解析人才市場檔案管理工作中存在的問題及對策

摘要：隨著知識經濟時代的到來，人才的決定性作用愈發突顯，人才市場正逐步成為社會大眾特別是流動人員的首選檔案代理場所，因此，我們有必要對該部分檔案的管理工作加以重視。本文首先分析了當前人才市場檔案管理工作中存在的問題，并提出解決措施和攻略。

關鍵詞：人才市場；檔案；檔案管理；

一、人才市場檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案收費管理不合理，增加流動人員經濟負擔

當前，人才市場對流動人員檔案的保管、利用、轉遞等業務都要求支付相應的費用。當前廣州、天津等地的收費稍高于國家標準，各地人才市場檔案管理部門在對檔案代理人員辦理個人業務時收費標準并不一致，往往還會采取單次收費，比如：開一個證明要交“證明費”，加急要交“加急費”，調檔要交“調檔費”，評職稱要交“評審費”等，這類收入已經成為許多國有人才市場的主要收入來源。社會流動人員不同于在國有單位、事業編制單位的員工，他們在求職、就職的過程中本身就面臨著種種成本和風險，而年復一年的檔案管理費用儼然已經成為流動人員不小的經濟負擔。

（二）“人檔分離”現象導致檔案內容陳舊失真和檔案功能的弱化

相對于市場經濟條件下人才流動日益活躍的趨勢，記載個人經歷的檔案內容更新速度顯然已經跟不上節奏。部分用人單位認為這類缺乏新增記錄的檔案不能客觀真實地反映流動人員的整體素質與面貌，也就無法以此為依據為單位選拔人才。“人檔分離”帶來的材料搜集困難、信息補充不及時、查閱手續繁雜、工作環節冗雜等現實困擾，更加劇了檔案內容陳舊失真的問題，阻礙了人才市場誠信建設和人才素質評價機制構建。由此，檔案功能不僅不能得到提升反而會逐步弱化。

（三）檔案管理歸屬關系不明確并伴隨信息管理方式不完善

1、檔案管理分散，查詢手續繁雜，增加用人單位檔案管理員的工作量。在單位人事活動中，每年都會產生大量的員工績效考核表、工資核定表、職稱評定表以及學歷、技能等級證書等，這些材料的收集、整理、鑒定、移交等工作一般都由用人單位內部人員完成，然后再移交給人才市場檔案管理部門。此外，用人單位在辦理員工入黨、生育證等事宜時，必須要前往人才市場檔案管理部門進行一系列借閱程序來查閱員工檔案，手續繁瑣，這期間明顯會增大用人單位工作人員的時間和精力，降低了工作效率。

2、管理手段落后，操作程序不規范，管理設備有待更新。社會流動人員眾多，檔案管理工作量激增，人才市場檔案管理部門的基礎設施建設明顯滯后于社會人員的流動頻率，難以達到市場經濟條件下優質高效服務的標準。人才市場檔案管理的部分工作人員不具備專業素質，加上資金投入不足，基礎設施落后，檔案管理工作幾乎處于被動應付狀態，服務質量很難得到提高。

（四）人才市場檔案管理部門的服務理念亟待轉變

人才市場檔案管理部門有義務、有責任對已經收集到的材料及時整理歸檔，積極為用人單位和檔案代理人員提供優質服務。然而事實上目前的人才市場檔案管理人員的工作過程中沒有體現“為人民服務”的理念，很多業務仍是用人單位和檔案代理人員自己奔波辦理，比如：明明有更簡便的收費方法、辦理程序，人才市場檔案管理人員往往只字不提，只按最高標準收費，不清楚交代用戶在辦理相應手續所需證件和具體時間，導致他們多次奔波，浪費大量的時間、精力和車旅費，影響辦事效率。這樣的人才市場檔案管理部門只是提供一個保存檔案的“空中樓閣”。

二、做好人才市場檔案管理工作的對策分析

（一）規范檔案管理工作收費標準，深化公益性服務程度

《流動人員人事檔案管理暫行規定》指出“人才市場應當以社會效益為主，按照國家和物價局、財政部門的相關規定實行有償服務”。據此，我們可以得知人才市場檔案管理收費是有法律依據的， 應當根據規定統一規范各地區收費標準。各地人才市場交流中心應當優先為人民群眾服務，不能以盈利為目的，同時，為了更好地為廣大人才提供優質、方便的服務，公共財政應當加強財政投入。

（二）加強檔案信息化建設，及時更新現有檔案信息

“人才信息數據庫”應該結合“用人單位信息庫”，從縱向、橫向加深對檔案的開發與利用程度。由于人才流動的日益頻繁，人才市場的時效性特征日趨明顯，這對檔案工作效率提出了更高的要求。人才市場檔案管理部門應該在現有檔案信息基礎之上，及時更新信息，建立真實、可靠、權威的“人才信息數據庫”。同時，可根據人才市場所采集的市場信息，做好分析與綜合，建立起分門別類、內容豐富、特點鮮明的“用人單位信息庫”，從而構造一個各地區、各部門分工協作、縱橫相連、具有靈活反應能力的人才供求信息網絡。根據需要可進一步開發人才檔案信息網頁，發布人才信息，把個人信息檔案和業績檔案分類建立、全網絡管理，并建立“個人誠信檔案專欄”，一方面，可以用誠信檔案來約束其道德行為，另一方面，可以為流動人員和用人單位提供及時、準確的供求信息，讓檔案成為個人的“介紹信”、用人單位的“說明書”，真正發揮其作用和價值。

（三）調整現有法規政策，建立系統的檔案委托保管工作制度

我們不僅要真正貫徹執行現有的人才市場檔案管理法律法規和政策，還應該出臺與之相配套的具體行為準則，加強對人才檔案的依法管理，規范操作程序，強化服務功能，上級主管部門更應加強對人才市場檔案管理活動進行監督和管理。從人才市場檔案管理部門和用人單位職責不清、互相推諉的情況來看，人才市場必須建立一套科學、規范的檔案委托保管工作制度，在檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、移交、保管等工作中明確各自職責范圍，保證檔案代管工作有章可循、有法可依，從而促進人才市場檔案代管工作健康、規范、有序發展。從人才市場檔案管理分散、檔案管理員的工作壓力大和材料收集不及時等情況來看，檔案代理部門應該與用人單位加強溝通和協作，理順辦事程序，減少不必要的手續。

（四）提升檔案管理人員的整體素質，從根本上扭轉服務理念

人才市場檔案管理人員應當切實轉變工作作風，牢固樹立“為人民服務”意識，不僅要熟知相關政策和法律法規，還要掌握檔案代理知識、現代化管理技術和業務技能，為用人單位和托管人員提供優質、高效的服務。在職業道德方面，要忠于職守、熱心服務、嚴守機密；在知識結構方面，要掌握檔案管理的基礎知識、專業知識；在工作技能方面，要擁有文字表達能力、信息開發能力、溝通協調能力、技術應用能力和綜合分析能力。與此同時，上級管理部門要對人才市場檔案管理工作加強監督，可以通過工作考核、獎懲機制等措施推動檔案管理工作。政府部門聯合人才市場檔案管理部門經常性組織開展檔案知識宣傳活動，逐步加強社會公眾對檔案保管、利用、價值的認識，有利于發動全民共同保護、管理、開發和利用檔案。

參考文獻

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