文書檔案管理的信息化建設(shè)分析

摘 要：文書檔案管理工作是檔案工作中的重要組成部分，隨著信息時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)逐漸進(jìn)入到人們生活工作中，為人們提供了更多便利。傳統(tǒng)的文書管理工作逐漸不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，文書檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然。本文闡述了文本檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性，對(duì)現(xiàn)存的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)解決措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

文書檔案管理工作主要就是對(duì)文檔資料進(jìn)行搜集、整理以及保存，因?yàn)樯婕暗降姆矫姹容^多，如果工作過程中管理不到位就會(huì)造成混亂。另外，因?yàn)闄n案都具有一定機(jī)密性，這就對(duì)文書檔案管理工作提出更為嚴(yán)格的要求。通過對(duì)文書檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，不但可以大大縮減工作人員工作量，同時(shí)更加能夠提升工作效率，保證工作質(zhì)量，對(duì)提高檔案管理工作具有重要意義。

1 文書檔案信息化建設(shè)必要性分析

1.1 提高工作效率

文書檔案管理工作是檔案管理中的重要組成部分，因?yàn)楣ぷ鲀?nèi)容主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行搜集、整理以及歸檔等，任務(wù)量比較繁重，對(duì)工作人員要求比較高。另外，傳統(tǒng)文書檔案管理工作中如果遇到內(nèi)容需要修改的檔案資料，還需要對(duì)已經(jīng)整理歸檔的檔案進(jìn)行拆卷，嚴(yán)重浪費(fèi)人力和物力。而通過信息建設(shè)可以直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行搜索，并且可以直接修改，避免了勞師動(dòng)眾的尋找，和亂涂亂改的尷尬，在縮減工作環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上提高工作效率。

1.2 信息共享

文檔管理信息化建設(shè)，可以利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在檔案資料尋找時(shí)更方便快捷，并且不會(huì)受到時(shí)間、地點(diǎn)等多方面條件的約束，為人們的生活工作提供了巨大的幫助。另外，傳統(tǒng)文書檔案管理在對(duì)檔案資料進(jìn)行搜集、整理以及歸檔后只是置于文件柜中，不能做為數(shù)據(jù)資源進(jìn)行共享。這樣不但使得文件資源的查找變得困難，同時(shí)還浪費(fèi)了大量的資金和資源。通過對(duì)文書檔案管理的信息化建設(shè)，傳統(tǒng)的案卷級(jí)轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?jí)檔案管理，真正意義上對(duì)文書檔案進(jìn)行從外到內(nèi)的控制管理。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息與載體可以通過分離使用，并且可以與其他信息資源進(jìn)行互聯(lián)，使得信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率更高。

1.3 提高檔案資料傳輸速度與安全性

在文檔管理工作中，很多時(shí)候工作人員會(huì)對(duì)檔案資料進(jìn)行私存，或者是文檔的傳遞管理不嚴(yán)格，造成檔案資料的損壞或者是丟失，這都為檔案管理工作的順利進(jìn)行造成了不可避免的麻煩。很多情況檔案資料的傳遞都是通過快遞來進(jìn)行，而此種傳遞方式也會(huì)受到一些外在因素的影響，在傳遞時(shí)間以及內(nèi)容上對(duì)工作造成影響[2]。而通過信息化建設(shè)則可以有效避免這一問題，可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行跨空間短距離的傳輸，不但提高了文檔傳遞效率，同時(shí)也增強(qiáng)了文件的安全系數(shù)。

2 文書檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 重視程度比較低

隨著信息時(shí)代的來臨，人們對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)識(shí)在不斷加深，對(duì)人們的工作和學(xué)習(xí)帶來了更大的幫助。就新階段文書檔案的管理工作來看，信息化建設(shè)狀況并不容樂觀，依然存在很多問題，如檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范化、合理化、科學(xué)化程度不高，信息軟件應(yīng)用雜亂等，此類問題的存在都影響著文書檔案管理信息化建設(shè)工作的進(jìn)一步發(fā)展。造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因?yàn)橹匾暢潭缺容^低，領(lǐng)導(dǎo)信息化建設(shè)意識(shí)較淡薄，無論是人力還是物力上投入明顯不足，不能針對(duì)社會(huì)發(fā)展的需要對(duì)原有工作制度進(jìn)行調(diào)整完善，使其不能滿足信息化背景下檔案管理工作的需要，阻礙了文書檔案管理工作信息化建設(shè)更深層次的發(fā)展。

2.2 信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不完善

檔案管理信息化建設(shè)存在明顯的異構(gòu)現(xiàn)象，而造成這種現(xiàn)象的原因就是建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不完善不統(tǒng)一，每個(gè)單位每個(gè)部門都存在自己的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，致使建設(shè)完成后檔案之間的共享性降低。信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一不完善主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，信息化建設(shè)軟件缺乏必要的通用性和適應(yīng)性；計(jì)算機(jī)與輔助設(shè)施型號(hào)等各方面匹配上缺乏統(tǒng)一性；文書資料歸檔缺乏統(tǒng)一和完善的分類編碼和檢索程序。同時(shí)，國(guó)家對(duì)此方面的管理力度也比較薄弱，沒有相關(guān)的政策和法規(guī)對(duì)此文書檔案信息化管理進(jìn)行有效的引導(dǎo)和管理，很大程度上影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.3 存在嚴(yán)重的安全問題

文書檔案管理信息化建設(shè)主要是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在很強(qiáng)的不安全性，再加上檔案具有很強(qiáng)的保密性質(zhì)，這就對(duì)環(huán)境的安全性要求更為嚴(yán)格。環(huán)境安全問題主要體現(xiàn)在文件已經(jīng)電子檔案數(shù)據(jù)的安全，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下易受到網(wǎng)絡(luò)黑客以及不良程序的攻擊，在文檔保存以及傳遞過程中也極易受到病毒和木馬等感染，而造成文檔資料受損或者缺失。另外，工作人員專業(yè)素質(zhì)如何很大程度上影響了信息化建設(shè)的進(jìn)程和質(zhì)量，先進(jìn)的技術(shù)和管理需要素質(zhì)更高的人才，在文書檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要更為專業(yè)的計(jì)算機(jī)和檔案管理人才，能夠完成系統(tǒng)開發(fā)、服務(wù)咨詢、信息導(dǎo)航以及程序維護(hù)等工作，保證檔案可以在安全的環(huán)境內(nèi)進(jìn)行共享，發(fā)揮其具有的最大功能。

3 文書檔案信息化建設(shè)實(shí)施策略分析

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理方式

文書檔案管理工作傳統(tǒng)模式主要是人工搜集、整理、歸檔等，而文檔資料的載體為紙質(zhì)、錄像以及圖片等，整個(gè)工作工序比較繁瑣，并且工作量巨大[3]。想要有效實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化建設(shè)，首先要做的必須要轉(zhuǎn)變檔案管理方式，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)進(jìn)行文檔資料的搜集整理，并建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源的重復(fù)利用和資源共享。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要增強(qiáng)信息化建設(shè)思想意識(shí)，加大人力、物力、財(cái)力支持，尤其是保證硬件設(shè)施的完備。并且還需要建立完善檔案管理工作體系，日常工作必須要按照規(guī)章制度來進(jìn)行，將檔案管理工作逐漸由手工轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒⒆詣?dòng)化管理。

3.2 提高工作人員專業(yè)能力

文書檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)工作人員提出更為嚴(yán)格的要求，要求其不但具備檔案管理相關(guān)知識(shí)，同時(shí)更需具備高超的計(jì)算機(jī)技能，熟練掌握信息化技術(shù)各項(xiàng)知識(shí)。針對(duì)此方面，單位可以為員工提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，是其可以熟練掌握有關(guān)的文化，管理以及理論知識(shí)，重點(diǎn)研究管理學(xué)、、數(shù)學(xué)以及計(jì)算機(jī)等方面內(nèi)容，根據(jù)社會(huì)的發(fā)展不斷豐富自身，保證能夠滿足信息化建設(shè)的需求。另外，可以通過競(jìng)聘的方式，選拔具有檔案管理學(xué)、檔案學(xué)以及目錄學(xué)等專業(yè)知識(shí)的人才。檔案管理工作的信息化建設(shè)，不但要求工作人員具有檔案與計(jì)算機(jī)知識(shí)與技能，同時(shí)還需要其他員工與部門的支持，將日常檔案資料等通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行保存、傳遞等，為后期檔案管理工作的順利進(jìn)行提供更多幫助。

3.3 建立完善數(shù)據(jù)庫(kù)

建立完善數(shù)據(jù)庫(kù)是文書檔案資料共享的前提，檔案一般都具有很強(qiáng)的保密性，是承載歷史信息和公文信息的載體。通過檔案管理中心建立完善數(shù)據(jù)庫(kù)，可以對(duì)文書檔案管理信息化建設(shè)提供更多技術(shù)支持。通過局域網(wǎng)以及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，可以真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化與共享化。通過信息檢索等可以更及時(shí)便捷的為人們提供有價(jià)值有幫助的信息資料。另外，通過數(shù)據(jù)庫(kù)可以幫助檔案管理人員更快捷的對(duì)已入檔資料進(jìn)行修改整理，可以更有效的提升檔案管理工作效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是影響單位正常運(yùn)行的重要部分，在信息網(wǎng)絡(luò)背景下對(duì)文書檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，是社會(huì)發(fā)展的需要，同時(shí)更是檔案管理部門持續(xù)發(fā)展的必然。我們需要堅(jiān)持不懈的對(duì)此方面工作進(jìn)行研究，并針對(duì)存在的問題進(jìn)行研究，積極尋找解決措施，不斷提升檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化以及有效化。

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作者簡(jiǎn)介

張玉軍（1974—），女，河南省濮陽(yáng)市高級(jí)技工學(xué)校，檔案館員。