醫(yī)院檔案管理信息化的問(wèn)題與對(duì)策

[摘 要] 醫(yī)院檔案管理信息化是醫(yī)院管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。在目前情況下，我國(guó)醫(yī)院檔案信息化管理在思想認(rèn)識(shí)、主體素質(zhì)、管理模式和基礎(chǔ)設(shè)施等方面都存在明顯不足和問(wèn)題。解決這些問(wèn)題，一要轉(zhuǎn)變觀念，牢固樹(shù)立信息時(shí)代的檔案管理科學(xué)理念；二要以人為本，加速培養(yǎng)檔案管理信息化專業(yè)人才隊(duì)伍；三要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立健全規(guī)范化的檔案信息化管理制度；四要加大投入，切實(shí)夯實(shí)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院； 檔案管理； 信息化； 意義； 問(wèn)題； 對(duì)策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 063

[中圖分類號(hào)] G27； R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）15- 0095- 03

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)不斷的發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式和技術(shù)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，醫(yī)院檔案管理的信息化已成為必然趨勢(shì)。加速實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，既是時(shí)代發(fā)展的客觀要求，也是醫(yī)院管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。

1 醫(yī)院檔案管理信息化的重大意義

醫(yī)院檔案管理信息化是指，在國(guó)家信息化進(jìn)程的統(tǒng)籌規(guī)劃下，依據(jù)信息高效流動(dòng)、安全共享和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的原則，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)醫(yī)院檔案資源進(jìn)行數(shù)字化改造和網(wǎng)絡(luò)化管控，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的授權(quán)共享、高效利用和現(xiàn)代化管理的過(guò)程。醫(yī)院檔案管理信息化具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。

（1） 醫(yī)院檔案管理信息化改變了傳統(tǒng)的檔案文件歸檔方式，節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)了檔案資源原件的永久儲(chǔ)存和保護(hù)。應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案原件進(jìn)行電子掃描和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，最終以電子文檔的形式存儲(chǔ)和保護(hù)，根據(jù)文檔性質(zhì)、內(nèi)容、形式和所屬關(guān)系進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和信息化檢索，改變了手工實(shí)物型的傳統(tǒng)歸檔方式，節(jié)省了空間，節(jié)約了成本，提高了效率，實(shí)現(xiàn)了檔案原件的永久保存。

（2） 醫(yī)院檔案管理信息化改變了傳統(tǒng)的檔案資源利用方式，打破了時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的快捷使用和安全利用。傳統(tǒng)條件下，醫(yī)院檔案資源的利用受到時(shí)空條件和諸多因素的限制，獲取和利用過(guò)程復(fù)雜，效率低下。信息化條件下，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通過(guò)信息查詢系統(tǒng)，就可以快速、便捷和安全地獲得內(nèi)容完整的檔案信息，效率高、范圍廣，不受時(shí)空限制，能夠最大限度地獲得檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的安全共享。

（3） 醫(yī)院檔案管理信息化提升了檔案資源的自身價(jià)值和效益，放大了固有價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的高效利用和應(yīng)有價(jià)值。由于檔案管理的信息化改變了檔案資源的利用方式，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的快捷使用和安全利用，因此，它真正彰顯了檔案資源的自身價(jià)值，使其對(duì)任何真正需要它的個(gè)人和單位都能隨時(shí)隨地發(fā)揮作用，顯示價(jià)值，因此，相對(duì)于傳統(tǒng)情況下檔案資源價(jià)值的利用受多種條件的限制和約束，檔案管理的信息化在事實(shí)上解除了一切限制和約束，放大了檔案資源的實(shí)用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的高效利用和應(yīng)有價(jià)值。

（4） 醫(yī)院檔案管理信息化改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式[1]，提高了檔案管理的質(zhì)量和效益，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案資源管理的現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案文件大多以紙質(zhì)形式存在，受紙張?zhí)匦缘南拗?，檔案管理部門常常需要不斷擴(kuò)大專門的建筑，并不斷調(diào)整溫度濕度，改善環(huán)境條件，做好防火防水防腐防蟲(chóng)等工作，以避免檔案資料受侵蝕遭損壞。不難理解，傳統(tǒng)的檔案管理模式費(fèi)用與日俱增，效率與日俱下，是一種規(guī)模型外延式的管理模式。檔案管理的信息化從根本上改變了這種傳統(tǒng)模式，節(jié)省了存儲(chǔ)空間，提高了管理效率，優(yōu)化了資源配置，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案資源管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

2 醫(yī)院檔案管理信息化的主要問(wèn)題

醫(yī)院檔案管理信息龐雜，卷宗繁多，任務(wù)繁重，面對(duì)信息化的發(fā)展要求，在觀念認(rèn)識(shí)、主體素質(zhì)、管理模式、基礎(chǔ)設(shè)施等方面都暴露出明顯的問(wèn)題。

（1） 對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不足。受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，我國(guó)很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，觀念陳舊，不清楚信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的全新要求和重要作用。大多數(shù)醫(yī)院時(shí)至今日仍然習(xí)慣于手工檔案管理模式和工作方法，重收集輕整理、重保存輕統(tǒng)計(jì)、重使用輕編研的情況普遍存在，檔案管理信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋，專職人員缺乏，檔案利用率低下，直接影響到醫(yī)院自身的發(fā)展前景和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。

（2） 對(duì)檔案信息化管理人員把關(guān)不嚴(yán)、培訓(xùn)不夠，人員素質(zhì)技能普遍偏低。醫(yī)院檔案管理的信息化，不僅要求提高管理者的思想認(rèn)識(shí)，而且要求大幅度提升管理者的能力和素質(zhì)。由于傳統(tǒng)管理體制的原因和人們對(duì)檔案工作的普遍忽視，目前很多醫(yī)院檔案管理人員缺乏管理專業(yè)知識(shí)，不少檔案管理人員要么是轉(zhuǎn)行做檔案管理工作的，要么是兼職做檔案管理工作的，檔案專業(yè)出身的人極少，在職人員大多數(shù)沒(méi)有在職培訓(xùn)或外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)與條件，不具備良好的信息技能和素質(zhì)，現(xiàn)實(shí)工作中既熟悉檔案業(yè)務(wù)又精通信息技術(shù)的人如鳳毛麟角。

（3） 對(duì)檔案管理工作要求不高，檔案管理信息化制度尚未建立。醫(yī)院檔案管理工作，由于歷史原因，長(zhǎng)期以來(lái)一直處于政出多門、多頭管理的狀態(tài)，既缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有科學(xué)化的管理制度。盡管醫(yī)院檔案資料始終由綜合檔案室負(fù)責(zé)，但事實(shí)上，綜合檔案室只對(duì)部分文書資料、科技檔案和音像檔案進(jìn)行管理，而醫(yī)院各部門、各科室和行政機(jī)關(guān)的病理切片檔案、病歷檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案等分別由各個(gè)科室管理，這就造成了醫(yī)院檔案管理上機(jī)構(gòu)繁多、標(biāo)準(zhǔn)不一、要求不同、水平各異的狀況，真正科學(xué)的、規(guī)范的和統(tǒng)一的管理制度根本沒(méi)有建立起來(lái)。

（4） 對(duì)檔案信息化管理投入不足，硬件技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施整體落后。由于對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不足，特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，所以大多數(shù)醫(yī)院對(duì)檔案管理信息化的投入嚴(yán)重不足，導(dǎo)致信息化建設(shè)硬件條件跟不上，整體基礎(chǔ)設(shè)施落后。一方面，檔案管理信息化的硬件條件缺乏。目前，很多醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)部門不具備配套的加密計(jì)算機(jī)、專業(yè)掃描儀、移動(dòng)硬盤、筆記本電腦、檔案管理專用機(jī)房等，很多業(yè)務(wù)部門的工作人員常常兼職檔案管理工作，計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)公用、通用、混用現(xiàn)象普遍存在。另一方面，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。很多單位沒(méi)有建立專門的檔案信息管理局域網(wǎng)，缺少大容量服務(wù)器，沒(méi)有災(zāi)難防護(hù)備用設(shè)備和備份，不能保證檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和安全使用。由于設(shè)備缺乏、裝備不足、網(wǎng)絡(luò)不通、配備有限，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化和信息化處理均受影響，直接影響了檔案管理的信息化進(jìn)程。

3 醫(yī)院檔案管理信息化的對(duì)策措施

針對(duì)以上存在問(wèn)題，為了加速醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程，必須采取以下措施：

（1） 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，牢固樹(shù)立信息時(shí)代的檔案管理科學(xué)理念。醫(yī)院加速實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，牢固樹(shù)立信息時(shí)代的檔案管理科學(xué)理念。具體地說(shuō)，一要充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的巨大價(jià)值及其信息化管理的重大意義。醫(yī)院檔案資料作為醫(yī)院歷史發(fā)展的原始記錄和權(quán)威憑證，不僅是醫(yī)院以往管理工作和計(jì)劃決策的重要依據(jù)，而且是醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的可靠依據(jù)和寶貴財(cái)富，不僅關(guān)系到醫(yī)院自身的聲譽(yù)和發(fā)展，而且關(guān)系到人民群眾的身體健康，關(guān)系到醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展，關(guān)系到國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。二要把檔案管理信息化納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃之中，科學(xué)規(guī)劃好醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，使其與醫(yī)院其他方面和部門的建設(shè)整體規(guī)劃、共同部署、協(xié)調(diào)發(fā)展、同步推進(jìn)。三要樹(shù)立醫(yī)院檔案資源快速流動(dòng)、信息共享和安全使用的全新理念，加速實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化改造和信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案資源的依據(jù)、財(cái)富、服務(wù)和保障功能，盡早實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中管控、無(wú)縫鏈接、無(wú)障流動(dòng)、授權(quán)服務(wù)和安全共享。四要提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，樹(shù)立科學(xué)管理的理念，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分層管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，切實(shí)提高檔案管理工作在醫(yī)院工作中的地位，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、管理嚴(yán)格、部門協(xié)作、職工支持的良好工作環(huán)境和氛圍。

（2） 以人為本，強(qiáng)基固本，加速培養(yǎng)檔案管理信息化專業(yè)人才隊(duì)伍。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)性、技術(shù)性都很強(qiáng)，亟需一大批事業(yè)心強(qiáng)、專業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)、熟練掌握信息科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才。根據(jù)目前大多數(shù)醫(yī)院的實(shí)際，加速提升檔案管理人員的素質(zhì)、建設(shè)好檔案管理信息化專業(yè)人才隊(duì)伍，重點(diǎn)應(yīng)做好以下幾方面的工作。一要大力引進(jìn)檔案專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生，有計(jì)劃有步驟地吸納管理專業(yè)優(yōu)秀人才，按照信息時(shí)代的要求加速實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的輸液換血，不斷優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，加速實(shí)現(xiàn)管理人才的結(jié)構(gòu)調(diào)整和技能升級(jí)。二要加強(qiáng)在職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)崗位培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)進(jìn)修、繼續(xù)教育等多種形式，全面提高在職人員的崗位技能和綜合素質(zhì)，努力使在職人員都具有管理信息化的專業(yè)知識(shí)和能力。三要加強(qiáng)考核，建立健全檔案管理獎(jiǎng)勵(lì)與淘汰制度。要根據(jù)工作需要和崗位要求，整頓隊(duì)伍，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，對(duì)確實(shí)不勝任工作的人員實(shí)行轉(zhuǎn)崗或下崗，逐步淘汰專業(yè)素質(zhì)差、工作不負(fù)責(zé)任的管理人員，鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀員工，充分調(diào)動(dòng)每一位員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，全面提高檔案管理工作的整體效能和水平。

（3） 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，建立健全規(guī)范化的檔案信息化管理制度。加速實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，不僅要轉(zhuǎn)變觀念、依靠人才，而且要建立規(guī)范、依靠制度。具體地說(shuō)，一要形成權(quán)威統(tǒng)一、開(kāi)放動(dòng)態(tài)的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)一定的標(biāo)準(zhǔn)。權(quán)威、統(tǒng)一、開(kāi)放、動(dòng)態(tài)的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系是信息化建設(shè)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的前提和基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案部門首先要明確檔案信息化建設(shè)的一系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并在建設(shè)發(fā)展的同時(shí)不斷實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的升級(jí)換代和與時(shí)俱進(jìn)。只有這樣，檔案信息化建設(shè)才能方向明、路子正，工作才能積極主動(dòng)、事半功倍。二要形成科學(xué)規(guī)范、銜接配套的檔案管理制度體系。要著眼信息化發(fā)展要求，依據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，制定一整套科學(xué)有效的檔案管理制度，包括檔案信息資源的集中管控制度、授權(quán)共享制度、分級(jí)管理制度、崗位責(zé)任制度、檢查評(píng)估制度、審查監(jiān)督制度、獎(jiǎng)懲問(wèn)責(zé)制度等，并使其相互配套、互動(dòng)銜接、相互支持。三要形成順暢高效、協(xié)調(diào)互動(dòng)的檔案管理運(yùn)行機(jī)制和模式。立足上述一系列標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立由主要領(lǐng)導(dǎo)主抓、各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭、檔案管理部門負(fù)責(zé)、檔案業(yè)務(wù)人員具體管理的運(yùn)行機(jī)制和模式，努力使其上下一致，相互配合，運(yùn)行高效，良性互動(dòng)，以此全面提升檔案管理信息化的水平和層次。

（4） 加大投入，改善條件，切實(shí)夯實(shí)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)基礎(chǔ)。提高檔案管理信息化水平，必須加大投入，改善條件，切實(shí)解決好管理信息化的硬件建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施問(wèn)題。具體地說(shuō)，一要加大資金投入力度。要把檔案信息化資金投入列入各級(jí)財(cái)政預(yù)算和醫(yī)院建設(shè)規(guī)劃，采取計(jì)劃投入的辦法，多渠道籌措建設(shè)經(jīng)費(fèi)，解決檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施投入少、條件差的老大難問(wèn)題。二要配齊配足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)亟需的必備軟件和硬件。根據(jù)管理信息化的實(shí)踐要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，本著既滿足工作需要又節(jié)約成本的原則，給檔案管理部門配備必需的信息化設(shè)備，包括專用計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、UPS電源、移動(dòng)存儲(chǔ)器等。三要加速建設(shè)醫(yī)院檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和內(nèi)部局域網(wǎng)，加強(qiáng)醫(yī)院各部門各科室間的網(wǎng)絡(luò)化連接和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的充分利用和資源共享，提高檔案資源的利用效益。

主要參考文獻(xiàn)

[1] 朱月恒. 對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的思考[J]. 中國(guó)醫(yī)藥指南，2012（35）：346-347.