淺談文檔的信息化管理

[摘 要] 本文通過分析電子文檔在檔案管理工作中的現狀和存在問題，提出了一些解決問題的方法。

[關鍵詞] 電子文檔； 信息化； 管理doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 010. 052

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）010- 0090- 02

隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、網絡化漸趨完善，越來越多單位使用辦公自動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機和辦公OA系統上辦結，文件從產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆，實現無紙化辦公，因此產生了大量的電子文件。那么，作為從事檔案工作的專業人員，我們又應該如何看待文檔信息化，或者說如何更好地利用和推進文檔信息化，做以下闡述。

1 文檔信息化的現狀和趨勢

近年來，檔案界及許多先進企業的檔案專家、檔案人員對文檔信息化做了大量有益的探索，并在許多方面取得了實質性的突破。從2004年年末開始，我公司全面實行無紙化，采用OA（辦公自動化）系統，就是將收文、發文和檔案管理實現文檔一體化，對從其他辦公自動化系統中來的電子文件或紙質及實物檔案進行歸檔處理，提供網上電子借閱，分配權限，支持各種查詢。近年來，我們通過不斷地實踐和探索，綜合起來有以下的成果：

（1） 對電子文件有了比較客觀、全面的認識。傳統的紙質文件大多都是以書寫記錄或印刷的形式將各類語言、文字、符號等記錄在實實在在的物質載體上，其表現形式和儲存形式直觀、簡單、明了；而電子文件則以磁性介質為載體，需要借助計算機才可以變為直觀的視屏信息或輸出打印紙質載體信息。從電子文件的生成過程和基本原理可以看出，它便于修改、拷貝、查詢、分類、編目、剪輯、移動、粘貼、重新編輯組合等優點。

（2） 電子文檔系統得到逐步開發應用。近年來，一些優秀的檔案計算機管理系統、軟件被推廣應用，并在檔案工作中起著越來越重要的作用。如，我公司所使用OA系統，已實現在電子文件到達檔案數據庫后，由檔案管理人員對檔案文件進行鑒定、整理、歸檔、借閱、移交、銷毀的操作，同時可以對文件處理的全過程進行自動跟蹤記錄，實現收發文的網上歸檔和文書檔案的網上全信息查閱。

2 文檔信息化管理存在的問題

文檔信息化為檔案事業帶來了一個良好的發展趨勢，但在實踐過程中，還存在著一些需要解決的問題，主要如下。

2.1 電子文件的安全防護問題

在電子文件給人類的工作、生活、學習和管理帶來快捷迅速、靈活、存儲量大、易于傳輸、便于修改等優點的同時，也帶來一定麻煩和不安全因素，諸如數據丟失、病毒侵害、氧化變質、理化損傷、載體霉變、信息泄露、傳輸失密、噪聲干擾、溫濕度影響、有意破壞、人為作案等。因此，電子文件的安全防護問題必須引起足夠的重視。

2.2 電子文件名不符實，檔案工作量增大

完整的電子文件是將電子公章“蓋”在正文上，并將文件的正文、附件、電子印章及發文流程信息等一起打包加密壓縮，最終生成帶有電子公章的電子公文文件，且要保證電子印章和正文內容不可拆分，并確保遠程傳輸版文件不走樣。目前，由于受到諸多因素的制約，雖然在理論上和技術上電子文件都是成立的，但從目前已開發的電子文檔管理軟件來看，無論在設計思想還是在具體運用上，尚缺乏明確統一的規范標準，與文檔實踐工作還存在脫節的地方。若收、發方不采用相通的公文交換平臺，電子文件就無法充分發揮其快捷便利的功效。由此帶來的電子與紙質的文件“雙套制”，從某種程度上來說，反而增加了檔案人員的工作量和耗費了更多的人力、財力、物力。

2.3 網絡技術在文檔工作中的應用問題

目前在這一領域遇到的主要問題有：① 資金困難，由于文檔信息化的投入較大，所以目前我國能將檔案上網的單位為數不多。② 因特網網絡本身也存在許多問題，比如，網絡線路的擁擠，有時上網或下載時間過長；網絡通訊費用高，信息加工深度不夠，指引性信息多，實質性信息少；“黑客”出沒，使網絡安全性沒有保障等等。③ 網頁內容還需不斷豐富，檔案人員還需要充分更新網絡知識，大部分省、市級檔案館、企業檔案館網上信息主要是檔案館介紹、館藏、業務咨詢、編研成果、利用辦法等條目，庫藏檔案全文檢索基本上都未開通。④ 檔案信息本身具有其特殊性，文件需要正確處理好開放與不開放問題，故相當部分的檔案信息未能及時上網。

3 應對對策和措施

3.1 做好電子文件的安全防護問題

對電子文件的有效保存與維護，是一項極其重要而復雜的工作。首先，要抓好信息系統安全保護，存儲載體：硬盤光驅、軟件程序，輸入輸出設備，因為任何一個部分發生問題都會給電子文件的齊全、完整和有效利用造成嚴重的影響。其次，選擇優質的材料儲存備份電子文件材料，確保文件載體壽命，積極研究和開發電子文件的安全防護設備，使之適應電子文件安全存放要求，同時加強防磁、防磨損、防強震、防病毒等措施。

3.2 實行電子檔案與紙質檔案的“雙套制”保管

“雙套制”是指將具有相同內容的紙質文檔和電子文檔一并保存，這也是目前我國檔案管理普遍采用的工作方式。 “雙套制”既可以保存反映歷史真實面目的可靠記錄的紙質檔案，又可以發揮電子文件在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。而且由可以避免在電子文檔出現故障和丟失時，可以及時查閱紙質文檔，并且可以通過紙質文檔重新修復和重造電子文檔。

3.3 規范電子文檔歸檔管理標準

面對全新的電子文件管理形式，傳統的檔案管理模式和方法已經無法適應，因此，要確保企業建設、管理、生產經營、運行工作中電子文件、電子檔案的長久、真實保存和有效利用，必須切實注重加強相關標準、規范的研究和執行，要結合企業實際，不斷探索信息化條件下電子文檔管理的基本要求及標準，做好這項工作，應該按照檔案種類分別編制電子文檔歸檔管理標準，還要增補“電子文件的光盤存儲、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法” 兩項標準，前者是對電子文件的光盤存儲和保存進行規范，后者是對公文類電子文件和電子檔案，從收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統計等方面做出了細致的規定。