平的不斷發展，事業單位的人員數量不斷減少，檔案管理人員也在減少。同時，各不同崗位的工作人員輪崗和換崗的情況越來越多，部分人員并不具備檔案管理技能，甚至對于檔案的重要性沒有很好的認識，檔案管理意識淡薄，直接影響檔案管理的效果。部分檔案人員并不是全職，有些是同時在其他部門兼任，對于檔案工作熱情不大，經常會出現敷衍了事的情況，這都對事業單位的檔案管理造成了很大的影響。

（四）隨著國家改革開放進程的不斷深人，很多事業單位的員工不再滿足于在事業單位工作一輩子，一些工作人員會選擇出國深造或到其他的企業工作。這些因素極易導致人檔分離現象。這兩種情況在科研背景較強的事業單位非常明顯，同時也給相關人事檔案管理機構和人員帶來了管理上的麻煩。

（五）隨著科技手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統也普遍開始采用，但部分先進的技術手段還未被充分發揮和挖掘，計算機技術還未在人事檔案管理中被廣泛運用，有些單位把檔案目錄和個人信息輸入計算機，調閱檔案和資料檢索仍習慣手工操作，無紙化閱檔未曾實施。這既不利于檔案保管，同樣影響工作效率。

就目前而言，人事檔案的管理工作仍存在重保密、輕利用的現象，檔案服務和開發的意識較差。這種重管理輕服務的現象，使人事檔案利用價值逐漸低，功能也逐漸弱化。

三、事業單位人事檔案管理的相關對策及建議

（一）事業單位領導應高度重視人事檔案管理工作，將把它當作單位干部建設的一部分，還應將人事檔案管理工作逐步融入到會議的日程中。應建立一套合理而有效的科學化檔案管理機制，可建立檔案管理小組定期或者不定期的對檔案管理相關工作進行檢查和監督，做到及時發現問題并及時處理問題，同時應建立一套科學的檔案管理考核制度，對檔案管理工作中的相關從業人員進行質量考核，需要做到現場指導及動態管理，以便從整體上做到人事檔案管理工作的科學化、制度化和條理化。

（二）應加強人事檔案管理隊伍的自身素質建設，各級在檔案管理人員聘用時時需再三篩選，只有有較高職業道德、思想政治覺悟高、富有耐心、細心和責任心的人才能從事檔案管理的工作。同時，應制定培訓計劃，使檔案管理人員深入了解這項工作的意義和性質，并具有一定的創新理念和現代教育技術，各級還應建立一定的獎勵激勵政策，以提高檔案管理員的行動力和積極性，腳踏實地做好各項工作，進而推動事業單位的檔案事業發展。

（三）檔案工作是一項系統且需要很強專業知識的工作，若檔案管理人員沒有相關的專業知識，很難管理好檔案，所以，事業單位的檔案管理人員需要具備較強的業務能力。且在日常的工作中要有很強的條理性，不能粗心大意。新加入的檔案管理人員應與老員工進行一段時間的學習，以便對業務有所了解。學無止境，只有在實踐中妥善把掌握知識并進行實踐應用，才能精通檔案管理的工作。只有不斷地進行學習，才能適應檔案工作發展的需求。

（四）檔案管理人員需及時收集和檔案有關的各項材料，并認真整理，細致鑒別，以做到取之有據。對于不符合歸檔要求的材料應及時進行處理，手續不全的材料應退回形成材料的部門進行補辦，以確保材料的齊全完整和手續完備，以保證人事檔案的準確性、權威性和真實性。應改進并完善檔案功能，使其記錄的內容更加客觀、全面、動態。檔案的功能應進行全新的定位：對檔案原有的重要部分應予以保留；檔案的內涵應進一步擴大和豐富；補充其他相關求職者及用人單位都需要的功能，以便更好地為人才的選拔服務，減少棄檔現象。

（五）人事檔案是人才信息的資源庫，合理利用各項資源，使其最大限度發揮作用，應把先進的科技手段應用于人事檔案管理中，以達到延長人事檔案壽命和提高工作效率的目的。提高工作效率，需要對人事檔進行行計算機的輔助管理，利用掃描儀、計算機等現代設備和技術，將檔案資料進行整理并輸入計算機，通過相應的技術處理，將圖片、文字、聲像等資料轉變為數據資料，實現人事檔案紙質和數據格式的并存。

三、結束語

事業單位的人事檔案管理的改革，在給事業單位人事檔案工作帶來了挑戰的同時，也帶來了創新的理念和進步的機遇。在事業單位人事管理改革的情況下，人事檔案管理需要轉變傳統管理模式，以全新的管理模式適應事業單位的發展需要，除加強對檔案管理人員的培訓外，還應轉變傳統的管理模式，擴大檔案的收集渠道和收集范圍，以彌補傳統的人事檔案管理工作的不足，更好地組織人才、發展人才。

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