對外事檔案收集工作的思考與建議

[摘 要] 隨著互聯網技術的快速發展，社會各個領域間的交流合作不斷加強，在這一大環境下，高校的對外交流合作日益頻繁。目前，對外交流合作不但是教育科研機構提高教學質量、加強人才引進與輸出的重要組成部分，同時也在加強學科建設、擴大機構知名度方面起著不可替代的作用。作為真實記錄這一工作的外事檔案管理工作，也就越來越受到社會各界的重視。其中，收集工作是外事檔案管理工作的起點，這一環節質量的高低直接影響著日后對外事檔案信息資源的開發與利用。因此，探討如何做好外事檔案的收集工作對于教育科研機構未來的發展有著非常重要的作用。本文論述了外事檔案的含義與內容，分析了外事檔案的發展趨勢，闡述了當前外事檔案收集工作存在的一些問題，并從5個方面，就如何加強外事檔案收集工作，提出了若干建議。

[關鍵詞] 外事檔案； 收集工作； 管理doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 010. 055

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）010- 0094- 02

隨著我國市場經濟的快速發展，各項事業蒸蒸日上，社會領域之間的交流與合作不斷加強。教育科研機構作為人才培養的基地，在提升科研、教學水平的同時，也日益與社會其他領域之間有交流與合作，管理的國際化、信息化已經成為其長期發展的戰略目標之一。現階段，我國對外交流形式、服務對象日益多樣化，交流合作的領域也在不斷拓展，外事工作已然成為教育科研機構擴大知名度，加強人才培養，整合國內外智力資源的重要舉措。外事檔案管理是翔實記錄對外事務的一項重要工作，其重要性日益受到普遍關注。想要提高外事檔案管理工作水平，就必須從收集工作入手，因為收集工作是外事檔案管理工作的起點，它不僅影響日后外事檔案管理工作能否順利展開，同時也關系這些檔案資源的開發與利用。因此，我們必須要對收集工作進行認真思考，尋找切實可行的管理方法，努力做好外事檔案管理工作。

1 外事檔案的含義與內容

外事檔案指的是與國外團體、個人在學術、科研、人才等方面的交流合作的過程中所形成的有保存價值的文字、圖表以及其他影音視頻資料。目前，我國教育科研機構外事檔案的內容主要包括以下幾個方面：① 在接待國外來訪人員的過程中所形成的往來信件、日程安排、照片、影音視頻資料以及相互贈送的禮品等等；② 在招聘、管理長期外籍人員工作的過程中所形成的相關文件，比如上報給外國專家局的文件、公安機關的出入境文件以及頒發的證書、證件以及簽署的合同等等；③ 在舉辦國際學術交流會議的過程中，上報給教育部、國外專家局的學位的文件、人員信息以及批復等等；④ 執行員工出國考察、科研交流的過程中上報給省外辦、教育部等部門的文件、批復以及其他相關資料；⑤ 執行國際科研合作項目工作中上報教育部、科技部及外國專家局等部門的文件及批復、項目執行總結材料等；⑥ 對留學生進行管理工作時，向國家留學基金委員會、公安機關上報告的文件、批復以及留學生申請入學材料等等。綜上所述，教育科研機構的外事工作正朝著工作量大、業務繁雜、領域寬泛等方向發展，這一過程中所產生的外事檔案，其數量日益增長，想要加強外事工作，就必須對外事檔案管理工作重新認識。提高外事檔案管理水平，不只關系到日后對外交流與合作，同時也體現了教育科研單位的整體素質與競爭力。

2 外事檔案的發展趨勢

2.1 數量日益擴大化、規模化

隨著我國經濟體制改革的不斷深入，教育科研機構體制改革的進程正不斷推進。高等院校的辦學規模日趨擴大，各高校之間的競爭也日趨激烈。一些高等院校，特別是那些研究型、綜合型大學為增強自身的競爭力，擴大知名度，提高學校的國際排名，都開始重視對外的交流與合作，外事工作力度前所未有的加強，這就迫使高校外事檔案的數量大幅度增長，并已形成了一定的規模效應。

2.2 載體日益多樣化

目前，我國的外事檔案除了紙質檔案之外，還有相片、膠片、光盤影碟、電子文檔、影音視頻等等，甚至還有證書、紀念品、禮品等等，其載體日趨多元化，這些檔案資料在高校未來的外事活動中扮演越來越重要的角色，因此必須要保證這些載體的完好無損。那么如何及時、穩妥地將這些多元化的檔案收集進館，就成為了現階段我國高校檔案管理部門的工作重點。

2.3 內容日益多元化

隨著全球經濟一體化的趨勢不斷加強，我國教育科研單位與國外團體、個人在學術、科研、人才等方面的交流合作日益頻繁，其層次與形式也日益多樣，而這一過程中所形成的帶有記錄性的資料的內容也呈現也多元化的趨勢。比如本校外事檔案的內容有國外政要、企業家、活動家、團體負責人的訪問記錄；校領導的出國訪問；外聘專家、學者的出國訪問、深造；高校舉辦的學術交流活動；與國外知名大學的合作、研究；共同開發、共同研究的項目；聯合對研究生進行培養；學者、社團的相互訪問等等，從上述的這些外事活動我們就可以看出，其內容日趨多元化，做好這一過程中所產生的外事檔案管理工作也日趨艱巨。

2.4 來源日益復雜化

我國教育科研機構在相當長的時間里，外事檔案多是來自于院校的外事管理部門。隨著我國經濟的快速發展，高等院校體制的進程不斷推進，一方面，教師出國訪問的數量在不斷增加，學生出國留學的規模在不斷壯大；另一方面，高校的管理重心在不斷下移，院、系級的外事活動數量也在不斷增多，這直接導致學校外事檔案的來源日益復雜化、多元化。因此，我國現階段高等院校的外事檔案來源除了學校的外事管理部門之外，還包括各院、系、教務處以及出國訪問、考察、學習的師生個人。值得注意的是目前國內的很多高校對院、系一級以及教師、學生個人的外事檔案收集工作還疏于管理，其必然會影響著學校外事檔案管理的整體工作，這一點必須要引起高校相關負責人的注意。

3 外事檔案收集工作存在的問題

① 對外事檔案收集工作重視的程度不夠。目前，高校不僅僅是對收集工作的重視程度不夠，而是對整個外事檔案管理都缺乏必要的認識。各部門沒有從高校的長遠發展出發，僅僅是從本部門或個人的工作便利層面出發，對外事檔案沒有進行認真的收集整理，特別是那些有保存價值的音像資料，都沒有及時進行歸檔。② 專業人員的缺乏。目前，許多負責檔案管理的人員多是外事專辦員，這些人員缺乏專業的背景知識，而且這部分人員還要兼任其他崗位，幾乎無法完成外事檔案的收集工作。

4 加強外事檔案收集工作的建議

4.1 提高對外事檔案收集工作的認識

收集工作作為高校管理外事檔案的起點，它是一項基礎工作，同時也是外事檔案管理工作的一個關鍵環節。只有把這些涉及相關部門、個人的外事檔案收集起來，保證其完整性，才能實現其自身價值，才能對日后的高校管理工作起借鑒作用。但是，受諸多因素的影響，高校的一些外事活動存在持續時間長、不連續性等特點，比如外事接待、出國深造、出國訪問、外籍教師相關資料管理、合作辦學等事項，致使相關文件、資料較為零散，收集的過程中會出現材料不齊全等問題。這就需要廣大檔案管理人員提高對外事檔案收集工作的認識，端正工作態度，要認識到外事檔案管理工作的水平影響著高校外事工作的順利展開，以及外事檔案資料的開發與利用。檔案管理人員需要有長遠眼光，從高校發展的全局出發，嚴格要求自己，提高自己的業務技能與外語水平。要將高校外事部門、檔案管理部門以及涉及外事活動的主要部門所涵蓋的外事檔案科學、系統地進行整理與收集，不斷拓寬外事檔案的收集面，杜絕按“歸檔范圍”辦事的態度，對于那些缺失的資料，要及時進行補充。比如針對外籍教師的教學方法，教師所在系、院對其工作的評價、學生反饋意見以及往來信函等資料，都必須要系統、完整地收集，所收集檔案載體的種類要多元化、具體化，不但要有文字資料，還要有相片、電子文檔、影音視頻等相關資料。特別是影音視頻檔案這種載體，其記錄方式、維護方法、制作手段以及利用方式都有別于傳統紙質載體，這一點檔案管理人員要特別注意。

4.2 建立健全外事檔案管理制度

想要做好外事檔案收集工作，除了在思想層面上提高認識之外，還在建立健全外事檔案管理制度，為外事檔案收集工作的展開打下良好基礎。① 要完善外事檔案管理辦法，提高高校檔案管理人員的法制意識，從而使外事檔案管理工作更加規范。② 細化外事檔案的管理制度，比如外事檔案的保管制度、保密制度、借閱制度、銷毀制度等等，細化這些管理制度，可以保證外事檔案管理工作有條不紊地進行，使外事檔案管理工作能夠有章可循。③ 制訂建檔任務書，編制外事工作材料歸檔范圍一覽表，發送到高校的各個部門，使他們明確各部門職責所在。只有完善這些與外事檔案管理相關的制度，檔案管理人員在日常工作中才能抓住工作重點，保證重要材料的完整、齊全。

4.3 加強培訓，提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員在檔案收集工作中的重要性是不言而喻的，其素質的高低直接影響外事檔案收集工作的成效。隨著知識經濟時代的到來，知識更新的速度越來越快，就這對外事檔案管理人員的素質提出了更高的要求。學校領導要在政策與資源上給予高度重視，必須將外事檔案收集工作納入外事工作計劃之中，并且對相關部門外事人員的職責、權限進行劃分。學校檔案室要定期或者不定期地組織外事工作人員進行培訓，培訓的內容要涵蓋：檔案學、計算機科學、管理學以及外語等等。提高外事檔案管理人員的綜合素質，使之業務技能不斷拓展。除此以外，還需要加強與兄弟院校之間的交流與學習，共同進步、共同發展。

4.4 深入挖掘外事檔案信息資源

由于高校提高對外事檔案認識是近幾年的事，以前相當長的時間里，外事檔案管理工作都沒有系統地進行，因此，目前的外事檔案信息還存在著不完整、不齊全、形式單一等問題，可利用的價值并不是很大。外事管理部門一方面加大宣傳，使各個部門提高對外事檔案收集、管理工作的認識，另一方面可以圍繞一個專題，將多個外事檔案信息進行有機的整合，使單一的信息變為組合信息，也可以按照一定的題目，對同一性質的檔案進行匯編。比如以“合作辦學”這一專題為例，外事部門可以將學校各個院系與國外高校共同合作的相關文檔組織整理在一起，既能夠為評估工作提供資料，還能夠反映某一時期內學校的外事工作發展情況。如此一來，不但提高了外事檔案信息的質量，也使外事檔案的作用得以發揮。從而使廣大教職員工都能重視起外事檔案管理工作。有許多外事檔案信息需要用這種方式進行整理，比如外聘教師的信息、留學生信息以及高校召開的國際會議材料等等。如何才能將這些信息加以整合，使之發揮出應有的作用，就成為了外事檔案管理部門以后展開工作所要必須面對的問題。

4.5 積極構建外事檔案信息網絡平臺

外事檔案管理工作是加強高校與國內外高校聯系的平臺，也是科研、教學方面不斷拓寬的基礎。隨著網絡信息技術的不斷發展，社會各個領域的交流與溝通日益頻繁，所以構建外事檔案信息網絡平臺已經成為每個高校所面臨的一個重要課題。高校可以通過建立外事檔案信息網絡、信息管理系統等方式，將分散的檔案信息加以整合，從而使這些信息資源得以充分利用，發揮出應有的價值。一個完善的網絡信息系統，不但能夠加強國內外相關機構的合作交流，而且能夠實現資源共享，使信息交流得更加快速、安全。高校的廣大師生、教職員工還可以充分利用這一平臺，了解前沿科技，為自己的工作、學習提供動力。因此，構建外事網絡信息平臺有著非常現實的意義，一方面它為高校打開了一扇窗，面向國際宣傳自己；另一方面可以在國內外高校之間起到橫向聯合的作用，這對高校的建設、人才培養有著積極的推動作用

5 總 結

綜上所述，外事檔案收集工作是高校管理外事檔案的起點，其質量的高低直接影響著整個外事檔案的管理水平，甚至影響著高校外事工作的順利展開。我們必須要提高對檔案收集工作的認識，并從建立健全外事檔案管理制度；加強培訓，提高檔案管理人員的綜合素質；深入挖掘外事檔案信息資源；積極構建外事檔案信息網絡平臺等方面入手，切實加強外事檔案收集工作。

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