基于現代信息技術的文檔管理課程實訓模式探究

摘 要：秘書文檔管理課程是高職院校文秘專業廣泛開設的一門以培養并提升學生文檔管理技能為目標的技能課。目前隨著現代信息化技術的發展和各校教學改革的推進，如何將信息技術融入課程教學受到普遍關注，而且在這種融合中如何基于信息技術開發并完善課程實訓環節更成為文秘教師普遍關注的焦點和課程改革推進的難點。本文擬從四個方面對基于現代信息技術的文檔管理實訓模式進行一些探討。

關鍵詞：信息化技術 文檔管理 實訓模式

中圖分類號：G712 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）05（b）-0158-01

秘書文檔管理課程是高等職業院校文秘專業的一門傳統核心課程，旨在培養并提升學生的文檔管理的職業技能，課程講究理論教授與實訓操作并重。如今隨著現代信息化技術的發展和教學改革的推進，文檔管理課程在理論講授中早已融入了諸多信息化技術因素，例如多媒體應用，精美課件的制作，網絡圖文信息資料的搜集等，這些轉變提升了授課內容的前瞻性和趣味性。與此同時，如何基于現代信息技術開發并完善課程實訓也成為高職院校文秘教師關注的焦點和課程改革中的難點?；谠撜n程的教學現狀、教育部的政策導向1以及個人的教學經歷，本文擬從以下四個方面就基于現代信息技術的文檔管理課程實訓模式進行一些簡要的探討。

1 利用信息技術和網絡共享平臺，更新充實課程網站案例數據庫

案例分析是一種傳統的實訓教學法，操作流程通常是教師提供案例，學生分析案例。這種傳統實訓方法雖然可有針對性地輔助鞏固知識點，卻不能充分調動學生的積極性，學生基本處于被動地位。如今信息技術的快速發展也為我們的傳統實訓方法帶來了新的啟示，實訓時可鼓勵學生利用計算機和網絡廣泛搜集甄選典型性案例，然后對典型案例進行綜合分析與匯報，最終學生甄選的案例與其評析均上傳至課程網站案例數據庫。這種融入了信息化因素的實訓任務，一方面能充分調動學生積極性，提高其對網絡信息搜集處理能力，培養思維創新、團隊合作、溝通等綜合素質；另一方面搜集來的前沿性時效性強的專業案例不斷充實本課程的案例數據庫，提升了課程網站利用率，使案例分析這種傳統實訓方法煥發新的生機。

2 搜尋剪輯文檔管理視頻，引入情景討論實訓任務

從溝通角度來講，以影像和聲音為載體的信息溝通其效果比以文字為載體的要好很多。因此，在課程實訓中設置以視頻為依托的情景討論任務能進一步提升教學效果。當然搜集和剪輯文檔管理視頻是非常關鍵的前期工作，專業教師需要以廣闊的視野，敏銳的洞察力，多渠道搜尋與文檔管理相關的視頻，比如，學生的模擬情景表演的錄像、歷屆國家秘書證考試用視頻、利用會聲會影、貍窩視頻轉換器等軟件剪輯電影電視中的部分片段、新聞視頻、專題片視頻等等。在實訓操作中，教師可仿效秘書證考試中視頻分析的操作方法，將視頻播放三遍，然后要求學生發現并分析視頻存在的問題、匯總分析結果。這種以視頻為依托的基于信息化技術處理后的情景討論實訓任務以其新穎、可視、直觀的特點、吸引著學生的注意力，也激發著他們學習的興趣和熱情。

3 文書檔案管理軟件的搜集、對比與應用

現代信息技術的快速發展和快節奏的都市工作使很多文檔管理軟件被開發出來。這些軟件的開發和使用無疑會提高目前企事業單位文秘人員的工作效率，但另一個方面由于開發軟件的工作人員其文檔管理知識的了解程度以及個人水平的不同，目前的文檔管理軟件可謂良莠不齊。因此，通過網絡搜集、對比、試用和選擇文檔管理軟件就是一個具有挑戰性的實訓任務，這種任務對于敢于挑戰的90后學生們是十分有吸引力的。

文檔管理軟件的甄選完成后，緊接著的便是軟件的試用，試用地點可設在計算機機房。學生根據老師提供的公文和檔案資料，逐項利用文檔管理軟件進行錄入和保存，這樣可起到雙向檢測的作用，既檢查學生對文檔知識的掌握情況，也檢測軟件的適用性。例如本課程的實訓任務收發文模擬演練便是采用這種方式完成的。

4 重視并引入電子文檔歸檔步驟模擬演練

伴隨信息技術和網絡的迅猛發展，電子文檔大量產生。電子文檔通常指人們在社會活動中形成的、以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文檔的收集、整理、鑒定、保管、檢索及提供利用對計算機系統和網絡系統有很強的依賴性。在文檔教學的實訓環節中設置電子文檔歸檔步驟模擬演練，可促使學生認知電子文檔這種特殊檔案的特點，還能提升信息處理速度和辦公自動化水平，因此這種方式也不失為信息技術與課程實訓相融合的一種嘗試與探索。

現今文書與檔案其載體、特征、形式方面都發生了巨大的變化，文檔信息自動化處理也已是目前主流狀態，因此，信息時代下的秘書文檔管理課程必然要求與時俱進，要求基于信息化技術的開發并完善課程實訓模式。當然這種探索也對教師和學生的知識結構、思維模式、創新意識等多方面也都提出了更高的要求，需要我們手腦并用、思維創新、師生共進。

參考文獻

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