高職院原始憑證審核流程的模式優(yōu)化

陳 霞

高職院原始憑證審核流程的模式優(yōu)化

陳 霞

規(guī)范原始憑證的審核是管好用好教育經(jīng)費的重要措施，對照新《高等學(xué)校財務(wù)制度》的要求，重新梳理當(dāng)前高職院原始憑證審核付款的主要流程，優(yōu)化模式，將有利于進一步提高支出管理績效和會計基礎(chǔ)工作的規(guī)范性。

高職院;原始憑證;審核流程;模式優(yōu)化

一、進一步規(guī)范高職院原始憑證審核流程的重要性

票據(jù)是教育經(jīng)費支出管理的法定憑證，是會計核算的原始憑證。規(guī)范和加強原始憑證的審核是從教育經(jīng)費使用的源頭上實施控制，也為高效地管好用好教育經(jīng)費提供了保障。在當(dāng)前高職院原始憑證實際審核中，學(xué)校財務(wù)部門審核人員常常會遇到原始憑證記載內(nèi)容的不完整性的情況，如購買物品，有的不填單價、數(shù)量;有的品名籠統(tǒng)，諸如“辦公用品”之類;有的僅填大寫或小寫金額，無其它內(nèi)容;有的不寫開票日期;原始憑證缺少固定資產(chǎn)入賬情況等等，嚴(yán)重影響了高校會計信息的真實性與準(zhǔn)確性，也容易造成了學(xué)校資產(chǎn)的流失。［1］不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑紤{證審核也會嚴(yán)重影響會計核算和監(jiān)督作用的良好發(fā)揮，也會給學(xué)校財務(wù)管理帶來負面影響。針對上述問題，2012年新修訂的《高等學(xué)校財務(wù)制度》與1997年版的《高等學(xué)校財務(wù)制度》相比，明確強調(diào)了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)依法加強支出管理和各類票據(jù)管理，要確保票據(jù)來源合法、內(nèi)容真實、使用正確，不得使用虛假票據(jù)，并進一步提出“應(yīng)當(dāng)進行支出績效評價”。高職院作為新晉升的高等學(xué)校，對照新《高等學(xué)校財務(wù)制度》，在財務(wù)支出管理上尚有許多需要改進的地方，特別是原始憑證審核付款流程存在操作層面的問題，需要進一步完善。

二、高職院原始憑證審核流程的主要模式及分析

高職院現(xiàn)行的主要有兩種：(1)模式一：現(xiàn)收→現(xiàn)審→制單→復(fù)核→付款;(2)模式二：先收→后審→制單→付款→復(fù)核。

(一)模式一流程分析

1．模式一的流程內(nèi)容。各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在完成經(jīng)濟業(yè)務(wù)后，取得對方單位開具的發(fā)票，按校內(nèi)報銷管理程序辦理完簽字審批手續(xù)，將報銷單交財務(wù)處柜面制單審核會計，柜面會計在審核報銷單票據(jù)的形式及程序上都符合報銷管理要求后，在財務(wù)系統(tǒng)中錄入會計憑證，并提交復(fù)核人員。復(fù)核人員對記賬憑證反映的內(nèi)容與原始憑證的信息一致的情況下通過復(fù)核直接付款(使用無現(xiàn)金報銷系統(tǒng)的高職院)或由付款人員完成付款(使用網(wǎng)銀支付或是公務(wù)卡結(jié)算的高職院)。

2．模式一的優(yōu)點。柜面會計對原始憑證上記載的信息有疑問或?qū)κ掷m(xù)不完整、不符合報銷管理規(guī)定的情況能及時與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員溝通、要求補正或退回。對于符合報銷規(guī)定的可以實現(xiàn)實時到賬，提高了服務(wù)效率。

3．模式一的缺點。因為審核、復(fù)核需要一定的時間處理，在單筆業(yè)務(wù)復(fù)雜和會計業(yè)務(wù)繁忙時，往往會形成后來報銷的人員滯留財務(wù)柜臺等待辦理的情形，報銷人員往往會有各種抱怨，這就會導(dǎo)致柜面會計工作壓力增大，容易與報銷人員產(chǎn)生摩擦。

(二)模式二流程分析

1．模式二的流程內(nèi)容。各校事先規(guī)定每周的若干工作日為報銷單收取的時間。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在履行完成經(jīng)濟業(yè)務(wù)后，取得對方單位開具的發(fā)票，按校內(nèi)報銷管理程序辦理完簽字審批手續(xù)，在收取報銷單的時間段將報銷單交財務(wù)處柜面收取、登記，報銷人員即行離開。柜面會計再集中對報銷單進行審核，報銷單票據(jù)的形式及程序都符合報銷管理規(guī)定的，在財務(wù)系統(tǒng)中錄入憑證(對個人的相同業(yè)務(wù)可分類匯總制作憑證)，交付款人員付款后憑證流轉(zhuǎn)到會計復(fù)核崗，復(fù)核會計對記賬憑證反映的內(nèi)容與原始憑證的信息一致的情況下通過復(fù)核。

2．模式二的優(yōu)點。報銷人員無需等待，會計結(jié)算環(huán)境相對寬松，正面產(chǎn)生沖突的情形明顯減少，服務(wù)效能得到較大改善。

3．模式二的缺點。(1)當(dāng)柜面會計對原始憑證進行審核時，如果對票據(jù)上記載的信息有疑問，對手續(xù)不完整、不符合報銷管理規(guī)定的情況必須通過電話或其他方式與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員溝通，要求補正或退回，這樣往往會導(dǎo)致一筆業(yè)務(wù)要往返幾次才能最終符合財務(wù)報銷規(guī)定，相應(yīng)地，付款也就延遲了;(2)由于付款時間的不確定性，經(jīng)常會有報銷人員或是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的對方單位來詢問實際付款進度情況，容易產(chǎn)生誤解。因為復(fù)核程序的后移，當(dāng)復(fù)核人員發(fā)現(xiàn)問題時，款項往往已實際支付，如要收回多報款時，財務(wù)部門就處于比較被動的境地。

三、高職院原始憑證審核流程的模式優(yōu)化

(一)加強原始憑證審核業(yè)務(wù)的宣傳培訓(xùn)

模式一和模式二中比較共性的問題是學(xué)校師生對原始憑證的有關(guān)知識不了解，往往認為財務(wù)人員故意刁難。針對一些師生在不能報銷業(yè)務(wù)時容易產(chǎn)生抵觸情緒，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)利用各種渠道，向師生示范什么樣的原始憑證是有效的、規(guī)范的，提高師生的財務(wù)判斷力，使師生自覺地配合學(xué)校的財務(wù)工作，遵守學(xué)校財務(wù)紀(jì)律，維護學(xué)校財務(wù)制度。［2］

(二)調(diào)整審核流程中財務(wù)人員的分工

針對模式一，柜面財務(wù)人員壓力較大的情況，建議應(yīng)作人員分工的調(diào)整，專設(shè)預(yù)審崗，系部設(shè)兼職財務(wù)專員。財務(wù)的預(yù)審崗主要負責(zé)全院師生辦理報銷業(yè)務(wù)前的政策咨詢，指導(dǎo)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員票據(jù)粘貼、報銷單內(nèi)容及金額的規(guī)范填寫，對明顯不符合財務(wù)規(guī)定的票據(jù)予以處理等。系部的財務(wù)專員主要負責(zé)本部門工作中的教學(xué)物資采購、學(xué)生活動經(jīng)費的使用、校內(nèi)部門間提供服務(wù)的結(jié)算等經(jīng)濟業(yè)務(wù)的報銷，定期接受財務(wù)處的會計政策、法規(guī)宣傳和財務(wù)知識的培訓(xùn)，同時，向系部師生做好財務(wù)知識的普及。針對模式二中審核不及時的情況，采取伴隨審核的辦法，即審核人員應(yīng)當(dāng)在付款前及時完成審核工作，避免事后糾錯。

(三)推動財務(wù)管理流程的信息化

針對模式一中結(jié)算等待時間長的問題，學(xué)校應(yīng)當(dāng)及時升級更新財務(wù)管理系統(tǒng)，利用財務(wù)系統(tǒng)的無現(xiàn)金報賬模塊、網(wǎng)上預(yù)約報賬功能等實現(xiàn)會計信息處理自動化，簡化流程，避免讓師生跑冤枉路。針對模式二中經(jīng)辦人員催問付款進度問題，要通過數(shù)字化校園建設(shè)，最大限度地利用校園網(wǎng)的平臺達到信息高度共享：(1)諸如教學(xué)管理、人事管理、學(xué)生管理部門的數(shù)據(jù)信息都能通過網(wǎng)絡(luò)直接進入會計處理系統(tǒng);(2)通過流程信息透明化，可以加強流程監(jiān)控與考核，加快審核進度，防止業(yè)務(wù)人員工作拖拉。

(四)支出管理與預(yù)算管理有機結(jié)合

預(yù)算是會計工作和財務(wù)管理的核心和重點，而預(yù)算的重點是預(yù)算編制和執(zhí)行。支出管理過程中發(fā)生的一些問題也與預(yù)算制度沒有得到有效實施存在一定的關(guān)系。在模式二中，有的支出手續(xù)不全，或者沒有相應(yīng)的依據(jù)，僅僅只有領(lǐng)導(dǎo)的簽字，如果在支出過程中沒有與預(yù)算管理有機結(jié)合，那么很容易發(fā)生差錯。所以必須增強預(yù)算約束和控制力，細化預(yù)算控制內(nèi)容，按功能、按預(yù)算科目把預(yù)算內(nèi)的各項支出內(nèi)容細化分解到具體支出項目，明確每項資金的支出方向，強化預(yù)算控制在內(nèi)部控制中的作用。［3］

(五)加強原始憑證的審核工作

根據(jù)《會計法》規(guī)定：會計機構(gòu)、會計人員必須按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權(quán)不予受理，并向單位負責(zé)人報告，對記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定更正補充。原始憑證的審核是加強高職院支出管理的基礎(chǔ)性工作，根據(jù)對模式一和模式二的分析，財務(wù)人員對原始憑證審核業(yè)務(wù)能力是影響工作績效的關(guān)鍵因素。另外，還要注意避免一個誤區(qū)，就是認為原始憑證的審核是審核人員的事，從而產(chǎn)生依賴心理，缺乏責(zé)任意識。

［1］陳從江，周軍．對高校原始憑證審核的理解［J］．滁州學(xué)院學(xué)報，2008(3)：70．

［2］陳陽．高校財務(wù)原始憑證審核環(huán)節(jié)問題淺析［J］．會計師，2012(11)：24．

［3］王紅梅．事業(yè)單位會計規(guī)范化管理淺議［J］．行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2013(2)：135．

［責(zé)任編輯 李 漪］

陳霞，女，常州紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院高級會計師，主要研究方向為財務(wù)管理。

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