淺論如何做好企業合同管理

[摘 要] 合同管理是企業管理中的一項重要工作，是企業規避法律風險的一項重要措施。伴隨著現代企業法律制度的不斷完善，合同管理越發嚴謹，合同管理應采取統一歸口管理與分口管理相結合的模式。通過合同管理信息系統上傳合同，要建立健全各項管理制度。在日常的合同管理中要做好審查工作，包括合同當事人的資質審查、合同文本的審查、合同履行情況的監督檢查及重大合同審查。

[關鍵詞] 企業； 合同； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 047

[中圖分類號] F715.4； F273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）15- 0077- 02

市場經濟是法治經濟、契約經濟，合同是商品經濟的產物，是商品交換的法律表現形式。合同管理作為現代企業法律顧問制度的重要內容之一，能否實施有效管理把好合同關，是影響企業經營管理成敗的一個重要因素。

1 企業的合同管理機構和管理模式

企業的合同管理應采取企業法規處統一歸口管理和各業務部門、各單位分口管理相結合的模式。企業法規處作為企業合同的統一管理部門，對企業合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。具體操作上，對合同實行分級管理，各業務部門和所屬各單位作為合同二級管理單位，負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，并通過合同管理信息系統將合同逐個上報審批。這樣，企業和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構、人員、制度三落實，形成完善的合同管理體系。

2 合同管理工作

2.1 建立健全規章制度

要使合同管理規范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。

2.2 加強合同管理人員的培訓教育

合同管理人員業務素質的高低，直接影響合同管理的質量。通過學習培訓，使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，這不但增強了合同管理人員的責任感，也提高了其合同法律意識。

2.3 日常合同的管理

有了制度和人員的準備，接下來重要的就是合同的審理工作。合同的審理必須做到以下幾點：

（1） 對合同當事人的資信審查。合同談判前，首先應對合同相對人的資質進行審查，包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽等。簽約前的資質審查十分重要，應該引起高度重視，將資質審查作為合同管理中一項必不可少的重要工作來做。資信審查主要看以下幾方面。一是相對人的各種執照及資質證明，包括營業執照、組織機構代碼證、開戶銀行許可證、稅務登記證等。查看的內容包括：注冊資金額、法定代表人的姓名、企業性質、經營范圍以及年檢情況。二是授權委托書，如果合同對方不是法人簽訂，必須提供其法定代表人簽發的授權委托書原件。三是資產負債情況，從資產負債表和損益表中可以了解到該企業的經濟實力和經營狀況，要盡可能選擇有經濟實力、經營狀況良好的企業。四是特許行業或特種商品的經營許可證、施工資格等級證、通信產品的進網許可證、食品行業的食品流通許可證等。另外，質量體系認證書、銀行或稅務部門出具的信用證書、相關主要榮譽證書對了解合同當事人的資信情況有參考作用，但不是合同當事人必須提供的。

（2） 合同文本的審查。談合同時，盡量使用本單位草擬的文本為基礎，因為用本單位起草的文本，基本用語條款和格式大多對本單位有利，也較熟悉，談判起來就方便一些，用基他單位的文本，往往比較生疏，改動量較大，有時有的單位故意將文本寫得很長，其中設置文字陷阱，稍不注意就會簽訂不利合同。

（3） 企業要保證簽訂的合同統一合法有效，并得到嚴格履行，可以使用合同專用章這一方式。在合同管理制度中規定，對外簽訂合同必須統一加蓋合同專用章，只有加蓋合同專用章的合同，企業才予以認可，這樣可避免一些部門和人員加蓋其他公章，對外簽訂合同，也可避免一些人員逃避合同綜合管理部門的監督管理。

（4） 合同履行情況的監督檢查和結算管理。合同綜合管理部門監督檢查合同的履行情況，一般采取重點檢查和抽查的方式。檢查內容主要包括3方面：一要看各方是否按合同約定進度全面履行合同，督促各方嚴格履約；二要看履行過程中是否存在合同數量、工期、設計等方面的變更情況，如有變更，應履行變更簽約手續，以合同形式明確變更情況；三要看是否存在違約情況，這是監督檢查的主要工作。合同當事人任何一方違反合同約定的任何一項義務，都會導致違約情況發生，其中最多的是工期逾期、質量不符合約定。因為處理違約情況涉及大量法律規定，所以，合同綜合管理部門對此過程應重點監控。合同履行過程中，當事各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力，如果發生糾紛，也是區分責任的重要證據，所以對合同履行每一環節形成的書面材料都應注意完整保存。另外，合同結算是合同履行的主要環節和內容，合同主管部門同財務部門密切配合，把好合同的結算關至關重要，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監督。

2.4 重大合同審查管理

企業重大合同主要有：中外合資合作合同、企業購并合同、聯營合同、獨家代理協議、重大技術改進或技術引進合同、涉及擔保的合同、房地產開發與交易合同等。把這些對企業的生產經營活動和經濟效益影響大的合同挑出來，作為合同的重點管理對象，從合同的項目論證、對方當事資信調查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都要有法律顧問參與，嚴格管理和控制，預防合同糾紛的發生，有效維護企業合法權益。

2.5 違約糾紛的及時處理

合同關系是一種法律關系，違約行為是一種違法行為，要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。合同主管部門審查合同時選擇合適的違約條款和糾紛處理條款非常重要，一旦發生違約情形，法律顧問要區別情況，及時采用協商、仲裁或訴訟等方式，積極維護企業的合法權益，減少企業的經濟損失。

合同管理是企業法律顧問事務中的一項重要工作，它不僅僅包括要約、承諾、簽約等內容，而是一種全過程、全方位、科學的管理，企業對合同實施有效管理，將為企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。

主要參考文獻

[1] 王利明，崔建遠. 合同法[M]. 北京：北京大學出版社，2002.