加強與規范高校二級部門辦公室管理的思考和對策

摘 要 本文分析了高校二級部門辦公室職能，指出了目前高校二級部門辦公室管理存在的一些問題，并就加強和規范辦公室管理提出了一系列對策和建議。

關鍵詞 高校二級部門 辦公室管理 對策

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A

Strengthen and Standardize Management of the Secondary Sector Office

WANG Guixiang

（Kunming University of Science and Technology， Kunming， Yunnan 650500）

Abstract This paper analyzes the level 2 department office functions of colleges and universities， points out the problems existing in current college secondary branch office management， are put forward to strengthen and standardize management of the office a series of countermeasures and Suggestions.

Key words the secondary sector； office management； countermeasures

1 正確認識高校二級部門辦公室的職能

1.1 參謀助手職能

高校二級部門辦公室是部門信息輸出和反饋的樞紐，高校二級部門是高校教學、科研的第一線，工作繁雜且涉及方方面面。辦公室管理人員要熟悉黨和國家關于學校工作的方針、政策，及時了解學校、部門管理各項規章制度，掌握部門教學、科研等方面的基本情況。要及時準確掌握第一手資料，當好部門領導的助手和參謀。

1.2 溝通協調職能

高校二級部門辦公室是溝通學校與部門的橋梁，是集人事、行政、文字、信息、后勤等為一體的部門，是部門綜合事務的協調溝通及處理部門，管理者必須要在溝通、協調上下功夫，做好工作協調、矛盾協調和內外關系協調，在部門形成一種寬松和諧的工作環境。

1.3 督促檢查職能

高校二級部門辦公室也是學校和部門決策制度執行的監督檢查機構，督查是學校決策正確與否的重要途徑，也是完善部門規章制度的重要方法。在督查過程中，對于學校的方針政策，要不折不扣地執行，發現問題采取措施予以糾正，避免重大問題的發生。

1.4 服務窗口職能

高校二級部門辦公室是一個為部門領導服務和為廣大師生服務的窗口。要體現超前服務意識，為領導和師生提供耐心、細致、周到的服務，切實幫助他們解決在教學科研和學習生活中遇到的各種問題和難題，達到為教學、科研等工作服務的目的。

2 高校二級部門辦公室管理存在的問題

2.1 崗位職責不清，工作積極性不高

高校二級部門包括各學院、各職能部門、教輔部門等，對于一些學院和職能部門辦公室人員崗位職責相對明確。但對于一些教輔部門，由于人員不多，辦公室人員崗位職責不明確，導致工作人員責任心不強，工作中存在互相推諉、“踢皮球”等現象。

2.2 規章制度不完善，督查力度不大

高校辦公室有從整個高校宏觀管理出發的管理制度，但是，各職能部門、各學院、教輔部門等二級部門特點不一樣，學校規章制度不能一一適用。因此，各二級部門辦公室必須完善本部門規章制度。另一方面，由于監督檢查力度不夠，學校的規章制度貫徹落實情況懸殊很大。同一個制度，在各二級部門的執行效果明顯不同，決策執行的隨意性造成管理不規范現象屢見不鮮。

2.3 工作技能不強，業務素質不高

高校二級部門辦公室作為高校聯系領導和師生員工的基層管理單位，管理人員的專業、學歷和業務素質參差不齊。作為一名辦公室管理人員，不僅要具備科學文化基礎知識，而且要具備應用寫作、行政管理等專業知識，規范高校二級部門辦公室管理，必須加強和提高管理人員的綜合業務素質。

2.4 思想觀念落后，創新意識不強

隨著我國高等教育的快速發展，高校規模的不斷擴大和高校內部管理體制的改革，學校的管理權限不斷下移，高校各職能部門、各學院、各教輔部門等二級部門承擔的工作和任務日益繁重和艱巨。高校二級部門辦公室工作面臨新挑戰和新情況，但一些辦公室管理人員還不能適應這種變化，還固守著原有的管理思維和思想觀念。工作中，不能轉變思想，墨守成規，缺乏創新意識。

2.5 服務意識差，服務水平低

目前在很多高校一些部門，如人事處、教務處等二級職能部門的辦公室管理人員還存在嚴重的官僚主義，認為自己是發號施令的權力者，沒有為師生的服務義務，服務態度也極差，這種錯誤的思想觀念嚴重影響學校的聲譽和發展。

3 加強與規范高校二級部門辦公室管理的對策

3.1 明確職責，建立激勵機制

（1）建立崗位責任制，做到責任落實到人，各盡其職。明確每個崗位的具體工作范圍是什么，達到事事有人負責的目標，改變以往有人沒事干，有事沒人干的局面。（2）建立激勵機制，調動工作積極性。根據辦公室的工作特點，建立科學合理的考核評價體系，最大限度地激發每個人的工作熱情，調動辦公室管理人員的工作積極性。

3.2 完善制度，加強監督檢查

（1）完善規章制度，規范管理。高校二級部門辦公室應該根據自身情況，建立和完善本部門相關的管理規章制度，如建立考勤制度，會議制度，辦文制度等，確保各項工作能夠做到有章可循。（2）建立督查機制，加強督查。學校和部門目標的實現和計劃的完成，關鍵在于落實，因此，必須加大督查力度，對于學校的方針政策必須不折不扣地執行，建議高校建立專門的督查機制來加強對二級部門監督檢查，規范管理。

3.3 加強培訓和學習，提高業務素質

（1）建立培訓制度，建議高校辦公室加強對二級部門辦公室管理人員的各方面知識的培訓，比如：定期組織辦公室人員進行公文寫作培訓，提高公文寫作水平；定期組織windows、word、excel等知識培訓，提高計算機操作和辦公軟件使用能力；及時組織學習國家、省出臺的新法律法規和學校的規章制度等，提高政策性水平。（2）加強學習，提高綜合素質。作為一名合格的辦公室管理人員，不僅要具有扎實的專業理論知識，又要成為“通才”，努力學習系統文化知識、管理科學知識、計算機和網絡知識、以及外語知識等等，建立起層級性的知識儲備和開放性的知識結構，不斷地學習新知識，學習先進的管理經驗，促進管理水平的提高。

3.4 解放思想，大膽創新

辦公室管理人員必須要解放思想、轉變觀念、大膽創新。日常工作中要敢于打破舊框框，革除陳規陋習，面對新情況、新問題，要勇于思考，敢于探索，大膽地推進工作創新，改進工作方式方法。如通過座談、走訪等形式，開展校內外二級部門辦公室管理的交流和學習，學習和借鑒先進的管理方式方法，進一步加強和規范辦公室管理。

3.5 改變觀念，增強服務意識

辦公室工作就是服務工作，辦公室管理人員要把服務作為辦公室工作的指導思想和根本宗旨。辦公室就是通過為領導服務、為基層服務、為師生員工提供服務來實現管理目標的。所以，要改變思想觀念，進一步增強服務意識。要轉變工作作風，提高服務質量，如通過經常聽取師生對辦公室服務、管理的意見和建議，切實提高服務質量和服務水平，要變被動服務為主動服務，變單一服務為全面服務，變一般性服務為優質服務，實現領導滿意、部門滿意、師生滿意的目標。

參考文獻

[1] 夏拉帕提·莫合買等.高校二級學院辦公室管理工作的職能分析與建設.時代經貿，2012.4.

[2] 趙亞敏.高校二級學院辦公室管理工作淺議.人力資源管理：學術版，2009（11）.