出國成績表的科學化管理與人性化服務

摘 要 出國成績表的制作已經不光反映出一所學校的管理水平和服務質量，更反映出其國際形象和國際化進程。所以出國成績表的制作要以規范為前提，以管理為基礎，以服務為原則。本文總結了辦理出國成績實踐經驗，具體研究了教學管理過程中科學化管理與人性化服務之間的關系，以及它們對促進學風建設、樹立學校良好形象所起的積極作用。

關鍵詞 出國成績表 科學化管理 人性化服務

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

高校始終把教學質量看作學校的基石，把教書育人當作學校的職責。而如何提高教學質量和增強學校職責，不外乎就是科學化的管理和人性化的服務。而其中本科出國成績表的制作管理，就具體地反映出本校教學管理的規范化和服務的人性化。

自從2009年接手制作本科出國成績表這項工作以來，不斷聽到我校成績表在同等規模大學中有一定的代表性。不過想成為一所在國家和區域經濟社會發展占有重要地位、國際知名的高水平研究大學，還有很長的一段路要走。

1 以質量建設為基礎增強科學化管理

近些年從我國教育的發展趨勢上看，教育管理的規范化越來越受到廣泛的重視。根據調查，目前我校辦理出國成績表存在著個別不規范的問題，主要表現在制作上的不正規，例如：翻譯課程名稱上不統一、表格形式不一致。

要想提升服務質量，首要任務是要提高科學化管理，在科學化管理的基礎上逐步實現電子化管理。

1.1 制作出國成績表發展的各個階段

隨著就業壓力形勢日趨緊張、保研考研名額有限，出國無疑成為了不少大學生緩解自身壓力，并能不斷提升自己的一條康莊大道。申請國外大學，就需要打印和出具在讀本科時期的出國成績表。通過大量調查國內高校，發現出國成績表的制作都經歷了由不規范到逐漸規范的各個階段。

1.1.1 工作人員處理階段

國內大多數高校從改革開放引發留學潮開始為學生提供出國成績表。最初的成績表是由學生本人或中介公司人工翻譯的，而現在更加方便地通過在線網絡輸入中文名稱就可立刻出現英文名稱，然后復制粘貼即可。制作好出國成績表后拿到教務處核對后打印蓋章。這樣會導致人工錄入過程中的無法避免出現文字錯誤，出來的成績表又不規整。

這個階段制作的出國成績表既費時有耗力，從內容到最后樣式都無法做到規范。主要原因，一是人工填寫難免出現紕漏；二是成績表在填寫內容上無法做到樣式和內容上的統一；三是工作人員進行復查時由于人數眾多難免會導致錯誤的發生。

1.1.2 電腦輔助加人員處理階段

電腦的應用提升了出國成績表管理的科學化。近些年，國內很多高校總結了多年來制作出國成績表的經驗，自行研發了教務管理系統用來制作、管理學生學籍成績及制作出國成績表，該系統具有以下特點：（1）界面簡單，容易操作；（2）系統顯示內容規范統一；（3）制作出國成績表簡單快捷；（4）對計算機的軟、硬件配置要求非常低。

現今，自主研發的管理系統和引進應用其他有經驗兄弟院校的管理系統已經成為了國內各大高校的趨勢，并且使用的效果非常好。

1.1.3 全數字化階段

現在，很多211、985高校都陸續引進了“大學綜合教務管理系統”和學生自助打印機器。這一套系統實現了學生本人通過機器查詢自己的成績，也可以隨時打印出本人的成績單。使用“教務管理系統”和學生自助打印機器已經相當成熟，對于出國成績表來說實現了格式和樣式的完全統一。這樣一來大大緩解了高校行政人員的工作壓力，也大大提高了學生打印成績表的需求。

1.2 我校如何通過制度確保制作出國成績表的規范化

1.2.1 學校和學院兩級管理和審核

為了防止有學生仿造成績單，我校借鑒兄弟院校的做法，制定了由學校和學院兩級管理機制，即學生先從學院教學秘書那里開具原始成績單并加蓋本學院成績單專用章。學生拿著成績單和自己制作好的出國成績表電子版到教務處，負責打印出國成績的老師依據學院成績單進行核對，最后用防偽紙打印、封裝，并加蓋教務處公章。

可以證明“兩級管理”可以使之互相監督，互相制約，出現問題有據可查，避免了某一級部門單獨管理有可能出現的作弊現象。

1.2.2 采用專業防偽技術，保障成績表的真實性

為了防止極個別學生私自仿制出國成績表，制作成績表時所用的紙張是在具有專業防偽資質的印務公司專門定做的。這種防偽紙無論是材質還是印刷技術都有獨一性，并且在紙張的邊緣表示著防偽碼。

1.2.3 積極配合教育部認證中心核查工作

教務處主管成績的老師會第一時間對認證中心發來的成績表進行核實，核實無誤后會簽字并加蓋公章，然后以傳真形式反饋信息，并保存認證完成績表。

2 為學生提供人性化服務

服務質量的好壞，直接影響到學生們的申請結果，同時也反映到我校在國外學校的形象上。因此，在科學化管理基礎上，如何更人性化、更便捷地為學生服務，是整個教務工作者經常思考和不斷努力的方向。所以在制作出國成績表上，要處處強調以學生為本的服務理念。為了更好地為學生服務，不斷發掘制作成績表過程中可能遇到的困難和問題，并給予相應的解決辦法，具體表現在以下幾個方面：

2.1 翻譯成績表要解決的三個問題

（1）課程英文名稱的統計量大，翻譯難度高。隨著2013版培養方案的不斷深入，在2009版培養方案的基礎上新增加了英文課程名稱。而伴隨著新的培養方案的實施，同比增加新課程量達5%。這些新老課程的英文名稱翻譯，不僅增大了老師工作量，也增加了翻譯的難度，對我們的工作提出了挑戰。

（2）制作出國成績表工作量打，人員嚴重不足。隨著我校國際合作交流的不斷發展和學生選擇到國外留學的人數不斷攀升，辦理出國成績表的數量也在逐年增加，教務處的工作量也隨之不斷增加。要制作出國成績表，必須經過核對、排版、打印、封裝等過程，平均需要10~20分鐘完成一位學生。教務處作為一個業務部門本來工作就很繁忙，加之工作人員緊張，如何保質保量地把出國成績表這項工作做好，就成了教務處老師需要解決的難題。

2.2 我校教務處在人性化服務方面做出的努力

（1）積極有效地溝通以確保英文課程名稱的準確與標準。通過與學院溝通請教相關專業的專家，取得本專業國際標準的英文課程名稱，當遇到無法確定的，便請教國外大學或國內國際化程度高的大學，再研究對比后確定最佳的名稱。

（2）擠出時間制作成績表。每年三月至十月是學生辦理出國成績表的高峰期，教務處主辦此項工作的工作人員經常忙得不可開交，連同辦公室的其他老師都一齊上陣，以保證讓學生能盡快拿到成績表。

（3）想方設法解決學生需求。根據具體情況進行具體分析，想盡一切辦法解決學生的問題。對于部分學生的特殊需求，如課程簡介、成績排名等證明，教務處無法單獨提供，就與學院聯系，指導學生到學院相關部門索要，最后到教務處蓋章。

3 積極探索科學化管理和人性化服務的新思路

探索新形勢下如何提高科學化管理和人性化服務水平，是所有教務工作者的責任和義務。在出國成績表的管理方面，還有很多問題值得研究，需要改進。

3.1 在辦理出國成績表的規范化上下功夫

通過長時間的調查和研究，本人發現國際一流大學的成績表有如下幾個特點：一是紙張具有厚重感，并且采用類似鈔票紙的水印防偽紙。二是學校的校名和校徽在成績表的顯著位置。三是成績表中的信息量特別多，如學生成績、名稱、學期、課程性質、學分等，最后還會有總學分和GPA。四是在成績表上有成績單專用章和藍色簽名章。與之相比我校成績表還有待改進。

3.2 在辦理出國成績表的人性化服務上下功夫

在現有的辦公條件下，在不影響正常辦理出國成績表質量的前提下，盡量簡化辦理程序，減少學生辦理等待時間。積極主動地解決學生的新需求，逐步完善服務項目，滿足學生的合理要求。

參考文獻

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