淺論高校檔案精細化管理

[摘 要] 本文針對高校檔案資料精細化管理，首先概述了高校檔案精細化管理的特點以及當前檔案管理所面臨的問題，進而系統全面地提出了實現檔案精細化管理的可行措施，為高校檔案管理部門開展檔案精細化管理提供的參考。

[關鍵詞] 高校； 檔案管理； 精細化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 060

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）15- 0092- 01

精細化管理，是指在開展管理工作時，將工作任務以及工作質量目標細化分解后進行管理，從而在減少人力或物力資源投入的基礎上，實現管理的深化以及管理效率的提高。高校檔案管理工作是高校教學管理的重要內容，對高校檔案管理工作開展精細化管理，可以確保將高校教學活動過程中產生的各種檔案資料規范完善地整理保存，同時對于實現教學檔案資料管理的秩序化與標準化，提高檔案資料的利用價值與檔案管理工作的服務水平也具有重要的意義。

1 高校檔案精細化管理概述

（1） 精細化管理是一種現代化的檔案管理理念。高校檔案管理作為一項復雜系統的管理工作，同樣也需要結合新形勢的發展革新管理理念。而精細化管理則是一種以精細、準確作為目標的管理理念，其內涵與實質便是將工作分解、細化、貫徹、執行的過程。

（2） 高校檔案精細化管理對于細節管理要求嚴格。高校檔案精細化管理主要是注重細節的管理，重點在于各項管理細節以及管理措施的落實與執行，同時追求檔案管理工作的質量與管理效果，通過完善細節的管理實現檔案管理工作整體水平的提高。

（3） 精細化管理革新了檔案管理工作方式。 在管理方法上，精細化管理主要借助于流程化、標準化、信息化和規范化的管理手段，并通過全新的管理方式實現高校檔案管理工作的高效、協調與可持續開展。

2 高校檔案精細化管理問題分析

（1） 檔案管理規章制度不完善。現階段，部分高校由于對檔案管理工作重視程度不足，因而忽略了高校檔案管理制度建設，導致高校檔案管理工作在開展過程中缺乏基礎的依據，導致實現精細化管理困難。

（2） 高校檔案管理工作信息化程度較低。部分高校檔案管理部門因為資金經費投入不足，導致檔案管理缺乏各種信息化設備，信息化的檔案管理體系建設難以開展，造成高校檔案管理工作效率較低，制約了高校檔案精細化管理工作的順利進行。

（3） 高校檔案管理資料的利用水平較低。當前由于部分高校管理觀念落后，未能將服務理念滲透到檔案管理工作中，高校管理部門和師生無法方便快捷地利用檔案資料，導致高校檔案資料得不到充分的利用。

3 高校檔案精細化管理完善措施研究

（1） 完善高校檔案管理規章，形成制度化的檔案管理體系。形成制度化的管理體系，也是實現高校檔案管理精細化的有效手段。首先高校檔案管理部門應該按照相關法律、政策以及高校管理規定，結合高校的檔案管理機構實際情況，制定完善的管理規章制度，對于檔案管理工作中的具體細節任務及控制目標給予明確的規定。高校檔案管理規章制度應該涵蓋檔案室管理職責規定、檔案管理制度、信息資料歸檔保存制度、檔案室安全管理制度和高校檔案資料借閱使用制度，通過完善的管理制度實現高校檔案資料管理的規范化與標準化。

（2） 實現高校檔案管理工作流程的精細化。高校檔案管理工作的主要內容便是對各種教學活動記錄或者是師生的信息資料集中地進行匯總、分類、編碼、整理以及歸檔保存工作。通過將檔案資料進行整理匯編并歸檔保存，為高校的管理部門或者是師生提供便捷的檔案利用服務。因此，在管理流程的精細化管理上，應該遵循細化分解、量化控制、標準化、系統化、信息化管理的原則，將精細化管理理念滲透到高校檔案管理工作的每個環節，并嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》中的相關規定，采取切實可行的落實措施，確保高校檔案管理工作的順利開展。

（3） 強化檔案信息化管理，提高高校檔案管理基礎條件。對高校檔案室開展信息化管理也是高校檔案精細化管理工作的基本要求，因此為了推進檔案精細化管理工作的順利開展，必須構建完善的信息化檔案管理體系。首先應該確保高校檔案管理工作的資金投入，確保計算機、服務器、復印掃描設備以及存儲設備等基本的信息化設備齊全。同時借助于功能齊全、安全性高的軟件開展檔案管理工作，提高檔案管理工作效率。其次應該為檔案室配備齊全的安全設備，確保文本檔案資料以及電子檔案資料的安全可靠。總之，通過這些措施來提高高校檔案管理工作的基礎條件，為高校檔案精細化管理打下良好的基礎。

（4） 強化服務功能，提高高校檔案資料的利用效率。在高校內開展檔案管理工作的目的之一便是為管理部門和師生提供利用服務，因此應該進一步強化檔案資料的服務性。首先高校檔案管理部門應該轉變管理理念，將服務理念置于檔案管理工作的首位，以為師生提供便利的服務作為工作的目標和出發點，通過這些措施為高校師生利用檔案提供便利的渠道，充分發揮檔案資料的價值。

4 結 語

高校檔案管理工作作為高校管理工作的重要內容，對于確保高校教學科研工作的順利開展，提高高校管理工作水平具有重要的作用。因此高校檔案管理部門必須充分認識到對檔案工作實施精細化管理的重要性，并明確檔案精細化管理內涵，在日常工作中落實各項精細化管理措施，實現檔案精細化管理工作水平的提高。