做好檔案基礎工作是數字化建設的前提

徐越

摘要：近年來，隨著我國經濟社會的快速發展，檔案工作有了很大的進步。檔案工作的基礎設施和條件得到了極大的改善，檔案基礎業務和檔案信息資源建設得到加強。檔案部門進一步適應了社會對檔案信息的需求，社會服務功能不斷拓寬，社會檔案意識和檔案法制意識逐步增強。但是檔案工作還存在一些問題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾，服務對象的局限性，服務項目的單一性，服務手段的滯后性等。要解決這些新問題，真正使檔案工作與時俱進、持續發展，只有通過創新才能開創檔案工作的新局面。

關鍵詞：檔案；管理；數字化

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2014）01-0114-01

企業檔案是企業在科研、生產、經營與管理活動過程中形成并積累的對當前與未來具有重要參考價值與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、憑證性、權威性、廣泛性、連續性和可擴充性等特點。尤其是科技檔案在工程建設中的作用越來越大，不論是科研、設計，還是改建或擴建等都離不開它，并且已成為經濟發展的巨大推動力量。社會各界對科技檔案信息的需求與日俱增。

一、庫存檔案進行數字化面臨的問題

隨著社會信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢，是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式。

檔案管理電子數字化具有以下優點：一是可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率；二是檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，實現網上傳閱，既降低了原文紙質資料的磨損率，還可實現異地查詢。

但將庫存檔案進行數字化還面臨著許多問題：一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、兩頁紙一文一卷，有的五、六百頁紙一類一卷。總之，綜合性檔案館建館時間越長、館藏量越大的，存在的類似問題就越嚴重。

只有實行標準化、規范化的程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平，才能保證數字化建設的順利進行。這需要從以下方面著手開展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新組合案卷實現案卷規范化；三是結合本館實際規范著錄工作；四是統一分類號保證檢索查全率；五是規范題名保證檢索查準率。

二、做好數字化建設中的管控，是取得著錄工作多、快、好的必要條件

（一）精心組織，做好過程管控

為確保檔案數字化工作順利進行，公司應組織人員向完成數字化工作的兄弟單位學習管理經驗，并提前與清華紫光公司溝通，估算工作量，協調工作現場，協商工作方式，合理安排人員配置，部署工作流程。建立檔案出入庫制度，做到出庫有登記，歸還有檢查。做好人員進場前的培訓工作，制定工作計劃，做到出庫、掃描、裝訂、檢查一條龍，保證各個環節無堆積現象。

為保證項目進程科學合理，針對公司實際情況，按照文書檔案——科技檔案——照片檔案的順序合理安排掃描計劃，并做到緊跟進程隨時檢查，將檢查出的問題反饋給項目組及時整改，縮短工作環節。與項目組簽訂保密協議，對項目組人員及時登記備案，做到公司信息不外漏。

為保證回庫紙質檔案齊全完整無損壞，實行領取登記制度，并派專人負責回庫檔案的驗收、檢查、裝訂，對破損檔案進行修補，有效預防檔案遺失損壞問題。

（二）強化驗收管理

對于掃描完成的數字化檔案，執行三級驗收方式。初步驗收，做到隨時錄入隨時跟蹤，進入項目工作現場，檢查錄入數據是否與實際檔案相符，對修整不到位的提出整改要求；掛接驗收，為保證出庫資料完整明確，文書檔案按年度出庫，科技檔案按建設項目出庫，要求紙質檔案資料回庫的同時，必須將相應的電子件掛接到系統上，檔案人員在系統內及時檢驗，不積壓；試運行驗收，項目完成后，及時在公司網頁發通知，開放相關人員使用權限，要求技術人員針對本單位實際情況查找問題，有效防止錯掛漏掛現象。

（三）以檔案數字化工作為契機，全面梳理核對已入庫檔案，提高檔案準確率

檔案數字化工作，是科技信息化提升的一種表現，檢修公司通過本次電子化工作的深入開展，對公司檔案進行了一次全面細致的檢測排查，發現了一些檔案遺留問題，比如條目錄入錯字、頁碼編寫錯誤等進行了改正，公司檔案準確率得到有效提高。

（四）密切配合，克服困難，保證掛接質量

克服檔案管理人員不足，合理安排工作流程，保證不出現窩工現象，從而提高了效率。每批次紙質檔案的登記檢查詳盡明確，嚴格遵守批次出庫檔案哪怕有一卷不合格沒回庫，也不進行下一批檔案出庫，既保證了紙質檔案完好無損，防止缺失問題，又保證電子件的準確率、掛接率以及掛接質量。電子版查閱權限下放到各個運行單位，由相關技術人員與檔案管理員共同檢查，因技術人員熟悉現場情況，有效解決了漏掛、錯掛問題，同時對原來存在問題一并改正。

檔案信息化建設是檔案工作的重要方面之一，而信息化又是檔案資源充分利用的基礎，為此，必須盡快完善檔案電子化管理檔案，為檔案信息的有序管理奠定扎實基礎。同時，通過檔案管理人員整體素質的提升與完善的歸檔管理制度的建立，保證歸檔文件材料的技術系統性與完整性。充分利用檔案編研這一有效手段，使館藏檔案所包含的技術知識系統化、單元化，并能充分反映單位的知識積累、技術水平與科研生產能力。

[責任編輯：金永紅]