高職文秘專業(yè)實踐教學(xué)若干問題的分析與建議

摘 要 高職院校所培養(yǎng)的秘書人才已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)所需秘書隊伍的主要組成部分。實踐教學(xué)是高職文秘學(xué)生掌握職業(yè)技能的重要環(huán)節(jié)，本文對文秘專業(yè)實踐教學(xué)中存在的問題進行了分析，并從優(yōu)化、調(diào)整秘書專業(yè)課程的設(shè)置、校內(nèi)實訓(xùn)室軟硬件建設(shè)、校外實訓(xùn)基地的建設(shè)以及文秘專業(yè)教師隊伍的培訓(xùn)提出了建議，從而最終培養(yǎng)出市場認可、具有競爭力的秘書人才。

關(guān)鍵詞 文秘專業(yè) 實踐教學(xué) 實訓(xùn) 實習(xí) 建議

中圖分類號：G424 文獻標(biāo)識碼：A

從最近5年的人才供需反饋的信息來看，社會各行各業(yè)對文秘專業(yè)人才的需求量在不斷增加，尤其是現(xiàn)在的民營企業(yè)幾乎都有對文秘專業(yè)人員的需求，并且80%以上的單位表示會選擇高職（大專）畢業(yè)生擔(dān)任公司秘書人員。因此，作為高職院校培養(yǎng)的文秘人才已經(jīng)逐漸成為秘書隊伍的主要組成部分。

文秘專業(yè)是一個綜合性和應(yīng)用性極強的專業(yè)，以前那種只會抄抄寫寫、“聽話”的秘書已經(jīng)難以滿足職場需求了。秘書專業(yè)開辦迄今已有30多年，但秘書教育更多地強調(diào)的是專業(yè)知識和專業(yè)理論的教育，而對專業(yè)技能及其實踐能力的訓(xùn)練相對比較薄弱。因此，現(xiàn)在高職院校所培養(yǎng)的文秘專業(yè)人才需要轉(zhuǎn)變觀念，應(yīng)以就業(yè)為導(dǎo)向，以能滿足中小型及以上企業(yè)對秘書人才需求為目的。現(xiàn)在的中小型企業(yè)一般都比較注重實際，需要的是適用型的人才，看重的是文秘人才的專業(yè)素養(yǎng)、技能和事務(wù)能力，即畢業(yè)出來走上工作崗位能直接勝任實際工作。這就要求高職院校的教學(xué)模式應(yīng)改變傳統(tǒng)的以課堂講授為主的方式，調(diào)整課程設(shè)置和教學(xué)內(nèi)容，加強文秘專業(yè)學(xué)生職業(yè)技能和綜合能力的培養(yǎng)。現(xiàn)在對文秘專業(yè)技能培養(yǎng)不到位，專業(yè)實踐、實訓(xùn)不到位是整個高職教育存在的共同問題，為此，筆者從以下幾方面分析了高職文秘專業(yè)實踐教學(xué)過程中存在的問題，并提出了自己的建議。

1 文秘專業(yè)實踐教學(xué)過程中存在的主要問題

1.1 不重視職業(yè)技能培養(yǎng)，綜合實踐課程比例偏低

隨著市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展，絕大多數(shù)高職秘書專業(yè)畢業(yè)生主要到各中小型企業(yè)就職。而大多數(shù)中小企業(yè)規(guī)模較小，分工比較模糊，因此，秘書人員往往一人可能身兼幾職，集辦公室日常事務(wù)、接待、會務(wù)、檔案管理等多重角色于一身，對其綜合素質(zhì)和能力要求較高。但是受傳統(tǒng)的文秘專業(yè)人才培養(yǎng)觀念的影響，許多院校對秘書綜合職業(yè)技能培養(yǎng)認識不足，認為實際工作技能是在以后工作崗位上培養(yǎng)或鍛煉的；或苦于條件的限制，只重視課堂理論教學(xué)，偏重于秘書文字技能的培養(yǎng)，實踐教學(xué)課程沒有得到有效重視，在課程設(shè)置中實踐課程比例嚴重偏低。在現(xiàn)在大多數(shù)高職院校文秘專業(yè)課程設(shè)置中，三年共計2700學(xué)時左右的課程教學(xué)中，其中理論教學(xué)為2000個學(xué)時左右，而綜合實習(xí)、實訓(xùn)以及畢業(yè)實習(xí)僅占到約600個學(xué)時，據(jù)麥可思公司（MyCOS）對四川商務(wù)職業(yè)學(xué)院的調(diào)研數(shù)據(jù) ，2011屆和2010屆畢業(yè)生在工作一年或半年后有68%認為教學(xué)中最需要改進的實習(xí)實踐環(huán)節(jié)是專業(yè)技能相關(guān)的實訓(xùn)，49%的學(xué)生認為實習(xí)和實踐環(huán)節(jié)不夠。①由于文秘專業(yè)綜合實踐課程安排比例偏低，這樣學(xué)生在校期間很難真正學(xué)會工作中所需的職業(yè)技能，在將來的工作中不能體現(xiàn)高職教育的特色，既不“高”也不“職”，難以較快地進入角色和狀態(tài)。

1.2 校內(nèi)實訓(xùn)條件簡陋，專業(yè)實訓(xùn)難以落到實處

文秘專業(yè)技能的培養(yǎng)重在演練和操作，學(xué)生只有通過在仿真的環(huán)境或?qū)嶋H工作情境中進行實踐演練才能真正體會和掌握相關(guān)理論知識，因此文秘實訓(xùn)室就是秘書人員培養(yǎng)的主要陣地。目前，高職院校處于一個發(fā)展階段，由于資金緊張，大多對實訓(xùn)室建設(shè)經(jīng)費投入不足，一般學(xué)校已經(jīng)有文秘實訓(xùn)基地，但基本都存在一些共同的問題：

（1）實訓(xùn)設(shè)備簡單，實訓(xùn)環(huán)境真實度低。文秘實訓(xùn)室里面一般只放置一些辦公桌、文件柜，配備幾臺電腦，條件稍好的配有電話機、打印機、傳真機、掃描儀、電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備，從外觀上看是一間仿真辦公室，能用于簡單的辦公室日常事務(wù)的實訓(xùn)，但是由于學(xué)生人數(shù)較多，而實訓(xùn)室大多只有20~40平米，設(shè)施、設(shè)備、場地等很難讓每個學(xué)生都能進入角色、逐一演練和操作并加以綜合應(yīng)用；同時對于現(xiàn)在實際工作中較為先進的電子設(shè)備如遠程會議設(shè)備、會議操作模擬程序等基本都沒有配備，學(xué)生根本無從了解和認識。

（2）實訓(xùn)時間較短、內(nèi)容空泛。由于現(xiàn)在的教學(xué)中普遍存在重理論、輕實踐的現(xiàn)象，實訓(xùn)時間設(shè)置較短。許多高校的秘書專業(yè)一般只安排在第三學(xué)年的集中綜合實訓(xùn)，在實訓(xùn)期間主要是對辦公設(shè)備的熟悉，但缺乏系統(tǒng)的實訓(xùn)內(nèi)容安排，實訓(xùn)目的不明確，最后學(xué)生大多是進行一些禮儀的演練和辦公自動化的操作，而對實際工作的模擬和情境再現(xiàn)大多都流于形式。

1.3 校外實習(xí)基地和實訓(xùn)場所缺乏

文秘專業(yè)的校外實訓(xùn)、實習(xí)基地開設(shè)難度更大，一方面是由于秘書專業(yè)的學(xué)生實習(xí)不可能像銷售、物流等專業(yè)的學(xué)生那樣可以幾十個人去一個公司實習(xí)，現(xiàn)在的中小型企業(yè)對秘書的需求少，通常只有1~3位；另一方面由于秘書崗位的特殊性，大多是公司辦公室是公司形象的窗口并帶有保密性質(zhì)，所以現(xiàn)在大部分公司實際并不歡迎秘書專業(yè)的學(xué)生去實訓(xùn)或?qū)嵙?xí)，核心技能在校外實習(xí)單位很難得到操練。所以目前實訓(xùn)基地往往是老師動用自己所有的私人關(guān)系建立起來的，很難得到實訓(xùn)單位的重視，或者就是由學(xué)生自己尋找一些實習(xí)場所。這樣校外的實訓(xùn)、實習(xí)基地和場所比較缺乏，學(xué)生分布較廣，所以實習(xí)的效果很難保證，學(xué)生真正能學(xué)到東西并不多。

2 對改進秘書專業(yè)實踐教學(xué)活動的建議

在當(dāng)前大力發(fā)展高等職業(yè)教育，重視實踐技能培養(yǎng)的背景下，為了更好地培養(yǎng)出適應(yīng)市場需求的秘書，面對高職院校文秘專業(yè)實踐教學(xué)工作中存在的諸多問題，筆者就如何加強秘書專業(yè)的實踐、實訓(xùn)教育提出以下幾點建議供大家在實踐教學(xué)中參考。

2.1 優(yōu)化、調(diào)整秘書專業(yè)課程的設(shè)置，把實習(xí)作為當(dāng)作專業(yè)教學(xué)的重要課程對待

秘書專業(yè)不同于傳統(tǒng)的中文專業(yè)和管理專業(yè)，其課程應(yīng)該按照能勝任中小型及以上企業(yè)和機關(guān)事業(yè)單位秘書工作的要求來設(shè)置。也就是說在我們在課程設(shè)置上，要有意識增加實踐教學(xué)的課程比例，一方面在平時的課堂教學(xué)盡量采用多媒體教學(xué)課件，把原本抽象、枯燥的數(shù)據(jù)和內(nèi)容用形象化、動態(tài)化的方式表現(xiàn)出來，增加學(xué)生對秘書技能的感性認識，同時在理論教學(xué)中拿出三分之一的時間進行課堂中的實訓(xùn)，讓學(xué)生在書本上學(xué)習(xí)了相關(guān)秘書理論和技能，馬上就能通過一個個實訓(xùn)模塊分小組進行模擬和練習(xí)，增加對實際工作的認識和感受，另外再配合后期的集中實訓(xùn)和實習(xí)，在原有600個課時集中實訓(xùn)的基礎(chǔ)上增加至800~1000個課時，才能保證學(xué)生將所學(xué)的理論知識真正學(xué)以致用。

實習(xí)本來就是專業(yè)教學(xué)的重要內(nèi)容，是培養(yǎng)學(xué)生職業(yè)能力的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)把實訓(xùn)、實習(xí)作為專業(yè)教學(xué)的重要課程來對待。積極尋找合適的教師、教材、教學(xué)場地與設(shè)備等，調(diào)動各種可用手段對實習(xí)過程和效果進行監(jiān)督、評價，舍得投入人力、物力、財力，以爭取培養(yǎng)出真正具有實踐能力的畢業(yè)生。

2.2 加強校內(nèi)實訓(xùn)室軟硬件建設(shè)

文秘專業(yè)校內(nèi)實訓(xùn)室是培養(yǎng)學(xué)生專業(yè)能力的重要場所，這在客觀上就要求文秘實訓(xùn)室要能體現(xiàn)文秘的工作特點，加強軟硬件的建設(shè)，使實訓(xùn)室具有教學(xué)、演示、模擬等多重功能。

實訓(xùn)室硬件設(shè)施主要包括：（1）辦公自動化實訓(xùn)室，其設(shè)備主要包括電腦、電話、打印機、傳真機、掃描儀、攝像機、照相機、投影儀等各種辦公自動化設(shè)備，讓學(xué)生掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的正確使用和簡單維修并用于辦公室日常事務(wù)工作的訓(xùn)練；（2）文書檔案實訓(xùn)室，主要功能是能夠進行檔案的有序歸檔和規(guī)范管理的演練以及文書處理的各個環(huán)節(jié)操練。（3）禮儀實訓(xùn)室，主要應(yīng)用于學(xué)生禮儀訓(xùn)練以及直觀地獲得禮儀知識；（4）模擬操作室，主要是進行會議籌備、會議接待、公關(guān)工作等情境模擬以及商務(wù)談判的模擬訓(xùn)練，還可讓學(xué)生學(xué)習(xí)和熟悉最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)在秘書工作中的應(yīng)用。

實訓(xùn)室軟件建設(shè)主要是應(yīng)按照文秘工作過程制定切實可行的實訓(xùn)內(nèi)容。首先是加強專業(yè)教育，讓學(xué)生入校即入職，開學(xué)就開始進入秘書工作角色，在理論學(xué)習(xí)的同時，將實訓(xùn)過程貫穿于整個教學(xué)過程。其次是按照各年級所學(xué)課程的不同和進度的不同來分別安排實訓(xùn)內(nèi)容，分為專項實訓(xùn)和綜合實訓(xùn)，專項實訓(xùn)可分為多個項目，如辦公自動化訓(xùn)練、辦公室各項日常事務(wù)、會議管理等等，由淺入深地完成各專項技能的實訓(xùn)，最后以綜合實訓(xùn)方式進行完整工作情境的演練，形成一套完整的文秘專業(yè)技能訓(xùn)練，逐步培養(yǎng)職業(yè)秘書的實際工作能力。最后是建立健全文秘實訓(xùn)管理制度，并保證這些制度能被嚴格執(zhí)行，以確保文秘實訓(xùn)室的正常運行。

2.3 建立校外實訓(xùn)實習(xí)基地

校外實習(xí)實訓(xùn)是文秘專業(yè)人才培養(yǎng)更為重要的環(huán)節(jié)，首先是學(xué)校要給予充分的重視，由學(xué)校出面選擇合適的單位和項目學(xué)校給予適當(dāng)?shù)馁Y金投入，逐漸與校外企業(yè)逐步建立穩(wěn)定的合作關(guān)系與相關(guān)企業(yè)簽訂長期合作協(xié)議，給學(xué)生提供校外實踐機會。例如，可以在各大、中、小企業(yè)建立實習(xí)、實訓(xùn)基地；還可以引進一些企業(yè)到學(xué)校里來，實現(xiàn)企業(yè)開在校園里，課堂就在企業(yè)里，老師可以把一些相應(yīng)的實訓(xùn)內(nèi)容直接放到企業(yè)內(nèi)部進行教學(xué)，學(xué)生也可以利用課余時間到企業(yè)進行相應(yīng)的工作訓(xùn)練。由于秘書專業(yè)的校外實訓(xùn)不容易像一些工科專業(yè)那樣大規(guī)模地開展，只要有實踐機會，應(yīng)該鼓勵學(xué)生積極參與，并鼓勵文秘專業(yè)學(xué)生積極參加校內(nèi)各種社團，主動參與籌劃、組織、宣傳等活動，這對學(xué)生組織能力的鍛煉也是一個極好的機會。

2.4 重視“雙師型”教師隊伍的培訓(xùn)

教師是教學(xué)工作的組織者和指導(dǎo)者，專業(yè)師資隊伍的建設(shè)是實踐教學(xué)的重要保證。提高高職文秘專業(yè)實踐教學(xué)水平，就必須打造一支“雙師型”的專業(yè)教學(xué)隊伍。目前高職文秘老師大多具有了碩士文憑或同等學(xué)歷，理論教學(xué)任務(wù)能夠勝任，但大部分教師都比較年輕，缺乏實際工作的經(jīng)驗，所以積極培養(yǎng)具有實踐經(jīng)驗的“雙師型”教師隊伍就是迫在眉睫的事情。其培養(yǎng)途徑有以下幾種：

一是校級領(lǐng)導(dǎo)積極重視文秘專業(yè)的發(fā)展，穩(wěn)定現(xiàn)有教師隊伍，提高專業(yè)師資隊伍的理論素質(zhì)，可以定期選派部分專業(yè)教師到相關(guān)高校進修或參加教育部、秘書學(xué)會等部門主辦的骨干教師的短期培訓(xùn)，這類培訓(xùn)一般時間較短，主要以講座式授課或參觀學(xué)習(xí)為主，內(nèi)容貼近實際工作類型或介紹教學(xué)改革的成功經(jīng)驗。這樣可以幫助教師更新教學(xué)理念，開闊思路，提高教師的教學(xué)能力和水平。

二是讓教師有機會走出課堂，在掌握理論的基礎(chǔ)上，去企事業(yè)單位進行脫產(chǎn)或半脫產(chǎn)的實踐鍛煉培訓(xùn)，時間從3個月到一年，讓教師深入企業(yè)，參與企業(yè)日常工作，充分了解企業(yè)對文秘人員的核心能力和職業(yè)素養(yǎng)的要求，從而提高實踐教學(xué)效果。教師也可以從實踐中帶來企事業(yè)單位的第一手資料，為我們的實踐教學(xué)提供真實可靠的前沿信息和最新案例。

三是也可以聘請企事業(yè)單位富有第一線工作經(jīng)驗的秘書人員來校指導(dǎo)我們的實訓(xùn)教學(xué)工作，舉辦學(xué)術(shù)講座，或作兼職教師，以他們的實際工作經(jīng)驗豐富教師的教學(xué)體會，也為我們的實習(xí)、實訓(xùn)環(huán)節(jié)提供更為真實的情境模擬。

隨著市場化進程的不斷深入，外資企業(yè)、中小型企業(yè)的秘書人員的需求量會不斷增加，他們需要的是綜合型秘書，一專多能，身兼數(shù)職，既具有職業(yè)秘書“辦文”、“辦事”、“辦會”三大傳統(tǒng)職業(yè)能力，還應(yīng)具有與秘書工作相關(guān)的其他工作能力，包括人際溝通能力、團隊協(xié)作能力、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力，熟悉財會基礎(chǔ)工作、人力資源管理以及營銷等崗位知識。高職教育培養(yǎng)的就是這種復(fù)合型的人才，這就要求我們在秘書人才培養(yǎng)模式上應(yīng)重視學(xué)生職業(yè)能力的培養(yǎng)，合理設(shè)置課程，加強實踐教學(xué)環(huán)節(jié)，按工作過程和能力需求編排課程內(nèi)容，充分重視校內(nèi)外實習(xí)、實訓(xùn)工作。只有經(jīng)過長期的探索和改進，才能培養(yǎng)出市場認可、社會需要的高職教育特色的秘書人才。

注釋

① 2012四川商務(wù)職業(yè)學(xué)院社會需求與培養(yǎng)質(zhì)量年度報告：66-67.

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