辦公自動化系統在我院公文處理工作中的應用

喬 艷，任在方，黃佩佩

（中日友好醫院 院辦公室，北京 100029）

公文處理工作在我院管理工作中發揮著重要作用。在我院信息化程度不斷提高的過程中，舊的公文處理方式已逐漸不能適應醫院發展的要求。隨著醫藥衛生體制改革的深入開展、科學技術和醫療水平的快速發展，醫院信息化管理已成為提高醫院整體素質和衡量綜合競爭力的重要標志之一[1]，通過引進先進的信息化管理工具和管理手段來提高醫院工作的質量和效率已經成為大勢所趨，而實現辦公自動化便成為現階段許多醫院管理的重點目標[2]。

1 方法

1.1 選擇試點

2011年12月我院引入辦公自動化系統（Office Automation，OA）。2012年11月，在為期一年多的反復調研基礎上，我院啟用了辦公自動化系統公文管理模塊，以院內簽報類公文為試點，開啟公文處理電子化辦公的歷程。

1.2 院內簽報類公文電子處理辦法

公文處理由傳統的人工傳遞紙質文件的形式轉變為計算機網絡傳遞電子文件的形式。電子簽報流程在系統中被設定為默認流程，各環節操作者完成處理后，點擊“提交”即可瞬間傳遞至設定流程的下一環節。

1.2.1 電子簽報流程的設定

表1 主要角色分工

以公文處理工作實際要求和傳統公文處理方式中人工傳遞流程為基礎，分析流程中各關鍵節點的工作人員的角色分工，設計電子簽報流程（見表1）。

1.2.2 電子簽報流程的核心

電子簽報流程的核心為兩個信息平臺——院辦總平臺和各部門分支平臺。分支平臺是指公文在各部門內部運行的信息小平臺，主要承擔公文收發員和部門負責人之間的公文傳遞；院辦總平臺是指公文在所有部門及領導之間運行的信息大平臺，主要承擔院辦與各部門及院領導之間的公文傳遞。院辦公文收發員作為公文流程管理的督辦員，通過院辦總平臺的角色權限功能，實時了解公文運轉整體情況，承擔整個電子簽報系統內全院公文運轉的流程管理和流程督辦工作：需要加急辦理的，隨時督促辦理；處理延遲超時的，及時催辦提醒；特殊情況不能在默認流程上正常傳遞的，根據具體情況進行流程修改和管理。

1.2.3 電子簽報流程設定、管理過程中的注意事項

流程設計中，保證院領導和各部門負責人在電子公文處理工作中的操作盡可能簡單便捷，避免進行復雜的流程管理。我院電子簽報流程中，他們僅需在閱完文件后直接在“批示”欄簽署相關意見并點擊“提交”即可，各部門公文收發員會根據領導批示內容進行下一步流程管理。

需要多部門會簽的公文，院辦公文收發員根據院辦主任簽署意見加簽給會簽部門時，應選擇“串發”，而不是“并發”，由此保證各會簽部門依次收到待辦公文；后面部門會簽時，可參照前面已會簽部門意見。

1.3 運行前期人員培訓工作

優化的系統及人員素質是實現辦公自動化的基本保證[3]，辦公自動化系統公文管理模塊的終端用戶分為院領導、部門負責人和公文收發員三大類，針對不同角色、不同權限、不同操作要求的差異，我院在啟用辦公自動化系統的過程中，進行了分層次、有側重的進行辦公自動化系統操作規范培訓。培訓方式采取現場講解與模擬演練相結合，對于公文收發員的培訓，主要側重于公文格式、行文規則以及系統流程管理基本操作，而對于院領導和部門負責人的培訓，則采用“一對一”的精準培訓，確保每位管理者都能全面了解系統功能并準確掌握操作方法。特別是上線初期，加強醫院管理者和中層管理者的系統知識普及和培訓工作尤為重要，因為各級領導作為自動化系統重要的使用者，不僅是流程中重要的節點，更是推動系統使用的主流[4]。

同時，對全院公文處理工作者每日登陸OA系統處理待辦公文的時間和頻次提出具體要求，在提升工作人員專業素質的同時，確保公文質量和辦公自動化系統運行的有效性。

1.4 運行中不斷改進完善

辦公自動化系統正式啟用后，利用系統的流程分析功能，院辦定期、不定期對全院公文處理工作情況進行統計、分析。通過分析公文運行時長、各節點處理時長，及各部門和各公文處理人員已辦、待辦公文數量等相關數據，科學客觀評估各部門、各公文處理人員公文處理工作的質量和效率。對于處理效率較低及流程管理較多問題的部門及個人，幫助尋找問題關鍵所在，提出改進建議。

1.5 由點及面廣泛應用

下一步，醫院將啟用辦公自動化系統的發文管理、收文管理等功能，將電子化辦公模式推廣到更為廣泛的公文管理工作中，全面提升醫院公文處理工作水平；同時，醫院將為院領導和部門負責人開通院外電子辦公權限，實現辦公人員無論何時何地，只要能連接互聯網就可以登錄系統進行公文處理，即使不在院內、甚至出差在外都不會耽誤辦文工作，突破辦公時間、空間的限制，進一步增強公文處理的時效性。

表2 辦公自動化系統公文處理工作滿意度調查

2 結果

2.1 工作效率顯著提高

通過互聯互通的計算機網絡功能，只需工作人員點擊電腦鍵盤、鼠標即可完成公文的收發流轉、跟蹤催辦、檢索查詢、分類歸檔等工作，簡便易行，提高了工作效率。

2.2 節約了物資、人力及時間成本

以電子公文形式為介質（保密文件除外），可實現公文管理的無紙化辦公，減少紙質文件的傳遞節約了大量紙質、筆墨資源，告別書面登記、人工傳遞等繁瑣、重復的手工勞動方式，節省了人力和時間，降低了辦公成本。

2.3 方便了查詢和監管

在辦公自動系統中，流程中各環節處理者只要輸入公文文號、發文者姓名、文件名稱等任一公文要素進行搜索，便可即時快捷查詢公文當前處理情況。同時，院辦信息總平臺統籌協調、監管調控，可實時追蹤了解公文處理進展，及時催辦、督辦，使我院公文處理工作的監管能力得以加強。

2.4 實現了公文電子歸檔

公文處理完成后，報文部門公文收發員通過點擊“公文歸檔”即可瞬間完成電子歸檔。填補了傳統公文管理電子檔案的空白，為日后查詢、統計等工作提供了很大便利。

2.5 提升了滿意度

2013年10月，我們對院領導、部門負責人及公文收發員開展了辦公自動化系統公文處理工作滿意度調查。結果顯示，各項滿意度均在97.4%～100%（見表2）。

我院啟用辦公自動化系統公文管理模塊一年以來，系統運行穩定。辦公自動化系統的實施，實現了公文處理工作流、信息流的整合管理，加快信息流通，規范辦公流程，提高辦公效率，降低辦公成本，為公文處理人員提供了一個科學、開放、先進的信息化辦公平臺[5]，實現了辦公自動化和醫院管理的現代化，為推進我院數字化醫院建設、實現醫院發展大戰略奠定了堅實的基礎。

[1] 胡桂周，許統亮.醫院辦公自動化建設對提高管理工作的意義[J].科學管理，2011，26（2）：94-95.

[2] 張德宏，徐柏林，原明明，等.淺談OA系統在醫院管理中的作用[J].衛生行政管理，2011，29（18）：139-140.

[3] 周源.醫院辦公自動化實施方案[J].醫療設備信息，2007，22（2）：63-65.

[4] 孫文橋，石磊，欒艷，等.辦公自動化系統在醫院管理中的實現[J].醫學信息學，2012，25（3）：7-9.

[5] 朱迎陽，李莉，徐靖，等.OA系統在醫院工作中的應用[J].醫學信息學，2012，25（6）：47-48.