高校檔案數字化建設研究

倪翔凌

摘 要：高新技術的不斷發展給檔案工作帶來了眾多的機會，檔案數字化就是時代發展的產物，當前高校檔案的數字化發展理念不足，本文擬從其發展的意義出發，探討如何在高校進行檔案的數字化建設工作，希望能夠為高校的檔案工作發展提供一些參考意見。

關鍵詞：高校；檔案；數字化建設

自從進入二十一世界以來，我國的科學技術就呈現出了飛速發展的景象，在高校的檔案信息中也對新的科學技術提出了更多的要求，不斷出現的數字化技術給高校的檔案管理帶來了全新的工具和途徑。過去的高校檔案管理已經逐漸在現在轉變為數字化的管理方式，這是歷史發展和技術進步的必然要求。同時，隨著高校在數字化建設實踐的不斷深入，檔案信息的數字化建設也同樣成為了校園數字化建設的重要組成部分，因此從高校的角度來說怎樣更好地利用先進的數字化信息技術參與檔案管理，使之更高效地為其服務，促進檔案信息管理對高校整體工作的推進作用，是目前高校的數字化改革過程中需要注意的問題。

1 高校檔案數字化建設的意義

我國傳統的高校檔案管理都是利用人工作業的方法，在資料查找的過程中會消耗大量的人力物力，甚至會因為人為原因會帶來資料的破損，在在檔案進行數字化建設之后，是檔案上的內容會被進行掃描和整理，再將數字化的資料進行歸類，通過計算機設備錄入到學校的數據庫中，通過數據庫的方式來對檔案資料進行管理，這樣就能夠在短時間內迅速實現查找和搜索，另外這樣還節省了空間，方便了維護，還能實現安全存儲和資料共享。

1.1 提高檔案服務質量

過去的檔案多為紙質文件，進行檔案管理的方式也多為直接物理勞動，這樣的過程非常消耗人力，因此多數資料為了進行保護利用率都不高，這給的俺干的開發利用帶來了影響，但是進入到數字化階段以來，計算機對檔案的管理使得該項工作更加有效率，能夠保證所有的過程都準確無誤，減少了人力和財力的投入，還可以提高整個管理的效率，可以說數字化建設推動了檔案管理從人工到數字化的巨大轉變。從高校的角度來說，檔案管理進行數字化處理之后，學校的每個部門都能夠迅速及時地獲得最新的需求信息，根據每個部門的需要對信息進行匯總和組織，然后傳送到相應的部門，這樣就可以最大程度地提高高校的檔案服務管理水平，更好地服務于高校其它部門。

1.2 提高檔案利用率

近年來，我國的高校規模越來越龐大，每個高校都在面臨著更大的檔案管理壓力，尤其是對學生學籍檔案的管理壓力，數量非常眾多且工作量非常大。因此高校必須要能夠采取有效的方法來解決這樣的壓力，科學處理好創新和發展的關系，提高檔案的利用效率，不斷推動檔案管理的進步。然而我國多數高校的檔案管理水平仍然不高，這對我國檔案管理事業帶來了重大的阻礙，所以說建立好數字化平臺對于高校的改革發展具有重要意義。

2 高校檔案數字化建設的途徑

從高校的角度來說，盡快進行數字化建設以幫助提升檔案管理的質量與水平是迫在眉睫的關鍵性工作，但是也要采取適當的方式，在建設的過程中注意方式方法，這樣才能夠讓數字化技術真正在檔案信息工作中發揮應有的作用。

2.1 提高資本投入

當前我國許多高校并沒有充分意識到數字化建設的意義，因此在資金上的投入明顯不足，這樣就極大地限制了檔案信息的對外共享，。在檔案工作中的資金投入多數都應當用在軟硬件上，這樣在電子產品不斷更新換代的時代中，必須要能夠及時進行數字化建設，緊跟時代的步伐，不至于在科學技術飛速發展的今天在管理方式上既然處于落后的狀態，這樣不僅符合檔案工作的發展需要，也符合當今時代發展的方向。

2.2 保證數字化安全性

檔案資料一般都具有高度的機密性和重要性，因此需要對檔案資料進行安全性的保障工作，具體可以針對其進行安全化的軟硬件設置，同時高校也可以對檔案管理人員進行信息安全方面的教育培訓，防止其在工作中出現失誤性操作或者人為地進行違規的操作，在工作中還能夠及時對系統進行檢查和維護，并及時清除安全隱患，當前全世界許多行業都已經邁入數字化的時代，檔案工作也必須一樣，不斷學習現代化的管理方式，堅持學習和不斷創新，只有這樣才能夠一直保證高校檔案管理的先進性和安全性。

2.3 建設高效管理團隊

在高校內部建設一個高效的管理團隊，必須要能夠使學校的管理人員意識到數字化建設的意義所在，將數字化建設納入到學校改革發展的重要工作中去，同時高校的工作考評也應當將檔案工作納入到其中，并配備一套與之相適合的管理制度，另外還需要聯系學校實際，對工作人員進行合理分配，使檔案管理更加全面有效。還有，在工作人員的分配上，學校也應當建立一套人員的流動與動態分配機制，這樣可以隨時開展靈活的變動，保證所有崗位都能夠快速融入新的工作人員，在熟練技能的引導下更加高效地進行檔案管理。

2.4 合理規劃數字化建設

在對高校進行數字化建設的同時，學校也應當全面考慮自身的實際情況使之具有合理性和規劃性，在建設過程中必須有步驟地完成數字化建設。同時，合理地對檔案工作人員進行數字化建設的培訓和學習，有選擇性地對每一個檔案部類中較為重要的部分進行數字化處理，在工作中，每一個工作人員都應當具備全局意識，在保證檔案信息安全和完整的情況下，為檔案信息提供完善的保障，避免信息出現疏漏和錯誤。

3 總結

總的來說，高校檔案的數字化建設具有非常重要的意義，學校的每一個部門都應當重視起來，盡快使用良好科學有效的方法進行相關門類的數字化建設工作，只有將檔案管理的效率和質量都提高起來，才能夠更好地推動學校整體的建設與發展。

參考文獻

[1]馬東薇.高校檔案數字化建設的新思考[J].北京：科技創新導報，2013（23）：235.

[2]趙連豐.高校檔案館數字化建設的探索研究[J].福州：福建電腦，2010，26（4）：75.

[3]郭燕輝.高校檔案管理數字化建設探究[J].鄭州：中州大學學報，2008，25（3）：101-102.

[4]婁晶晶，司新萍.高校檔案室檔案數字化研究[J].鄭州：時代報告（學術版），2012（6）：334.

[5]周軍.高校檔案數字化建設的意義及應注意的問題[J].北京：管理學家，2010（9）：356-357.