圖書館采編業(yè)務(wù)外包風(fēng)險及控制*

宋秀梅

（廣州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510430）

業(yè)務(wù)外包（Outsourcing）是一種創(chuàng)新的經(jīng)營管理方法［1］，是指企業(yè)為了提高效益并降低成本，將企業(yè)中非核心性業(yè)務(wù)通過合同外包給其他企業(yè)來完成。圖書館采編業(yè)務(wù)外包是把圖書館采編部的某些業(yè)務(wù)以合同的方式，由館方外包給書商來完成。它具有降低圖書館運作成本、提升圖書館服務(wù)水平、增強圖書館核心價值、促進傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代圖書館轉(zhuǎn)型等功效。

1 圖書館采編業(yè)務(wù)外包的背景

1.1 信息技術(shù)的發(fā)展，提供了采編業(yè)務(wù)外包的平臺

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和圖書館自動化系統(tǒng)的使用為編目數(shù)據(jù)的交換提供了技術(shù)支持，國家圖書館聯(lián)合編目中心和中國高等教育文獻保障系統(tǒng)（CALIS）的聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫的建立在某種程度上規(guī)范了文獻的著錄，為圖書館采編業(yè)務(wù)的外包提供了平臺。

1.2 圖書館人力資源的緊張，營造了采編外包業(yè)務(wù)的內(nèi)部環(huán)境

隨著傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代圖書館的轉(zhuǎn)型，圖書館的業(yè)務(wù)急劇擴大和服務(wù)質(zhì)量急需提高，圖書館普遍存在人力資源緊張的矛盾。圖書館借助外部力量可有效解決人力資源不足的問題，從而營造了圖書館采編業(yè)務(wù)外包的內(nèi)部環(huán)境。

1.3 圖書招標(biāo)加劇了書商的競爭，營造了采編業(yè)務(wù)外包的外部環(huán)境

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展以及政府招標(biāo)采購制度的日益完善，圖書資料的采購已被納入了招標(biāo)體系。激烈的競爭使書商不斷地創(chuàng)新，越來越注重服務(wù)的全面化和人性化，他們不僅提供書目訂單和翔實的編目數(shù)據(jù)，還提供簡單的文獻粗加工和復(fù)雜的技術(shù)服務(wù)，從而為圖書館采編業(yè)務(wù)的外包營造了良好的外部環(huán)境。

2 圖書館采編業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險

2.1 圖書館人力資源配置的風(fēng)險

圖書館采編業(yè)務(wù)外包可能會導(dǎo)致采編人員部分閑置現(xiàn)象的發(fā)生，如何發(fā)揮閑置人員的業(yè)務(wù)特點，如何分流閑置人員，是圖書館管理者首先要考慮的問題。把閑置的采編人員分流到如咨詢等部門，圖書館人力資源的重新配置會打破原有的平衡，會帶來新的矛盾，如果處理不好則會影響整個圖書館的運轉(zhuǎn)效率。

2.2 圖書館采編人員學(xué)習(xí)能力削弱的風(fēng)險

采編業(yè)務(wù)外包增強了采編人員對書商的依賴性，會削弱采編人員的學(xué)習(xí)能力。采編業(yè)務(wù)外包不僅包含了貼書標(biāo)、蓋館藏章等事務(wù)性工作，還包括字段著錄、主題標(biāo)引和索書號確立等業(yè)務(wù)性工作。業(yè)務(wù)性工作不僅要求工作人員要有基本的專業(yè)知識，更要了解圖書館的館藏特色。業(yè)務(wù)外包一定程度地限制了圖書館采編人員的實踐和學(xué)習(xí)機會，降低了采編人員創(chuàng)新的動力，從而削弱了他們的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力［2］。

2.3 圖書館館藏質(zhì)量受影響的風(fēng)險

有的書商為節(jié)約時間，提高效率，指派不懂圖書館業(yè)務(wù)的人員從事圖書分類、主題標(biāo)引和編目工作，或疏于查重，或分類不當(dāng)，造成同一種書歸類不一致。他們不了解圖書館的編目規(guī)則，直接錄入在版編目數(shù)據(jù)，影響書目數(shù)據(jù)質(zhì)量。另外，有的加工人員防盜磁條加工、條碼粘貼、館藏章加蓋等不規(guī)范。這些都會對圖書館的館藏質(zhì)量造成一定的影響。

2.4 圖書采購合同的風(fēng)險

在選擇書商時，圖書館考慮更多的是書商的供貨能力，在標(biāo)書中書商的書源和價格占的權(quán)值較大，而業(yè)務(wù)外包在標(biāo)書中占的權(quán)值較小。簽訂圖書采購合同時外包項目的需求也常做為輔助條件由書商提供配套服務(wù)的形式提供。受客觀條件和圖書館自身的需求等因素影響，圖書館在招標(biāo)過程中選擇多個書商中標(biāo)。通常一個圖書館每年中標(biāo)的書商有幾家，而且基本上也與上一年不完全相同。因此，這種合同就存在短期性和松散性的問題，都會直接影響外包業(yè)務(wù)的完成質(zhì)量［3］。

2.5 信息不對稱的風(fēng)險

圖書館與書商兩者實質(zhì)上一種“委托—代理”的關(guān)系。委托方圖書館在與書商合作前不一定完全了解代理方書商的實際狀況，在采編業(yè)務(wù)外包開展前，書商比圖書館更了解自身的技術(shù)、經(jīng)驗和人力資源等信息，并有可能因為經(jīng)濟利益而不向圖書館提供翔實的信息；在采編業(yè)務(wù)外包開展后，圖書館較難了解書商的運作，在采編業(yè)務(wù)外包進行中一旦出現(xiàn)風(fēng)險，圖書館不能第一時間采取合理措施來控制和規(guī)避風(fēng)險。因此處于信息劣勢的圖書館，面臨外包業(yè)務(wù)風(fēng)險失控的局面，損失難以預(yù)料［4］。

3 圖書館采編業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險控制的有效策略

3.1 合理確定采編業(yè)務(wù)外包的范圍，達到雙贏的效果

圖書館在決定采編業(yè)務(wù)外包時，要根據(jù)本館的技術(shù)水平、自身優(yōu)勢和人力資源等情況來確定，分析哪些業(yè)務(wù)可外包給書商完成，外包到什么程度等。圖書采訪業(yè)務(wù)的個性化、延續(xù)性和完整性比較強，對館藏建設(shè)起著關(guān)鍵性作用，基本不實行外包，而圖書編目和圖書加工外包的應(yīng)用比較成熟。因此，圖書館可以調(diào)動并充分利用館外人力資源，把編目和加工業(yè)務(wù)外包給書商，實現(xiàn)降低成本，節(jié)約時間，集中人力完成圖書采訪工作，提高圖書館館藏文獻質(zhì)量。

3.2 正確選擇采編業(yè)務(wù)外包的模式，提高業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量

圖書采編業(yè)務(wù)外包依加工的地點劃分為 “到館加工模式”和“加工后到館模式”兩種模式。到館加工模式是指書商派數(shù)據(jù)編目人員和粗加工人員到圖書館對圖書進行數(shù)據(jù)錄入、分類和貼防盜磁條、書標(biāo)、條形碼等工作。加工后到館模式是指采編人員通過書商采購圖書，并由書商直接加工后的圖書再送到圖書館驗收的一種外包模式。筆者認為，在業(yè)務(wù)外包市場尚不是特別規(guī)范的狀況下，到館加工模式的優(yōu)勢是采編人員可以進行全程質(zhì)量監(jiān)控，溝通方便及時，發(fā)現(xiàn)錯誤可即時修正，可以最大限度地避免書商摻雜低質(zhì)量的圖書，易根據(jù)本館實際情況控制圖書加工的進度。到館加工模式即保證了圖書館采編部加工新書的質(zhì)量，又能使采編人員提高圖書編目技能，可達到雙贏的效果。

3.3 實行公開招標(biāo)，合理選擇書商

圖書館在實施采編業(yè)務(wù)外包前須對書商進行評估，以確定其能否滿足本館需求，需了解書商的財務(wù)狀況、人力資源、圖書質(zhì)量、圖書書源、管理水平、服務(wù)能力、信譽水平技術(shù)力量等情況。我國圖書館外包業(yè)務(wù)目前仍不規(guī)范，書商的實力和水平參差不齊，所以書商的選擇應(yīng)受到圖書館領(lǐng)導(dǎo)的重視。圖書館可通過政府公開招標(biāo)的方式對書商進行綜合評價，通過技術(shù)、商務(wù)和價格等指標(biāo)來嚴格評估，選定適合本館的書商。

3.4 簽訂詳盡的圖書業(yè)務(wù)外包合同，保護圖書館自身的權(quán)益

我國圖書館業(yè)務(wù)外包合同缺乏規(guī)范，以致違約事件常有發(fā)生。為了保證圖書館采編業(yè)務(wù)的順利完成，雙方必須簽訂詳盡的外包合同，以保證彼此的利益。首先，要明晰界定雙方的工作任務(wù)、編目人員要求、書目數(shù)據(jù)質(zhì)量和工作目標(biāo)。其次，要明確書商的服務(wù)水平、價格、付款方式和合作期限。再次，要明確違約的處罰、賠償和爭端解決程序等問題。合同是圖書館與書商合作的依據(jù)，同時又是雙方發(fā)生糾紛的法律憑證，圖書館應(yīng)增強對合同的認識，學(xué)會用完善的合同來保護自身的權(quán)益。

3.5 建立有效的溝通機制，促進采編外包業(yè)務(wù)的順利進行

溝通是圖書館與書商交流思想、達成共識的必要過程。圖書館與書商的合作是互惠互利的關(guān)系。雙方應(yīng)時常溝通，建立暢通的溝通渠道，對出現(xiàn)的問題及時溝通解決［5］，雙方建立了有效的溝通機制，一方面可增進彼此的了解，營造雙方融洽的合作氛圍；另一方面可增進彼此的信任，減少信息收集、事前談判和事中監(jiān)督等成本。有效的溝通機制能促進采編外包業(yè)務(wù)的順利進行，進而達到預(yù)期目的。

3.6 實時監(jiān)督采編外包業(yè)務(wù)質(zhì)量，確保高質(zhì)量完成外包業(yè)務(wù)

圖書館與中標(biāo)書商合作時，要按照合同規(guī)定隨時檢查業(yè)務(wù)外包情況。在實時監(jiān)督時，圖書館采編人員要與書商加工人員一起拆包驗收，將電子清單上的題名、價格和復(fù)本等一一與實物核對；在進行書目數(shù)據(jù)審校時，書商加工人員嚴格按照ISBN和題名兩種檢索途徑來查重，避免同類圖書分散排架；圖書館采編人員做好書目數(shù)據(jù)010字段、200字段、690字段等檢查工作；圖書館采編人員要和書庫人員及時了解情況，并把書庫人員的意見反饋給書商加工人員，以確保更好地完成外包業(yè)務(wù)。

3.7 建立業(yè)務(wù)外包評估指標(biāo)和激勵體制，促進采編外包業(yè)務(wù)的良性發(fā)展

采編業(yè)務(wù)外包后，圖書館要依據(jù)圖書的編目數(shù)據(jù)字段著錄的詳盡程度、分類的準(zhǔn)確度和粗加工的實際情況等進行綜合評估，評估時以規(guī)章制度為準(zhǔn)則，以實施細則為補充，以實際績效為重點［6］，做到客觀、公平和透明。對于外包業(yè)務(wù)做得好的書商提出表揚或者在一定的范圍內(nèi)適當(dāng)提高圖書采購經(jīng)費，對于外包業(yè)務(wù)做得差的書商提出警告甚至降低圖書采購經(jīng)費，以達到激勵書商的作用，促進圖書館采編外包業(yè)務(wù)的良性發(fā)展。

3.8 做好采編人員的分流與培訓(xùn)工作，增強圖書館的內(nèi)部凝聚力

圖書館采編業(yè)務(wù)外包，必然使部分采編人員離開原來的崗位。在做好采編離崗人員思想工作的同時，對于能勝任圖書館其他崗位的人員，優(yōu)先安排他們到其他業(yè)務(wù)崗位；對于不能勝任圖書館其他崗位的人員，要根據(jù)該人員的自身條件進行培訓(xùn)，再妥善安排其他業(yè)務(wù)崗位。圖書館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷創(chuàng)新圖書館管理體制，為圖書館人員職業(yè)生涯的發(fā)展創(chuàng)造條件，采取多種方式，鼓勵圖書館人員主動學(xué)習(xí)新知識，主動拓寬知識面，改變圖書館人員在一個崗位上干一輩子的想法，進而促進圖書館運作模式的改變。

綜上所述，目前圖書館采編業(yè)務(wù)外包存在著來自圖書館內(nèi)部、外部和合同等風(fēng)險，但它仍是圖書館和書商形成的一種合理分工、互惠共贏的管理模式，是市場經(jīng)濟時代社會資源優(yōu)化整合的產(chǎn)物，提高了圖書館工作效率。隨著圖書館自動化、網(wǎng)絡(luò)化程度的不斷提高，采編業(yè)務(wù)外包也隨之將會有更大的發(fā)展空間。圖書館應(yīng)清醒認識到采編業(yè)務(wù)外包的必要性及其存在的風(fēng)險，逐步探索出一條適合中國國情的圖書館采編業(yè)務(wù)外包之路，促進中國圖書館事業(yè)的良性發(fā)展。

[1]黃波,李鐵鋼,何萍.高校圖書館采編工作重心轉(zhuǎn)移與加工業(yè)務(wù)外包[J].大學(xué)圖書館學(xué)報，2007(1):99-102.

[2]吳蜀紅.圖書館業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險控制分析[J].圖書館建設(shè),2005(2):91-93.

[3]張國芳.圖書館業(yè)務(wù)外包風(fēng)險及對策[J].圖書館學(xué)刊,2012(7):34-35.

[4]莫振軒.論圖書館業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險控制[J].圖書館論壇,2005(3):71-73.

[5]鄧巖彬,劉薇薇,王曉丹.圖書館采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的關(guān)鍵因素分析--基于大連醫(yī)科大學(xué)圖書館采編業(yè)務(wù)外包實踐 [J].圖書館學(xué)研究,2013(8):49-53.

[6]陳新潔.圖書館業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險及規(guī)避策略[J].大學(xué)圖書館學(xué)報,2013(4):36-39.