述高校人事檔案統計工作

趙金卓　趙曼

摘 要：高校人事檔案工作者利用自己的專業知識，對檔案管理工作通過檔案統計數據來進行分析、探討，提高檔案統計管理的功能和作用，解決高校人事管理工作中存在的問題，從不同層面進一步地完善、研究。

關鍵詞：高校；人事檔案；統計工作

人事檔案的統計工作是非常重要的。其內容通常有六個基本環節，即人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用。在這六個環節中，統計是其中一個重要環節，也是搞好高校人事檔案管理的必要條件。檔案統計就是用定量的方法對檔案、檔案工作進行量的抽象，通過質、量聯系中對數量的觀察和研究，以及指標數字揭示檔案和檔案工作諸現象的發展過程、現象及一般規律。

1 檔案統計工作的作用及表現

檔案統計工作，為反映檔案管理工作規模、水平、發展速度，加強和改善管理提供重要依據。從各種不同角度統計出來的數據和統計項目中，在一定程度上，能看出你這個單位的業務水平和管理人員的素質情況。如果需要了解檔案增長速度，也可以通過求不同時期檔案遞增的絕對值和對比率剖析。同時，這些數據的統計，也能為總結經驗、摸索檔案工作發展規律提供線索和重要依據。

開展人事檔案統計的意義主要表現為：第一、從認識檔案管理角度來說，統計是人事檔案工作的基礎性工作；第二、從人力資源管理工作解讀來說，統計可以為開展有效的人力資源管理提供大量的數據和信息服務。

高校人事檔案的管理工作離不開統計，人事檔案統計是檔案標準化的基本內容和環節。搞好檔案的統計工作，及時掌握、了解檔案工作情況，研究它的發展規律，制訂新的工作計劃，提高檔案工作管理水平，具有很重要的現實意義。中共中央、國務院在對國家檔案局關于召開全國檔案工作會議報告的批示中指出：“做好檔案工作。不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業”。檔案作為一項歷史的真實記錄，其內容的重要性決定了檔案價值的長遠性，因此加強檔案管理的基礎統計工作，是搞好檔案管理的重要條件。要做到心中有數，有效地發揮認識檔案的歷史作用。

2 高校人事檔案統計工作的內容

記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。

高校是各類人才的聚集之地，承擔著知識創新、人才培養和服務社會的重要使命。人事檔案是高等學校發現人才、管理人才、選用人才的重要依據，是穩定教職員工隊伍的有力憑證，在人才預測、政策決策及人力資源開發等方面起著十分重要的作用。人事檔案管理是學校管理中的關鍵、是最活躍、最具有藝術性也是難度最大的工作，而檔案統計工作又是人事檔案管理事業中一項重要業務工作，是人事管理中的一個重要環節。檔案事業的改革發展、開拓、創新都離不開基礎統計數據。隨著高校人事制度的進一步深化，探索人事檔案統計工作的新模式、新體制、新方法成為當前人事檔案管理工作的重中之重。高校要不斷強化內部管理，運用科學的管理方法，探討和研究檔案及統計工作的特點和規律，提高準確的有科學價值的檔案資料，以更好地為學校服務、為社會主義現代化建設服務。

3 高校人事檔案統計方法運用

高校校人事檔案管理是大學評估的基礎性工作 ，也是高校人事管理要組成部分。人事檔案保管的目的是為了利用，要樹立視人事檔案為識才、選才、用才服務的觀念。人事檔案在收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護、利用與傳遞各環節，都要適應這個轉變。隨著地方醫學高校人事體制改革不斷深入，地方醫學高校人事檔案管理工作也面臨新形式，如何更好地改進檔案管理工作，充分發揮其職能作用，為地方醫學高校人事工作服務，實際工作中，我們必須靈活地運用檔案統計指標，對地方醫學高校人事檔案管理工作去分析、思考和研究。

高校人事檔案工作者，運用統計方法從不同層面的樣本分析、研究，在維護“檔案法”的同時，把檔案統計數字同檔案工作實際結合起來，有利于分析判斷人事檔案統計數字的準確程度，有利于研究改進人事檔案統計資料的收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護、利用與傳遞，有利于不斷完善人事檔案統計的方法、制度，提高檔案統計工作的整體水平，提高高校檔案管理的利用率。

（一）從高校人事檔案數量的統計進一步挖掘、探討人事檔案工作。人事檔案統計是人事檔案管理工作的一個重要環節，它以表冊、數字等形式揭示檔案和檔案工作有關情況，是檔案業務建設的一項基礎性工作，在檔案收集、整理、保管、鑒定、統計和利用中起著承上啟下的作用。通過統計資料，可以進一步認識和掌握人事檔案工作的基本規律，進一步提高人事檔案的管理和服務水平。運用檔案統計可以從不同層面的樣本來分析、研究高校人事檔案目標管理理論，把檔案統計數字同檔案工作實際有機地結合起來，有利于分析判斷人事檔案統計數字的準確程度，有利于研究改進人事檔案管理目標中的收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護、利用與傳遞，有利于完善人事檔案統計分析手段，提高高校人事檔案目標管理的整體水平。

（二）分析高校人事檔案統計結構。檔案統計結構分析是高校人事檔案管理的重要內容，在檔案管理實際工作中從不同角度去分析、研究有價值的信息，揭示數據之間的聯系和依存關系，為領導在高校人事檔案管理決策中提供參考依據，為檔案事業的發展提供建設性規劃。其思路為：第一，建立高校人事檔案統計分析思路，突出統計資料收集重點；第二，采用統計結構分析，提高高校人事檔案統計質量和水平；第三，人事檔案統計結構分析為檔案理論研究提供必要條件。

（三）分析人事檔案統計工作中存在的問題，并給出相應的對策。目前人事檔案統計工作中存在統計手段落后，方法不科學，對統計指標理解不夠等的問題。解決方法是提高對人事檔案統計工作重要性的認識，采取先進的統計手段，采取科學的檔案統計方法，提高檔案統計質量。

（四）探討新統計法對人事檔案統計工作的重要性，靈活運用Excel電子表格做好人事檔案信息統計工作。統計法所指的統計，是指運用各種統計方法對國民經濟和社會發展情況進行統計調查、統計分析，提供統計資料和統計咨詢意見，實行統計監督等活動的總稱。2010年是新《統計法》實施的第一年，但“注水”事件仍層出不窮，如4月24日公布的2010年第一季度GDP，有28個地區統計數據遠高于國家統計局數據，還有空房統計結果、高校學生就業率等都被廣泛質疑。這說明，提高我國的統計質量工作任重道遠。而利用現代化辦公系統，實現人事檔案信息管理工作的辦公自動化，成為地方醫學高校人事管理發展的必然趨勢。

4 高校檔案統計的理論創新

1.提高高校人事檔案工作質量和水平：利用人事檔案統計方法對檔案統計分析研究，把原始的檔案統計信息予以加工，提煉并轉化為領導需要的決策依據的過程，同時，還要把地方醫學高校人事檔案統計分析研究作為檔案統計工作者的一項任務，要求在每進行一次較大的統計整理之后，寫出統計分析報告，有利于促進檔案人員加強學習，開闊眼界，擴大知識面，提高政策水平和業務水平。把人事檔案統計數字同檔案工作實際結合起來，有利于判斷統計數字的準確程度，有利于研究改進統計資料的搜集和加工整理，有利于不斷完善檔案統計的方法、制度。

2.維護高校人事檔案資料完整與安全：建立各種統計臺帳，將檔案資料的搜集、傳遞、人事檔案卷數的構成成分用數字的形式表現出來，做到家底清、情況明，保證檔案資料的完整，檔案庫房溫濕度等專項統計，可為檔案保護技術提供可靠的數據，為采取各種措施，最大限度地延長檔案資料的壽命，提供第一手原始資料，從而不斷提高高校人事檔案資料的管理水平。

3.為高校人事檔案理論研究提供必要條件：檔案學理論是一門獨立的學科，它有著自己的運動規律，要想立足就有所發展，就必須進行高校人事檔案統計研究。檔案統計數據為檔案學提供必要條件，使以前定性研究提高到定量研究，為人事檔案事業的發展提供建設性規劃，這是當代學科發展的的一種趨勢。

作者簡介

趙金卓（1963-），女，湖北人，本科，研究館員，研究方向：檔案

管理。