Word郵件合并在財務發票檔案打印中的探索與實踐

摘 要：本文依據Word郵件合并功能和日常財務發票檔案打印的需要，闡述了以Excel工作表作為數據源，根據發票規格制作打印模板，利用Word郵件合并功能生成合并文檔并實現打印的過程，提高了用戶對發票檔案的管理效能。

關鍵詞：郵件合并 檔案 發票 Excel 數據源

中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）09（b）-0146-01

1 Word郵件合并

Word作為圖文排版軟件，在日常公文處理和圖文編排中被大量使用，郵件合并功能最初是為批量處理郵件文檔時而提出的。具體來說就是在郵件的主文檔的內容中，合并和發送一組通信資料，通信資料可以來自Access、Excel、VF等數據源。在日常辦公的公文處理中，不但可以使用郵件合并批量生成需要的郵件文檔發放郵件，而且還可以根據打印需要，自制打印信函、工作證等模板，將另存于Excel電子表格中的信息數據（如員工信息、學生信息），插入到Word模板中的指定位置并“郵件合并”生成所需要的所有記錄的打印報表。

山東省非稅收入繳款書（回單），寬20.3厘米，高10.2厘米，本例以此發票為例，闡述了利用Word郵件功能生成全校學生的繳款發票并打印，檔案發票如圖1所示（本圖進行了部分壓縮）。

2 發票模板制作

2.1 建立Word郵件合并主文檔

Word郵件合并主文檔是指文檔模板中固定不變的主體內容，如信封中發信人的地址、發信人的郵編、發票中收款單位的名稱。本例中如圖1發票所示，執收單位名稱、執收單位編碼是主文檔中位置和數據相對固定的，而繳款人、項目編碼、名稱、收費標準、金額、人民幣大小寫等數據都要來自Word郵件合并數據源，但這些數據的位置仍然相對固定。因此，郵件合并應首先根據打印的數據模板制作Word郵件合并的主文檔，確定模板中的數據和相對位置，也即確定了數據源中所需要的字段和主文檔中各字段的排版格式。具體設計如表1所示，當然在具體的打印中要將所有的表格線隱藏，此處利用表格主要控制各數據打印的位置。

2.2 準備郵件合并數據源

郵件合并數據源是含有標題行的數據記錄表，包含著相關的字段和記錄內容。本例以Excel電子表格數據表作為數據源，具體設計如表2所示。

2.3 插入數據域

打開郵件合并主文檔，啟動“郵件合并向導”（工具→信函與郵件→郵件合并）；第一步選擇文檔類型；第二步選擇開始文檔；第三步選擇Excel表作為數據源；第四步編輯主文檔，利用工具欄上的“插入域”按鈕（菜單→工具欄→郵件合并）在相應單元格中插入對應數據域“《姓名》《代碼》《名稱》《發票額》《金額大寫》”。

2.4 郵件合并

在主文檔中插入相應的數據域后，選擇郵件合并工具欄中的“合并到新文檔”，Excel數據源表中的相應字段數據合并到主文檔的固定內容中，數據源Excel表格中的記錄行數決定著Word合并后文檔的總頁數。

3 打印

3.1 添加自定義紙型

將檔案發票的自定義紙型添加到系統中，在win2003中以Epson LQ-1600K為例，將寬20.3厘米，高10.2厘米的自定義紙型添加到系統中去，使用戶可以像其他A4等標準紙型一樣在頁面設置中進行選擇。操作步驟為：（1）點擊“開始”菜單，選擇“打印機和傳真”，出現“打印和傳真”窗口，窗口中顯示系統中已安裝的打印機等設備；（2）右擊窗口“空白處”（不要選中打印機），點擊“服務器屬性”，出現“打印服務器”屬性對話框；（3）點擊“創建新格式”，在“表格名”處錄入“102×203”（用戶自己定義喜好名稱），紙張大小設置為20.3厘米，高10.2厘米，符合用戶需要，如圖2所示；（4）點擊確定保存。

在每次系統重新安裝后，都要重新將你的自定義紙型添加到系統中去，以保證打印機Epson LQ-1600K在自動進紙打印時，每打印完一條記錄的一頁后能自動走紙進行下一頁的打印。

3.2 打印

打開Word郵件合并后的合并文檔進行頁面設置，在“頁面設置”對話框中選擇“紙張”標簽，從下方的“頁面大小”下拉框中選擇“102×203”（剛才用戶自己定義的紙張名稱），完成后用戶就可以點擊打印進行批量打印了。

面對復雜的數據信息，Word郵件合并提供的強大數據管理功能，不但可以批量處理信封和信函等與郵件相關的文檔內容，而且一樣可以輕松地批量制作證件打印模板、檔案發票模板等，對檔案信息現代化管理大有裨益。

參考文獻

[1]陳瓊虹.淺析會計檔案管理中存在的問題及對策[J].管理觀察，2011（12）：31.