淺談基層單位檔案室數碼照片檔案的管理工作

摘 要 科學技術的發展，促進了檔案類型的多樣化，特別是數碼相機的普及和應用，對照片存檔提出了更高的要求。本文試圖針對數碼照片的特性和基層檔案室數碼照片檔案保管的現狀，對數碼照片如何有效地歸檔和管理做出了探討，以達到更好地提高數碼照片檔案的利用率及有效保管的目的。

關鍵詞 數碼照片 檔案保存 利用

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

近年來，隨著經濟的飛速發展和科技的進步，數碼相機陸續進入了各個單位和尋常百姓家，數碼相機的出現和使用給照片檔案的利用和征集工作帶來了更多的方便，但也對照片檔案的管理提出了更高的要求，數碼照片一旦丟失就會造成不可挽救的損失，所以如何科學有效地管理數碼照片檔案成為檔案工作者關心的話題。

1 數碼照片的特性

數碼照片是一種靜態圖像文件，用掃描儀，數碼照相機等設備獲得；以數碼形式存儲，以磁帶，磁盤或光盤等為載體；依賴計算機系統閱讀，處理；并且可以在通信網絡上傳送。數碼照片檔案一般由數碼照片，文字說明兩部分組成。

數碼照片與傳統照片相比，具有許多的優勢——成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等，除此之外還有存儲久、應用廣泛等特點。

更重要的是，數碼照片有很大的應用范圍，既可以在自己的相機和計算機上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機、刻錄機、幻燈機、電視機等多種外連設備連接傳輸，更能與局域網中多臺電腦或各個網站互相聯體工作，通過網上發布。但由于數碼產品的特性，數碼照片往往也存在一些缺點，譬如對軟、硬件的依賴、信息的易改、數據不能兼容共享、真偽難辨等。

2 數碼照片檔案的現狀

2.1 數碼照片檔案的收集范圍廣

就基層單位而言，聲像檔案的采集一般是由本單位的綜合管理科或者是宣傳部門來負責的，因而收集點相對集中，但是數碼相機的普及和智能電子設備的廣泛應用，使基層單位的很多部門都擁有采集聲像資料的設備，但是基層單位的大部分拍攝人員和管理者并沒有歸檔意識，造成了每個科室都保存著很多數碼照片資料，如果檔案管理人員不及時溝通協調保存這些資料，很可能造成檔案的遺失。

2.2 數碼照片檔案的整理難度大

首先，數碼照片的收集歸檔比較繁瑣。很多基層單位的工作人員拍攝完只是簡單地將照片存儲在電腦上，由于沒有進行過檔案管理的基礎培訓，所以很難對數碼照片資料進行基礎篩選、分類、編寫圖片說明等初步整理工作。另外，在檔案管理人員收交照片時，只是簡單地把照片復制給檔案管理人員，照片內容重復，質量也參差不齊，所以檔案管理人員不得不把這些資料再重新進行篩選編排，刻錄及編入歸檔等大量繁瑣工作。

其次，對數碼照片的整理方法不規范。大部分照片拍攝人員缺乏檔案歸檔的基本知識，造成了對照片的整理方法不一致，在歸檔過程中給檔案管理人員制造了大量的繁瑣工作。

2.3 數碼照片檔案的保管安全隱患多

一是數碼照片容易損壞。就保存和使用而言，數碼照片是完全基于電腦硬件、操作系統和應用軟件的。在網絡傳輸過程中，電腦病毒的侵入、硬件的故障和軟件升級等的出錯都有可能造成數據文件丟失或被嚴重破壞。另外，一些操作人員的錯誤操作，刪除認為“無用”的照片，而這些照片又未作備份，都會導致這些數碼照片檔案的流失。二是數碼照片容易篡改。目前，很多圖像編輯軟件非常容易就可以對其圖像內容進行修改，并可以把圖片改得面目全非，而不露痕跡。三是存儲設備并不可靠。電腦病毒、隨時有可能發生的硬件故障及參差不一的光盤質量等都可造成數碼照片檔案的丟失。

2.4 數碼照片檔案檢索利用復雜

目前，許多基層單位的辦公系統大多忽略數碼照片檔案的管理，除了在檔案室的電腦上檢索和查找數碼照片外，并沒有較好的檢索途徑，因而出現數碼照片的檢索查閱難的現象，致使數碼照片檔案資源難以得到有效的利用。

3 做好照片檔案收集的基本途徑

（1）加大宣傳力度，提高對照片檔案管理重要性的認識。大力宣傳《中華人民共和國檔案法》、《照片檔案管理規范》等法律法規，使更多領導、照片拍攝者和檔案工作人員拋棄陳舊的思想觀念，不能只重視文書檔案而忽視照片檔案，從思想上切實把照片檔案管理作為一項重要的工作內容來抓。

（2）建立健全歸檔制度，規范照片檔案管理工作。建立健全照片檔案歸檔制度是做好照片檔案工作的前提和保證。根據各部門的工作特點，制訂切實可行的照片檔案歸檔制度，明確各單位照片檔案的收集范圍、歸檔時間和歸檔要求。

（3）加強重要展覽、重要活動、重大事件等圖片的征集力度。在重要活動、重大事件中及時通過采取舉辦展覽、有獎征稿等多種方式將大量有價值的圖片征集進檔案室，這必定會對豐富檔案室和提供利用等具有重要意義。

（4）加強檔案工作人員的專業技能培訓。不斷提高自身的業務素質，熟練掌握專業基本技能，最大限度地將照片檔案拍攝好、整理好，發揮照片檔案的作用。

4 嚴把照片檔案收集標準

（1）對于歸檔的數碼照片應按規范要求編寫相應的文字說明來辦理移交手續，文字說明二者應齊全。（2）數碼照片收集時應轉換為統一格式，并對最低像素及掃描線數做出要求。（3）重要的數碼照片應同時沖洗紙質照片歸檔，歸檔時應標明互見號。

5 照片檔案的整理

照片檔案來源于社會各個領域，其真實、形象、生動的特點是一般文字材料所不能代替的。納入檔案室的照片檔案，由于不可能來自同一個部門或個人，所以在整理規范上有著很大的差異，因此必須在整理上下功夫。

5.1 整理原則

照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。

5.2 照片檔案保管期限的劃分

保管期限是按照片的價值劃定的存留年限，分為永久和定期兩種。

5.3 照片檔案密級的劃分

密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》 等有關規定執行。

5.4 數碼照片光盤的編目

（1）數碼照片光盤的封面。在光盤的包裝盒上貼上符合相應的檔案書寫要求的封面，包括全宗名稱，題名，全宗號，目錄號，光盤號以及形成的時間，照片的張數，套別，制作人，審核人還有制作時間等。（2）數碼照片光盤案卷目錄的格式。與常規照片檔案目錄的編制格式基本相同，區別是張數改為盤數。案卷號（即盤號）在檔案室編一欄中填寫，案卷號（即盤號）與文書檔案一樣，排大流水號，題名應概括案卷內全部照片的基本主題，年度要準確，張數要填寫盤內照片的實際數。保管期限要劃分準確。

6 關于數碼照片檔案的妥善保管

（1）數碼照片的保存最重要的是要保護其安全性。比如光盤是有壽命的，而自刻的光盤更容易被損壞；信息管理系統的軟硬件可能被損壞，也可能受病毒侵害。因此，要定期檢查歸檔后數碼照片的保存情況，并對其進行定期轉存遷移，而且要做好《數碼照片檔案遷移登記表》的記錄，把它作為數碼照片的檔案管理材料進行保存。將重要的照片制作成相應的底片或對數碼照片進行加工制作成縮微品，會大大提高其保存的安全性，并且也會大大延長其保存的周期。

（2）進行關于數碼照片檔案的信息管理系統的建立。建立信息管理系統會使數碼照片保存的時間更長，安全系數更高；容易規范和保存原數據的信息；系統數據庫中的數碼照片檔案可以方便于檢索以及共享利用。

（3）數碼照片同紙質照片的有機銜接。對需要永久或長期保管的重要的數碼照片應在整理數碼照片的同時，還要對沖洗出的紙質照片進行同步整理，并且按照國家標準 《照片檔案管理規范》對紙質照片與數碼照片一起進行歸檔并保存。將所有照片數據錄在同一個數據庫中，建成內容完整、系統、一致的照片檔案數據庫，從而實現統一管理、檢索查找方便的目的。

（4）多重備份和適時遷移。對于數據備份， 數碼照片光盤應一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。適時遷移是為了保證能夠在發展的環境中識別、使用和檢索數字資源，根據軟件、硬件的發展把數字資源遷移到不同的軟件或硬件環境下。因此，在數碼照片的檔案管理過程中，應該根據不同的情況，采取相應的措施，從而保證數碼照片檔案保存的安全性。

（5）對于光盤的存放應注意，必須放在用塑料包裝的堅硬的盒內豎立存放，以防擠壓。注意不得彎折，也不得堆疊存放。

7 采取多種形式，充分利用照片檔案的優勢，做好提供利用工作

保存照片檔案的目的是為了提供利用。提供利用的方式應根據收藏照片檔案的具體情況和主要服務對象確定。

（1）查閱服務是利用者直接來檔案室查找照片檔案或來涵要求代查有關照片，利用者所需要的照片可通過復制的方式提供 。（2）利用照片舉辦各種類型的展覽，既可擴大照片檔案工作的影響，提高檔案工作的地位。（3）圍繞本單位重點工作，編輯綜合性、專題性的畫冊、畫頁，開展積極有效的宣傳，也是能夠得到領導和群眾歡迎的有效途徑。

總之，基層檔案室數碼照片檔案的有效管理，不僅可以提高檔案利用的效率，提高辦事效能，也是社會發展的必經過程。我們要加強基層檔案室管理工作，為促進中國社會健康發展做出應有的貢獻。

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