淺析新時期如何做好高校檔案管理工作

摘 要：對于檔案來講，其是高校開展教學活動的真實記錄，同時也見證了高校的發展歷程，在學校的建設及發展過程中發揮著重要的作用。所以，相關工作人員應對檔案的管理工作予以重視，加大檔案的管理力度，確保檔案的管理質量。本文簡要論述了提高高校檔案管理質量的措施，供相關人士參考。

關鍵詞：新時期；高校；檔案；管理

檔案指的是高校進行招生活動、教學活動、科研活動、管理活動等內容，對學校、學生及社會來講具有留存意義及價值的各類圖表、影像、文字等不同載體、不同形式的記錄。在高校的檔案中，記錄著學校的教學歷史，同時也記錄著老師及教職人員的各項活動。所以，檔案的管理工作在高校中有著十分關鍵的地位。因此，怎樣保證檔案的管理質量就成為了現今檔案管理從業人員需要深入思考的事情。以下簡要論述了幾種提高高校檔案管理質量的措施。

1 創建健全的檔案管理系統

對于檔案資料來講，其是各個高校的重要信息資源，可以詳盡的體現高校的發展經歷，同時通過各類形式客觀的記錄高校管理及教學的各個環節，是教職人員及學生智慧、經驗及勞動的結晶，是認知及掌握高校發展規律的基礎依據，是學校的重要資源。檔案的管理工作涉及的范圍較廣，部門較多，需要得到全體人員的配合。唯有人員統一思想、提高檔案管理意識，才能夠確保檔案的管理質量。應定期舉辦培訓、講座等活動，讓教職人員意識到檔案管理工作的重要性。

需要加大檔案集中管理的力度，由組織層面確保檔案工作的順利實施，進而保證高校檔案的完整性、全面性及精準性。始終遵循“統一標準、統一領導、分層管理”的準則，創建檔案領導隊伍，協調檔案管理工作。由高校的副校長負責整體管理檔案工作，創建檔案室，選取專人進行管理。在高校內的各個院系、財會機構、教務處、圖書館等加設專職的檔案人員，創建高校檔案管理系統，將檔案的管理工作落實到各個環節內。另外，需要進行明確分工，使人員明確自身的責任及職能，讓檔案的管理工作更加標準化、系統化及科學化。調動高校內全體人員共同參與到檔案的管理工作中，利用全方位、全員收集檔案信息的方法，保證檔案內容的真實性及客觀性，同時不斷擴大檔案的涉及范圍，深入挖掘高校內的信息，充實檔案資料。

2 增強高校檔案管理的信息化水平

伴隨著當前科學技術水平的不斷發展，信息化建設獲取了較大成功，其是高校進行檔案管理的客觀需求，同時也是高校開展檔案管理的重要標志。促進高校的檔案館建設網絡化、信息化、數字化的檢索系統，變成了當前各個高校進行檔案管理工作的首要事情。高校的檔案管理工作內容較多、強度較大、重復性較高，而將信息技術同高校的檔案管理工作結合在一起，能夠推動高校的檔案管理步入正軌，進一步發展。增強高校檔案管理的信息化水平能夠極大提高檔案管理的工作質量及效率，并且還可以借用信息通訊技術把檔案數據盡快傳遞給領導階層，科研部門等，為人員查閱檔案提供的方便，使領導通過親身體會感受到檔案的重要性，主動培訓檔案的管理部門開展工作。

各個高校需要加大資金的投入力度，保證檔案管理的硬件設備符合相關要求。各個高校需要把光纖數字技術、網絡監控技術、芯片技術等同檔案的收集、存儲、分析、整理、保管、應用等工作結合在一起，進而增強檔案的存儲功能，提高傳遞速率，優化管理質量，全面發揮檔案的經濟效益。高校檔案的管理工作還需要由以往單機管理模式轉變成網絡管理方法，由文件目錄、卷宗等形式演變成全信息管理。應用“紙質檔案”及“網絡檔案”相結合的方法，進而增強信息建設的速率，提高檔案的管理質量。

3 不斷改進并完善檔案的管理標準

如果缺少嚴格的法規標準，就很難確保高校檔案管理的順利實施。作為高校的檔案管理從業者，需要嚴格遵照我國相關標準法規開展工作，并且結合學校的自身特點，創建符合自身發展的檔案管理模式及方法，其也是確保檔案管理質量的基礎。加大檔案管理標準的建設力度，推動高校的檔案管理工作更加科學化、標準化。由進行檔案管理真實情況出發，創建相應的檔案管理標準，并且建立完善的檔案采集、歸納、保管、應用、管理、保密等標準，從而保證高校內各個文件實現歸檔一體化的目標，同時依據高校的不斷發展，對內容及條目進行改進與完善。在創建高校檔案的管理標準期間，還需要創建相應的配套考核制度，將責任劃分到人頭，將檔案的管理工作同員工的自身利益相掛鉤，明確人員的崗位責任，進而提高檔案的管理質量，為高校的進一步發展奠定基礎。

4 提高檔案管理團隊的建設，增強管理人員的專業能力及綜合素養

增強檔案管理從業者的綜合素養及專業能力是促進高校提高檔案管理質量的關鍵。對于檔案的管理工作來講，其質量同從業者之間存在密切的關聯。想要保證檔案管理從業者能夠同檔案管理的要求相吻合，就需要不斷提高從業人員的素養。需要盡快在高校內部的檔案管理團隊中宣傳管理知識，轉變當前的知識結構，加大新技術、新知識、新思想的培訓力度。需要利用多種方法，增強檔案管理從業人員的專業技能及綜合素養。創建全面的檔案管理團隊，專業設定檔案管理小組。同時利用培訓的方法培養一批專業水平較高的管理人員，保證檔案的管理工作順利實施，穩步發展。需要持續加大培訓力度，嚴格遵照“管理標準、業務熟練、素養良好、服務優質”的原則開展工作，從而確保人員知識水平及業務結構可以與高校對檔案的管理需求相吻合。另外，檔案的管理人員自身也需要不斷進行學習，增長自身的知識儲備，豐富自身的見識，全面掌握工作的內容及發展。高校內部檔案的管理從業者需要具備良好的職業素養及責任心，并且遵守保密協議。在道德品質方面，應保證從業者盡忠職守、按崗敬業、服務熱情、并且不貪圖名利、愿意為他人服務，進而提高高校檔案管理工作的質量及效率，促進高校更好的進行發展。

5 全面應用檔案的信息化資源，提高檔案的服務質量

對于高校的檔案來講，其是高校內部全體教職人員智慧與勞動的結晶，保證檔案信息的采集、分析、整理、保存、累積質量，其目的在于充分挖掘檔案資源，為工作者提供更方便的服務。高校內部的檔案管理部門需要重點關注服務內容，深入對檔案的使用進行探索，緊密圍繞高校的工作重心，提高檔案的服務質量。檔案的管理從業者需要主動問詢用戶對檔案類別信息的需求，掌握學校在不同階段、時期的科研、教學情況。依據自身院校的檔案應用情況，分析規律，主動為高校各項工作提供優質的檔案服務。

6 總結

總而言之，對于高校的檔案管理工作來講，其同學校的發展之間存在密切的關聯，相關工作人員應不斷轉變自身的觀念，創建健全的檔案管理系統，增強高校檔案管理的信息化水平，不斷改進并完善檔案的管理標準，提高檔案管理團隊的建設，增強自身的專業能力及綜合素養，全面應用檔案的信息化資源，提高檔案的服務質量，從而為促進高校進一步發展貢獻自身的價值。

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作者簡介

肖東華（1961—），女，湖北理工學院，助理館員。