如何完善中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)

張婷婷

【摘 要】中職學(xué)校在我國(guó)的整個(gè)教育體系中具有非常重要的地位，在培養(yǎng)人才方面發(fā)揮了不可代替的作用。信息技術(shù)迅猛發(fā)展的新形勢(shì)下，中職學(xué)校各方面的工作都有了更新更高的要求，其中檔案信息化建設(shè)的重要性在中職學(xué)校中越來(lái)越突顯。中職學(xué)校應(yīng)采取有效措施加以完善，充分發(fā)揮其職能。

【關(guān)鍵詞】完善；中職學(xué)校；檔案信息化建設(shè)

隨著時(shí)代的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)各個(gè)行業(yè)的很多工作中都將信息化技術(shù)引入了進(jìn)來(lái)。檔案信息化建設(shè)在當(dāng)前中職學(xué)校的發(fā)展中占有很重要的地位，因此對(duì)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)予以完善是當(dāng)前一項(xiàng)非常重要的工作。

一、實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案管理信息化的意義

檔案信息化管理，意味著要用數(shù)字化信息去增強(qiáng)、完善檔案室實(shí)物管理。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，信息化管理對(duì)于學(xué)校的發(fā)展顯得尤為重要。中職學(xué)校檔案管理工作中會(huì)涉及很多方面內(nèi)容，學(xué)校在制定發(fā)展規(guī)劃時(shí)，也要依據(jù)檔案來(lái)完成相關(guān)工作。在深化職業(yè)教育改革的過(guò)程中，中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)也發(fā)揮了不可代替的作用。隨著檔案利用范圍地不斷擴(kuò)大、內(nèi)容上不斷增多，在查找檔案時(shí)不僅要將文本檔案資料提供出來(lái)，而且要將多種形式的專(zhuān)題服務(wù)提供出來(lái)。綜上所述，將中職學(xué)校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化是十分必要的。

二、中職學(xué)校檔案管理信息化的現(xiàn)狀及突出問(wèn)題

（一）重視程度不夠

很多中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案信息化的建設(shè)還沒(méi)有充分的進(jìn)行認(rèn)識(shí)，他們認(rèn)為建檔和管檔是檔案管理工作的主要內(nèi)容，十分簡(jiǎn)單。由于領(lǐng)導(dǎo)人員忽略了檔案資料管理工作，所以很難將信息化的作用在中職學(xué)校的檔案管理工作中發(fā)揮出來(lái)。在收集和利用檔案信息的過(guò)程中，很多部門(mén)就很難積極的投入進(jìn)來(lái)，檔案信息化建設(shè)就更難推進(jìn)，對(duì)本校的檔案信息化建設(shè)帶來(lái)一定的負(fù)面影響。

（二）在開(kāi)發(fā)和利用檔案信息時(shí)，手段、方式對(duì)信息技術(shù)高速發(fā)展的要求上很難進(jìn)行適應(yīng)

人工收集整理是以前中職學(xué)校檔案管理的主要形式，紙質(zhì)的文本還大有存在，進(jìn)而裝置成本之后就進(jìn)行了入庫(kù)的管理。現(xiàn)階段盡管一些中職院校配備計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，在電子管理程序中融入了檔案文件目錄和相關(guān)的資料，然而只是在對(duì)檔案信息進(jìn)行查找的時(shí)候才對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行使用，完整性和系統(tǒng)性還非常缺乏。和普通的文件進(jìn)行比較，檔案文件還有自己獨(dú)特之處，如在學(xué)校中有很多文件具備極強(qiáng)的機(jī)密性不能隨便向外泄露，檔案文件較高的保證存在一些音像文件中。信息資源在檔案信息互聯(lián)網(wǎng)受阻等因素制約下，共享很難順利實(shí)現(xiàn)，隨著時(shí)間的推移，非常容易導(dǎo)致信息的大量膨脹，影響查找工作。

（三）缺少專(zhuān)職檔案人員，從業(yè)人員不夠?qū)I(yè)

很多人覺(jué)得管理學(xué)校檔案資料是人人都可以完成的工作，需要時(shí)可以隨意調(diào)派人員對(duì)檔案突擊處理，沒(méi)有必要配備專(zhuān)職人員。身兼數(shù)職的情況在中職學(xué)校檔案管理人員中還經(jīng)常的發(fā)生。他們很多根本不是專(zhuān)門(mén)的工作人員，缺乏基本理論知識(shí)和基本技術(shù)，缺乏處理相關(guān)信息的能力。如此一來(lái)，在中職學(xué)校發(fā)展中，檔案管理隊(duì)伍卻成為了最為薄弱和最難控制的一個(gè)環(huán)節(jié)，也最容易受到忽視。盡管有一部分學(xué)校配備了一些專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員，但學(xué)校不重視對(duì)其應(yīng)用技術(shù)和知識(shí)上的更新，這樣在學(xué)校發(fā)展與信息社會(huì)發(fā)展的需求上，檔案管理工作也很難適應(yīng)。

三、完善中職院校檔案管理信息化的措施

（一）對(duì)認(rèn)識(shí)上予以強(qiáng)化

在管理中職學(xué)校檔案工作中，檔案管理人員一定要認(rèn)識(shí)到自身從事的檔案管理工作的重要性，尤其是一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員更需要多加關(guān)注，督促和監(jiān)督檔案管理人員的工作情況。在整個(gè)中職學(xué)校發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)于檔案管理工作的重要性上一定要充分的進(jìn)行認(rèn)識(shí)，對(duì)于檔案管理工作的理念上要不斷地進(jìn)行更新，對(duì)檔案資源信息一定要及時(shí)處理，在具體的工作中，一定要有效的進(jìn)行利用。如：在學(xué)校行政管理、后勤事務(wù)管理和教育教學(xué)管理中要將檔案信息化建設(shè)充分的應(yīng)用進(jìn)去，對(duì)檔案信息化的連貫性、系統(tǒng)性和真實(shí)性上一定要充分的進(jìn)行利用，將有效的事實(shí)依據(jù)為中職學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展提供出來(lái)。

（二）強(qiáng)化對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

通過(guò)上文分析，在中職學(xué)校檔案管理工作中有較大的問(wèn)題存在于檔案管理者的素質(zhì)中，因此對(duì)檔案管理者的能力結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)上進(jìn)行優(yōu)化是非常必要的。在中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，這些都是急需解決的問(wèn)題。這就要求中職學(xué)校要定期的將檔案管理人員組織起來(lái)，針對(duì)信息化建設(shè)的有關(guān)知識(shí)，定期的對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)不斷地豐富和更新檔案管理人員的信息化水平和檔案管理的能力水平，不斷的升級(jí)他們的基本技能，不斷的強(qiáng)化他們的創(chuàng)新能力。同時(shí)要讓工作人員的年齡結(jié)構(gòu)朝著更合理的方向發(fā)展，在配備檔案管理人員的過(guò)程中，要努力的實(shí)現(xiàn)年輕化、科學(xué)化和專(zhuān)業(yè)化。

（三）電子化的檔案管理

對(duì)校園中的網(wǎng)絡(luò)，一定要充分的進(jìn)行使用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)上已經(jīng)存在的關(guān)鍵信息要及時(shí)的進(jìn)行收集和整理。比如，學(xué)校中的重要會(huì)議活動(dòng)、學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)、學(xué)科設(shè)置、學(xué)校的重大決策等內(nèi)容。對(duì)檔案檢索查詢(xún)和自動(dòng)化上要有效的給予實(shí)現(xiàn)，學(xué)校每個(gè)部門(mén)中的檔案資料，例如，錄像、錄音、文字和照片等，要全部利用電子文件的模式，依據(jù)要求和規(guī)定的格式予以上報(bào)。

（四）對(duì)安全意識(shí)上予以強(qiáng)化

有著很強(qiáng)的保密性存在于檔案自身當(dāng)中，學(xué)校管理的各個(gè)方面都與檔案管理工作密切相關(guān)。所在中職學(xué)校利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要將一定的安全保證體系建立起來(lái)，防止有竊聽(tīng)篡改和黑客攻擊等情況出現(xiàn)在檔案管理工作中。

四、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在中職學(xué)校發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作在其中發(fā)揮了重要的作用，它是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重大決策的依據(jù)，是對(duì)學(xué)校進(jìn)行優(yōu)化管理的參照物。因此，為了能夠進(jìn)一步提升學(xué)校檔案信息化管理水平，不但要將專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員培養(yǎng)起來(lái)，同時(shí)還要引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員的高度重視。在學(xué)校發(fā)展的過(guò)程中，將其當(dāng)作一項(xiàng)重要的工作來(lái)對(duì)待，進(jìn)一步提升檔案管理工作信息化的水平。

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