淺談項目建設單位如何做好檔案管理工作

【摘要】工程項目檔案是指項目在規劃、建設及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是建設項目全過程的原始、真實記錄，在項目建成運營、養護中起著非常重要的作用。

【關鍵詞】項目建設；檔案；管理工作

高速公路項目建設是一項資金投入巨大、參與單位眾多、涉及面相當廣泛的系統工程。項目檔案管理貫穿高速公路項目建設的始終，是該系統工程中重要的一環。

項目檔案管理工作本身也是一項包含很多環節的系統工程，它包括建立檔案管理體系、內、外業資料收集、分類、歸檔等許多方面。作為項目建設業主單位，對檔案管理工作的各個環節，責無旁貸地負有領導、協調和督促的責任，必須自始至終予以高度重視。

本文結合中江高速公路和江鶴高速公路（二期）這兩個項目建設中檔案管理工作的幾點體會，談談項目建設單位應如何做好檔案管理工作。

一、加強領導，精心組織，建立高效的檔案管理工作體系

檔案管理工作必須領導重視，全員參與，盡早建立完善的檔案管理體系。

公司領導十分重視檔案管理工作，始終把檔案管理作為項目建設管理工作的重要組成部分，統籌規劃，規范管理。為確保內業資料的質量，項目從籌建開始，公司就指定由分管技術工作的總工程師牽頭成立了項目檔案管理工作領導小組，統籌、協調整個項目建設期間的檔案管理工作。各參建單位的檔案管理工作同樣實行項目經理分管、專（兼）職檔案員負責的管理體制。明確參建各方在檔案管理方面的責任，要求各施工單位必須配備足夠的人力、物力抓好檔案管理工作，監理單位則必須監督檔案文件材料的形成質量。只有領導重視，層層落實，才能使項目檔案工作取得較好的成績。

另一方面，我們依靠上級主管部門或行業管理單位，在他們的指導下積極開展工作。就檔案管理工作中出現的問題，我們及時向上級單位的檔案管理部門反映，他們多次派員深入現場了解情況，并給予及時指導和支持。實踐證明，領導的重視和支持是項目檔案管理工作最強有力的保證。

二、檔案管理工作必須與項目建設同步進行

檔案管理工作必須與項目建設同步進行，這是檔案管理工作的基本要求。

由于歷史的原因，中江高速公路和江鶴高速公路（二期）這兩個項目均持續時間較長，這給項目檔案管理工作帶來了較大的困難。管理單位和人員更換頻繁，許多前期產生的資料收集起來相當困難。為此，公司專門抽調人手，花費大量人力、物力去有關單位收集、整理了與這兩個項目有關的內、外業資料，較好地保存了早期文件，這給后來的竣工文件編制工作等打下了良好的基礎。

此外，中江高速公路和江鶴高速公路（二期）不僅參建單位眾多，而且，管理模式不同，建設期限也不同，這給項目檔案管理工作也造成了一定的困難。中江高速公路采取施工總承包模式，項目業主對工程建設各方面的控制通過對監理單位和總承包單位的管理來實行。江鶴高速公路（二期）則由業主直接進行施工招標和管理工作，但開工遲于中江高速公路一年多。為此，我們根據項目特點，分別建立了各自的檔案管理體系。在中江高速公路項目建設中，我們在檔案管理工作中依靠監理單位和總承包單位開展工作，以合同和有關法規為依據，以各項管理制度為手段，加強協調管理。在江鶴高速公路的項目建設中，我們則建立了以項目業主為主的垂直檔案管理體系，對檔案管理工作的每個環節均予以高度重視，對發現的問題及時處理。由于主觀重視，措施得當，基本上保證了這兩個項目的檔案管理工作與項目建設同步進行。

三、統一標準，規范做法，嚴格要求，確保檔案的內、外在質量

1、加強業務培訓，提高檔案管理人員素質

為了提高檔案管理人員業務素質，公司加強了檔案業務培訓工作。我司多次邀請省檔案局有關領導和專家對項目竣工文件的收集、歸檔整理及竣工文件編制進行了分階段性的崗位培訓。我們還組織了資料員到兄弟單位參觀學習、交流，使全線檔案管理人員業務能力不斷提高。

2、及時制定標準，規范做法，確保內業資料的質量

項目建設初期，公司就及時下發了《廣東省公路建設有限公司高速公路竣工文件編制辦法》等上級單位關于建設項目檔案管理工作的文件，并結合中江高速公路和江鶴高速公路（二期）的具體情況，規范了文件格式、題名、編號等，明確了各施工單位竣工資料管理的職責和編制要求，健全了本項目內業資料的質量保證體系，為項目檔案管理工作的順利開展奠定了基礎。

3、高度重視資料的及時收集工作

項目建設過程中，如果不及時收集各種內、外業資料，將給以后的編制竣工資料工作造成很大困難。為此，各施工單位應在平時及時整理好質檢資料，建設各方應設專人負責資料的收集和整理工作。該項工作應做到及時、完整、準確且格式統一，過程當中應加強協調、檢查工作。

4、堅持定期檢查，發現問題及時整改

為了做好檔案管理工作，公司非常重視內業資料的檢查和整改。除了堅持月度檢查外，還會同總監辦、總承包單位不定期進行檢查，發現問題及時指出并幫助施工單位整改，把問題消除在萌芽狀態。對施工單位提交的竣工資料，我司及時指定技術人員進行審查把關，確保施工文件齊全、規范。

5、配備完善的檔案管理設施，實施電子化管理

四、檔案管理工作中必須重視的幾個環節

1、設計單位必須同步提供電子版設計文件

根據交通部2004年《公路工程竣（交）工驗收辦法》的歸檔分類要求，高速公路建設項目的竣工文件劃分為八大類，即：1、可行性研究及前期綜合文件；2、設計基礎文件、 設計文件；3、財務決算、工程結算文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、監理文件；7、竣工圖文件；8、科研文件等。

其中，竣工圖的編制是高速公路項目檔案管理工作中極其重要的一環，它是項目建設的真實反映，是后來查詢、利用者了解項目建設情況的重要工具。竣工圖編制工作的總體要求是真實、準確，如實反映設計變更情況，與施工實體必須完全相符；有關變更必須手續齊備，依據充足；圖紙質量必須規格統一，圖面整潔，字跡線條清晰、耐久，標注位置合理。

在竣工圖編制工作開展前，能否從設計單位取得完整的施工圖電子版設計文件，就成為做好這項工作的關鍵。

為此，在項目設計合同洽談中，項目建設單位須約定由設計單位同步提供完整的全套電子版設計文件，這既方便在日常施工中開展設計變更管理工作，同時，也將為日后的竣工圖編制工作打下良好的基礎。

2、應在有關施工合同中保證檔案資料的及時交付

前已述及，中江高速公路采取施工總承包模式，項目業主不與各施工標段直接簽署施工合同，項目業主對工程建設各方面的控制通過對總承包單位和監理單位的管理來實行?？偝邪鼏挝缓筒糠址职鼏挝恢g由于合同糾紛，在一定程度上不僅對工程進度、質量造成了不利影響，也影響了檔案管理工作的進展。具體表現為，個別標段由于與總承包單位之間存在合同糾紛，就以內業資料相要挾，拒不上交給業主，影響了整個檔案驗收工作的及時進行，這是今后值得注意的地方。為此，我們認為，在有關施工合同中，應將內業資料等檔案材料是否及時上交給業主單位，與該標段的計量支付工作聯系起來。對拒不提交資料者，應果斷地暫停其計量支付工作。只有這樣從合同條款上保證資料的及時歸檔、收集，才能使檔案管理工作高效、規范、有序地向前推進。

【參考文獻】

1、交通部2004年《公路工程竣（交）工驗收辦法》

2、廣東省公路建設有限公司高速公路竣工文件編制辦法